Exiger des agréments pour les exportations (BETA)

Vous pouvez mettre en place un processus d'approbation pour les exportations CRM de sorte que les exportations des utilisateurs doivent être examinées et approuvées avant que les enregistrements ne soient exportés de votre compte. Lorsque les autorisations d'exportation sont activées, les utilisateurs dont les exportations répondent aux critères spécifiés ne pourront pas exporter les enregistrements , les listes , ou l'historique des propriétés sans autorisation.

Si vous êtes un Super Admin, apprenez comment mettre en place le processus d'approbation. Si vous êtes un utilisateur qui essaie d'exporter, apprenez comment demander l'approbation. Si vous êtes un approbateur, apprenez comment revoir les exportations qui nécessitent une approbation.

Mettre en place des approbations d'exportation

Les utilisateurs disposant des autorisations Super Admin peuvent configurer le processus d'approbation des exportations.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Approbations.
• Dans la section Data exports sous CRM data exports, cliquez sur Edit.

• Activez l'option Require approvals for exports, puis cliquez sur Next.
• Pour soumettre à autorisation les exportations dépassant un certain nombre d'enregistrements, saisissez un numéro . Les exportations contenant des données sensibles devront toujours être approuvées, quel que soit le nombre d'enregistrements.

• Cliquez sur Suivant.
• Vérifier quels utilisateurs peuvent approuver les exportations et exporter sans approbation. Par défaut, tous les super administrateurs peuvent approuver les exportations et ignorer l'approbation des exportations. Pour sélectionner d'autres utilisateurs, accorder l'autorisation d'exportation à d'autres utilisateurs. 

• Cliquez sur Enregistrer.

Une fois les approbations activées, les utilisateurs doivent demander l'approbation lorsqu'ils exportent un fichier dont le nombre d'enregistrements est supérieur au seuil fixé ou qui contient des données sensibles. Ceci s'applique aux exportations des enregistrements , lists, ou property history

Accorder des autorisations d'exportation aux utilisateurs

Par défaut, tous les Super Admins peuvent approuver les exportations et peuvent exporter sans obtenir d'approbation. Vous pouvez activer ces autorisations pour d'autres utilisateurs dans vos paramètres.

Exportation de l'autorisation de l'approbateur

 Pour donner à un utilisateur la permission d'approuver des exportations :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Survolez un utilisateur , puis cliquez sur Modifier les autorisations.
• Cliquez pour développer la section CRM Tools, puis activez l'autorisation Exports Approver.

• Cliquez sur Enregistrer.

Exportation sans autorisation

Pour permettre à un utilisateur d'exporter sans avoir besoin d'une approbation :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Survolez un utilisateur , puis cliquez sur Modifier les autorisations.
• Cliquez pour développer la section CRM Tools, puis activez l'autorisation Export without approval.

• Cliquez sur Enregistrer.

Demander l'approbation d'une exportation

Si vous tentez d'exporter plus que le seuil d'enregistrement ou si vous exportez des données sensibles, vous devrez demander l'autorisation d'effectuer l'exportation.

• Lancez une exportation pour l'un des éléments suivants :
  • Dossiers
  • Listes
  • Historique de la propriété
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Suivant.
• Sélectionnez les approbateurs à informer de votre demande. Les utilisateurs sélectionnés seront notifiés, mais n'importe quel approbateur peut examiner la demande.
• Le cas échéant, saisissez un message pour l'approbateur.
• Cliquez sur Demande d'approbation.

• Pour vérifier l'état d'avancement de votre demande :

• • Naviguez jusqu'à la page export audit log.
  • Le statut de l'approbation est affiché sous le nom de l'exportation.

• • Pour réviser ou rappeler la demande, cliquez sur Réviser la demande d'approbation. Pour annuler la demande, cliquez sur Recall request, puis cliquez sur Recall pour confirmer. L'exportation sera annulée.

Approuver ou rejeter une exportation

Si vous avez le droit d'approuver les exportations , vous pouvez approuver et rejeter les demandes d'exportation des utilisateurs.

• Naviguez jusqu'à la page export audit log.
• Cliquez sur Examiner la demande d'approbation.
• Dans le panneau de droite, cliquez sur Approuver ou Refuser, puis confirmez dans la boîte de dialogue.

Si vous approuvez une exportation, celle-ci sera traitée pour l'utilisateur qui a demandé l'approbation. Si vous rejetez une exportation, celle-ci sera annulée et l'utilisateur en sera informé.

Pour en savoir plus sur le suivi des exportations, consultez le journal d'audit des exportations .