Richiedere l'approvazione per le esportazioni (BETA)

È possibile impostare un processo di approvazione per le esportazioni del CRM, in modo che le esportazioni degli utenti debbano essere esaminate e approvate prima che i record vengano esportati dall'account. Quando l'approvazione delle esportazioni è attivata, gli utenti le cui esportazioni soddisfano i criteri specificati non potranno esportare record, elenchi o cronologia delle proprietà senza approvazione.

Se siete un Super Admin, scoprite come impostare il processo di approvazione. Se siete un utente che sta cercando di esportare, scoprite come richiedere l'approvazione. Se siete un approvatore, imparate a rivedere le esportazioni che richiedono l'approvazione.

Impostare le approvazioni delle esportazioni

Gli utenti con i permessi di Super Admin possono impostare il processo di approvazione delle esportazioni.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Approvazioni.
• Nella sezione Esportazioni dati , sotto Esportazioni dati CRM, fare clic su Modifica.

• Attivare l'interruttore Richiedi approvazioni per le esportazioni, quindi fare clic su Avanti.
• Per richiedere le approvazioni per le esportazioni con più di un certo numero di record, inserire un numero. Le esportazioni contenenti dati sensibili richiederanno sempre l'approvazione, indipendentemente dal numero di record.

• Fare clic su Avanti.
• Controllare quali utenti possono approvare le esportazioni e quali possono esportare senza approvazione. Per impostazione predefinita, tutti i Super Admin possono approvare le esportazioni e saltare l'approvazione delle esportazioni. Per selezionare altri utenti, concedere il permesso di approvazione delle esportazioni ad altri utenti.

• Fare clic su Salva.

Una volta attivate le approvazioni, gli utenti devono richiedere l'approvazione quando esportano un file con un numero di record superiore alla soglia o contenente dati sensibili. Questo vale per le esportazioni di record, elenchi o cronologia delle proprietà.

Concessione dei permessi di approvazione delle esportazioni agli utenti

Per impostazione predefinita, tutti i superamministratori possono approvare le esportazioni e possono esportare senza ottenere l'approvazione. È possibile attivare queste autorizzazioni per altri utenti nelle impostazioni.

Permesso di approvazione delle esportazioni

Per dare a un utente il permesso di approvare le esportazioni:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e team.
• Passare il mouse su un utente e fare clic su Modifica autorizzazioni.
• Fare clic per espandere la sezione Strumenti CRM, quindi attivare l'autorizzazione per l'approvazione delle esportazioni.

• Fare clic su Salva.

Esportazione senza autorizzazione di approvazione

Per consentire a un utente di esportare senza bisogno di approvazione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e team.
• Passare il mouse su un utente e fare clic su Modifica autorizzazioni.
• Fare clic per espandere la sezione Strumenti CRM, quindi attivare l'autorizzazione Esporta senza approvazione.

• Fare clic su Salva.

Richiesta di approvazione per un'esportazione

Se si sta cercando di esportare più della soglia di record o si stanno esportando dati sensibili, è necessario richiedere l'approvazione per completare l'esportazione.

• Avviare un'esportazione per uno dei seguenti casi:
  • Record
  • Elenchi
  • Cronologia delle proprietà
• Nella finestra di dialogo, fare clic su Avanti.
• Selezionare gli approvatori a cui notificare la richiesta. Gli utenti selezionati riceveranno una notifica, ma qualsiasi approvatore può esaminare la richiesta.
• Se applicabile, inserire un messaggio per l'approvatore.
• Fare clic su Richiedi approvazione.

• Per controllare lo stato della richiesta:

• • Navigare nel registro di controllo delle esportazioni.
  • Lo stato dell'approvazione è visualizzato sotto il nome dell'esportazione.

• • Per rivedere o richiamare la richiesta, fare clic su Rivedi richiesta di approvazione. Per annullare la richiesta, fare clic su Richiama richiesta, quindi su Richiama per confermare. L'esportazione verrà annullata.

Approvare o rifiutare un'esportazione

Se si dispone dell'autorizzazione di approvazione delle esportazioni, è possibile approvare e rifiutare le richieste di esportazione degli utenti.

• Accedere al registro di controllo delle esportazioni.
• Fare clic su Rivedi richiesta di approvazione.
• Nel pannello di destra, fare clic su Approva o Rifiuta, quindi confermare nella finestra di dialogo.

Se si approva un'esportazione, questa verrà elaborata per l'utente che ha richiesto l'approvazione. Se si rifiuta un'esportazione, questa verrà annullata e l'utente riceverà una notifica.

Per saperne di più sul monitoraggio delle esportazioni nel registro di controllo delle esportazioni.