エクスポートの承認を必須にする（ベータ版）

CRM エクスポートの承認プロセスを設定することができます。、アカウントからレコードをエクスポートする前に、ユーザーエクスポートを確認および承認する必要があります。エクスポート承認をオンにすると、エクスポートが指定された条件を満たすユーザーは、承認なしにレコード、リスト、プロパティー履歴をエクスポートすることができなくなります。

スーパー管理者の方は、承認プロセスの設定方法を学習してください。もしあなたがエクスポートしようとしているユーザーなら、承認申請の方法を学んでください。承認者であれば、承認が必要なエクスポートをレビューする方法を学習してください。

エクスポートの承認を設定する

スーパー管理者の権限を持つユーザーは、エクスポート承認プロセスを設定できます。

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左のサイドバーメニューで［承認］に移動します。
• データエクスポートセクションのCRMデータエクスポートの下にある編集をクリックします。

• Require approvals for exportsスイッチを切り替えスイッチオンにして、「次へ」をクリックします。
• 一定数以上のレコードのエクスポートに承認を必要とするには、番号を入力します。センシティブデータを含むエクスポートは、レコード数に関係なく、常に承認が必要となる。

• ［次へ］をクリックします。
• エクスポートを承認できるユーザーおよび承認なしでエクスポートできるユーザーの確認。デフォルトでは、全てのスーパー管理者がエクスポートを承認し、エクスポートの承認を省略することができます。追加ユーザーを選択するには、他のユーザーにエクスポート承認権限を付与します。 

• 保存 をクリックする。

承認をオンにすると、レコード閾値を超える、またはセンシティブデータを含むファイルをエクスポートする場合、ユーザーはに承認をリクエストする必要があります。これは、レコード、リスト、またはプロパティ履歴のエクスポートに適用される。

エクスポートの承認者権限をユーザーに付与する

デフォルトでは、全てのスーパー管理者はエクスポートを承認することができ、承認を得なくてもエクスポートすることができます。設定で、追加ユーザーに対してこれらの権限をオンにすることができます。

エクスポートの承認者権限

 ユーザーにエクスポートを承認する権限を与える：

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［ユーザーとチーム］に移動します。
• ユーザーにマウスポインターを合わせ、権限の編集をクリックする。
• CRM Toolsセクションをクリックして展開し、ExportsApprover権限の切り替えスイッチをオンにします。

• ［保存］をクリックします。

承認なしでエクスポートを許可する

ユーザー別で承認を必要としないエクスポートを許可する：

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［ユーザーとチーム］に移動します。
• ユーザーにマウスポインターを合わせ、権限の編集をクリックする。
• CRM Toolsセクションをクリックして展開し、Export without approval権限の切り替えスイッチをオンにします。

• ［保存］をクリックします。

エクスポートの承認をリクエストする

レコードのしきい値を超えてエクスポートしようとする場合、または機密データをエクスポートする場合は、エクスポートを完了するために承認を申請する必要があります。

• 以下のいずれかのエクスポートを開始する：
  • レコード
  • リスト
  • プロパティー履歴
• ダイアログボックスで［次へ］をクリックします。
• 承認者を選択し、申請内容を通知します。選択されたユーザーに通知されますが、承認を申請したユーザーは誰でもその申請を確認することができます。
• 該当する場合は、承認者にメッセージを入力します。
• ［承認を申請］をクリックします。

• リクエストのステータスを確認するには

• • エクスポート監査ログに移動する。
  • 承認のステータスは、エクスポート名の下に表示されます。

• • 申請を確認または取り消すには、Review approval requestをクリックします。リクエストをキャンセルするには、Recall requestをクリックし、Recallをクリックして確定します。エクスポートをキャンセルします。

エクスポートを承認または拒否する

エクスポートの承認者権限がある場合、ユーザーによるエクスポートのリクエストを承認および拒否することができます。

• エクスポート監査ログに移動する。
• 承認申請をクリックする。
• 右のパネルで、ApproveまたはRejectをクリックし、ダイアログボックスで確認する。

あなたがエクスポートを承認すると、承認を申請したユーザーに対してエクスポートが処理されます。エクスポートを拒否した場合、エクスポートはキャンセルされ、ユーザーに通知されます。

エクスポート監査ログで、エクスポートの追跡について詳細をご覧ください。