Exigir autorizaciones para las exportaciones (BETA)

Puede configurar un proceso de aprobación para las exportaciones de CRM para que las exportaciones de los usuarios deban ser revisadas y aprobadas antes de que los registros sean exportados desde su cuenta. Cuando las aprobaciones de exportación están activadas, los usuarios cuyas exportaciones cumplan los criterios especificados no podrán exportar registros, listas, o historial de propiedades sin aprobación.

Si usted es un Super Admin, aprenda cómo configurar el proceso de aprobación. Si eres un usuario que intenta exportar, aprende cómo solicitar la aprobación. Si usted es un aprobador, aprenda cómo revisar las exportaciones que requieren aprobación.

Establecer autorizaciones de exportación

Los usuarios con permisos de Super Admin pueden configurar el proceso de aprobación de exportaciones.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Aprobaciones.
• En la sección Exportación de datos en Exportación de datos CRM, haga clic en Editar.

• Active el interruptor Exigir aprobaciones para las exportaciones y, a continuación, haga clic en Siguiente.
• Para exigir autorizaciones para exportaciones con más de un determinado número de registros, introduzca un número . Las exportaciones que contengan datos sensibles siempre requerirán aprobación, independientemente del número de registros.

• Haz clic en Siguiente.
• Revise qué usuarios pueden aprobar exportaciones y exportar sin aprobación. Por defecto, todos los Superadministradores pueden aprobar exportaciones y omitir la aprobación de exportaciones. Para seleccionar usuarios adicionales, conceda permiso de aprobación de exportación a otros usuarios. 

• Haga clic en Guardar.

Una vez activadas las aprobaciones, los usuarios deben solicitar la aprobación al exportar un archivo con más del umbral de registros o que contenga datos confidenciales. Esto se aplica a las exportaciones de registros, listas, o historial de propiedades

Conceder permisos de aprobación de exportaciones a los usuarios

Por defecto, todos los Super Admins pueden aprobar exportaciones y pueden exportar sin obtener aprobación. Puedes activar estos permisos para usuarios adicionales en tu configuración.

Exporta el permiso de aprobación

 Para dar permiso a un usuario para aprobar exportaciones:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
• Pase el ratón por encima de un usuario de  y, a continuación, haga clic en Editar permisos.
• Haga clic para ampliar la sección Herramientas de CRM y, a continuación, active el permiso Exportaciones Aprobador.

• Haz clic en Guardar.

Exportación sin autorización

Para permitir que un usuario exporte sin necesidad de aprobación:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
• Pase el ratón por encima de un usuario de  y, a continuación, haga clic en Editar permisos.
• Haga clic para ampliar la sección Herramientas de CRM y, a continuación, active el permiso Exportar sin aprobación.

• Haz clic en Guardar.

Solicitar la aprobación de una exportación

Si intenta exportar más datos que el umbral de registros o está exportando datos confidenciales, deberá solicitar aprobación para completar la exportación.

• Inicie una exportación para una de las siguientes opciones:
  • Registros
  • Listas
  • Historia de la propiedad
• En el cuadro de diálogo, haz clic en Siguiente.
• Seleccione los aprobadores de a los que desea notificar su solicitud. Se notificará a los usuarios seleccionados, pero cualquier aprobador puede revisar la solicitud.
• Si procede, introduzca un mensaje para el autorizador.
• Haz clic en Solicitar aprobación.

• Para comprobar el estado de su solicitud:

• • Vaya a la página export audit log.
  • El estado de la aprobación se muestra debajo del nombre de la exportación.

• • Para revisar o recuperar la solicitud, haga clic en Revisar solicitud de aprobación. Para cancelar la solicitud, haga clic en Recuperar solicitud y, a continuación, haga clic en Recuperar para confirmar. La exportación se cancelará.

Aprobar o rechazar una exportación

Si dispone del permiso Aprobador de exportaciones, podrá aprobar y rechazar las solicitudes de exportación de los usuarios.

• Vaya a la página export audit log.
• Haga clic en Revisar solicitud de aprobación.
• En el panel derecho, haga clic en Aprobar o Rechazar, y confirme en el cuadro de diálogo.

Si aprueba una exportación, ésta se procesará para el usuario que solicitó la aprobación. Si rechaza una exportación, ésta se cancelará y se notificará al usuario.

Más información sobre el seguimiento de las exportaciones en el registro de auditoría de exportaciones .