Goedkeuringen vereisen voor export (BETA)

U kunt een goedkeuringsproces voor CRM-exports instellen zodat gebruikersexports moeten worden gecontroleerd en goedgekeurd voordat records uit uw account worden geëxporteerd. Als goedkeuring van export is ingeschakeld, kunnen gebruikers wier export voldoet aan de opgegeven criteria geen records, lijsten of eigenschapgeschiedenis exporteren zonder goedkeuring.

Als u een Superbeheerder bent, leest u hoe u het goedkeuringsproces instelt. Als u een gebruiker bent die probeert te exporteren, lees dan hoe u goedkeuring aanvraagt. Als u een goedkeurder bent, leert u hoe u exports bekijkt die goedkeuring vereisen.

Export goedkeuringen instellen

Gebruikers met Super Admin rechten kunnen het export goedkeuringsproces instellen.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Goedkeuringen.
• Klik in de sectie Gegevensexport onder CRM gegevensexport op Bewerken.

• Schakel de optie Goedkeuringen vereisen voor exports in en klik op Volgende.
• Voer een getal in om goedkeuringen te vereisen voor exports met meer dan een bepaald aantal records. Voor exporten met gevoelige gegevens is altijd goedkeuring vereist, ongeacht het aantal records.

• Klik op Volgende.
• Bekijk welke gebruikers exports kunnen goedkeuren en welke zonder goedkeuring kunnen exporteren. Standaard kunnen alle Super Admins exports goedkeuren en export goedkeuring overslaan. Om extra gebruikers te selecteren, moet je toestemming voor export verlenen aan andere gebruikers.

• Klik op Opslaan.

Zodra goedkeuring is ingeschakeld, moeten gebruikers goedkeuring vragen als ze een bestand exporteren met meer dan de recorddrempel of met gevoelige gegevens. Dit geldt voor het exporteren van records, lijsten of eigendomsgeschiedenis

Goedkeuringsrechten voor export toekennen aan gebruikers

Standaard kunnen alle Super Admins exporten goedkeuren en kunnen ze exporteren zonder goedkeuring te krijgen. Je kunt deze rechten voor extra gebruikers inschakelen in je instellingen.

Toestemming voor export goedkeuren

Een gebruiker toestemming geven om exports goed te keuren:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
• Beweeg de muis over een gebruiker en klik op Machtigingen bewerken.
• Klik op om de sectie CRM-tools uit te vouwen en schakel vervolgens de toestemming Export goedkeuren in.

• Klik op Opslaan.

Exporteren zonder toestemming

Een gebruiker toestemming geven om te exporteren zonder goedkeuring:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
• Beweeg de muis over een gebruiker en klik op Rechten bewerken.
• Klik op om de sectie CRM-tools uit te vouwen en schakel vervolgens de toestemming Exporteren zonder goedkeuring in.

• Klik op Opslaan.

Goedkeuring voor een export aanvragen

Als je meer dan de recorddrempel probeert te exporteren of gevoelige gegevens exporteert, moet je goedkeuring vragen om de export te voltooien.

• Start een export voor een van de volgende zaken:
  • Records
  • Lijsten
  • Eigendomgeschiedenis
• Klik in het dialoogvenster op Volgende.
• Selecteer de goedkeurders die op de hoogte moeten worden gebracht van uw verzoek. De geselecteerde gebruikers worden op de hoogte gebracht, maar elke goedkeurder kan het verzoek bekijken.
• Voer, indien van toepassing, een bericht in voor de goedkeurder.
• Klik op Goedkeuring aanvragen.

• De status van uw aanvraag controleren:

• • Navigeer naar het auditlogboek van de export.
  • De status van de goedkeuring wordt onder de exportnaam weergegeven.

• • Als je het verzoek wilt bekijken of terugroepen, klik je op Goedkeuringsverzoek bekijken. Als je het verzoek wilt annuleren, klik je op Verzoek terugroepen en vervolgens op Terugroepen om te bevestigen. De export wordt geannuleerd.

Een export goedkeuren of afwijzen

Als je toestemming hebt om exports goed te keuren, kun je exportverzoeken van gebruikers goedkeuren en afwijzen.

• Navigeer naar het exportcontrolelogboek.
• Klik op Goedkeuringsverzoek beoordelen.
• Klik in het rechterpaneel op Goedkeuren of Afwijzen en bevestig in het dialoogvenster.

Als je een export goedkeurt, wordt de export verwerkt voor de gebruiker die om goedkeuring heeft gevraagd. Als u een export afwijst, wordt de export geannuleerd en wordt de gebruiker hiervan op de hoogte gesteld.

Meer informatie over het bijhouden van exporten in het exportcontrolelogboek.