Exiger des approbations pour les exports

Vous pouvez mettre en place un processus d'approbation pour les exportations CRM de sorte que les exportations des utilisateurs doivent être examinées et approuvées avant que les enregistrements ne soient exportés de votre compte. Lorsque les approbations d’export sont activées, les utilisateurs dont les exports répondent aux critères spécifiés ne pourront pas exporter d’enregistrements, de segments ou d’historique de propriétés sans approbation.

Remarque : Les autres ressources et outils de votre compte (par exemple, les rapports uniques ou personnalisés) ne peuvent pas être configurés pour l'approbation des exports.

Mettre en place des approbations d'exportation

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Approbations.
3. Dans la section Data exports sous CRM data exports, cliquez sur Edit.
4. Activez l'option Require approvals for exports, puis cliquez sur Next.
5. Pour soumettre à autorisation les exportations dépassant un certain nombre d'enregistrements, saisissez un numéro . Les exports de données sensibles devront toujours être approuvés, quel que soit le nombre de fiches d’informations.
6. Cliquez sur Suivant.
7. Vérifier quels utilisateurs peuvent approuver les exportations et exporter sans approbation. Par défaut, tous les super administrateurs peuvent approuver les exportations et ignorer l'approbation des exportations. Pour sélectionner d'autres utilisateurs, accorder l'autorisation d'exportation à d'autres utilisateurs. 
8. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois les approbations activées, les utilisateurs doivent demander l'approbation lorsqu'ils exportent un fichier dont le nombre d'enregistrements est supérieur au seuil fixé ou qui contient des données sensibles. Cela s’applique aux exportations d’enregistrements, de segments ou d’historique des propriétés

Accorder des autorisations d'exportation aux utilisateurs

Par défaut, tous les Super Admins peuvent approuver les exportations et peuvent exporter sans obtenir d'approbation. Vous pouvez activer ces autorisations pour d'autres utilisateurs dans vos paramètres.

Autorisation de l’approbateur d’exports

 Pour donner à un utilisateur la permission d'approuver des exportations :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Survolez un utilisateur , puis cliquez sur Modifier les autorisations.
4. Cliquez pour développer la section CRM Tools, puis activez l'autorisation Exports Approver.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Exportation sans autorisation

Pour permettre à un utilisateur d'exporter sans avoir besoin d'une approbation :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Survolez un utilisateur , puis cliquez sur Modifier les autorisations.
4. Cliquez pour développer la section CRM Tools, puis activez l'autorisation Export without approval.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous tentez d'exporter plus que le seuil d'enregistrement ou si vous exportez des données sensibles, vous devrez demander l'autorisation d'effectuer l'exportation.

1. Lancez une exportation pour l'un des éléments suivants :
   • Dossiers
   • Segments
   • Historique de la propriété
2. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Suivant.
3. Sélectionnez les approbateurs à informer de votre demande. Les utilisateurs sélectionnés seront notifiés, mais n'importe quel approbateur peut examiner la demande.
4. Le cas échéant, saisissez un message pour l'approbateur.
5. Cliquez sur Demande d'approbation.
6. Pour vérifier l'état d'avancement de votre demande :
   • Naviguez jusqu'à la page export audit log.
   • Le statut de l'approbation est affiché sous le nom de l'exportation.
   • Pour réviser ou rappeler la demande, cliquez sur Réviser la demande d'approbation. Pour annuler la demande, cliquez sur Recall request, puis cliquez sur Recall pour confirmer. L'exportation sera annulée.

Si l'exportation est approuvée, elle sera automatiquement traitée. Si l’export est rejeté, vous en serez averti et l’export sera annulé.

Approuver ou rejeter une exportation

1. Naviguez jusqu'à la page export audit log.
2. Cliquez sur Examiner la demande d'approbation.
3. Dans le panneau de droite, cliquez sur Approuver ou Refuser, puis confirmez dans la boîte de dialogue.

Si vous approuvez un export, celui-ci sera traité pour l’utilisateur qui a demandé l’approbation. Si vous rejetez une exportation, celle-ci sera annulée et l'utilisateur en sera informé.

Pour en savoir plus sur le suivi des exportations, consultez le journal d'audit des exportations .