Wymaganie zatwierdzeń dla eksportu (BETA)

Można skonfigurować proces zatwierdzania eksportów CRM, aby eksporty użytkowników musiały zostać sprawdzone i zatwierdzone przed wyeksportowaniem rekordów z konta. Po włączeniu zatwierdzania eksportu użytkownicy, których eksporty spełniają określone kryteria, nie będą mogli eksportować rekordów, list ani historii nieruchomości bez zatwierdzenia.

Jeśli jesteś super administratorem, dowiedz się, jak skonfigurować proces zatwierdzania. Jeśli jesteś użytkownikiem próbującym eksportować, dowiedz się, jak poprosić o zatwierdzenie. Jeśli jesteś osobą zatwierdzającą, dowiedz się, jak przeglądać eksporty wymagające zatwierdzenia.

Konfigurowanie zatwierdzeń eksportu

Użytkownicy z uprawnieniami superadministratora mogą skonfigurować proces zatwierdzania eksportu.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Zatwierdzenia.
• W sekcji Eksport danych w obszarze Eksport danych CRM kliknij przycisk Edytuj.

• Włącz opcję Wymagaj zatwierdzeń dla eksportów, a następnie kliknij przycisk Dalej.
• Aby wymagać zatwierdzeń dla eksportów zawierających więcej niż określoną liczbę rekordów, wprowadź liczbę. Eksporty zawierające dane wrażliwe będą zawsze wymagały zatwierdzenia niezależnie od liczby rekordów.

• Kliknij przycisk Dalej.
• Sprawdź, którzy użytkownicy mogą zatwierdzać eksporty i eksportować bez zatwierdzenia. Domyślnie wszyscy super administratorzy mogą zatwierdzać eksporty i pomijać zatwierdzanie eksportów. Aby wybrać dodatkowych użytkowników, przyznaj uprawnienia do zatwierdzania eksportu innym użytkownikom.

• Kliknij Zapisz.

Po włączeniu zatwierdzania użytkownicy muszą poprosić o zatwierdzenie podczas eksportowania pliku zawierającego więcej niż próg rekordów lub zawierającego poufne dane. Dotyczy to eksportu rekordów, list lub historii nieruchomości

Przyznaj użytkownikom uprawnienia do zatwierdzania eksportu

Domyślnie wszyscy Super Administratorzy mogą zatwierdzać eksporty i mogą eksportować bez uzyskiwania zgody. Możesz włączyć te uprawnienia dla dodatkowych użytkowników w ustawieniach.

Uprawnienie do zatwierdzania eksportów

Aby nadać użytkownikowi uprawnienia do zatwierdzania eksportów:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Użytkownicy i zespoły.
• Najedź kursorem na użytkownika, a następnie kliknij Edytuj uprawnienia.
• Kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM Tools, a następnie włącz uprawnienie Exports Approver.

• Kliknij przycisk Zapisz.

Eksport bez uprawnień do zatwierdzania

Aby zezwolić użytkownikowi na eksport bez konieczności zatwierdzania:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Użytkownicy i zespoły.
• Najedź kursorem na użytkownika, a następnie kliknij Edytuj uprawnienia.
• Kliknij, aby rozwinąć sekcję Narzędzia CRM, a następnie włącz uprawnienie Eksportuj bez zatwierdzenia.

• Kliknij przycisk Zapisz.

Żądanie zatwierdzenia eksportu

Jeśli próbujesz wyeksportować więcej niż próg rekordów lub eksportujesz dane wrażliwe, musisz poprosić o zatwierdzenie, aby zakończyć eksport.

• Rozpocznij eksport dla jednego z poniższych:
  • Rekordy
  • Listy
  • Historia nieruchomości
• W oknie dialogowym kliknij przycisk Dalej.
• Wybierz osoby zatwierdzające, które mają zostać powiadomione o żądaniu. Powiadomieni zostaną wybrani użytkownicy, ale każdy zatwierdzający może przejrzeć żądanie.
• W razie potrzeby wprowadź wiadomość dla osoby zatwierdzającej.
• Kliknij przycisk Żądaj zatwierdzenia.

• Aby sprawdzić status wniosku:

• • Przejdź do dziennika audytu eksportu.
  • Status zatwierdzenia jest wyświetlany pod nazwą eksportu.

• • Aby przejrzeć lub odwołać żądanie, kliknij przycisk Przejrzyj żądanie zatwierdzenia. Aby anulować żądanie, kliknij przycisk Odwołaj żądanie, a następnie kliknij przycisk Odwołaj, aby potwierdzić. Eksport zostanie anulowany.

Zatwierdzanie lub odrzucanie eksportu

Jeśli masz uprawnienia zatwierdzania eksportów, możesz zatwierdzać i odrzucać żądania eksportu użytkowników.

• Przejdź do dziennika inspekcji eksportu.
• Kliknij opcję Przejrzyj żądanie zatwierdzenia.
• W prawym panelu kliknij przycisk Zatwierdź lub Odrzuć, a następnie potwierdź w oknie dialogowym.

Jeśli zatwierdzisz eksport, zostanie on przetworzony dla użytkownika, który zażądał zatwierdzenia. W przypadku odrzucenia eksportu zostanie on anulowany, a użytkownik zostanie o tym powiadomiony.

Dowiedz się więcej o śledzeniu eksportów w dzienniku audytu eksportu.