Bewährte Methoden für den Protokollführer

Mit Notetaker können Sie automatisch Video-Meetings aufzeichnen, transkribieren und zusammenfassen. Mit Notetaker halten Sie Ihr CRM-System auf dem neuesten Stand und erleichtern Ihrem Team so das Follow-up. Erfahren Sie, wie Notetaker funktioniert und welche bewährten Methoden Sie bei Notetaker anwenden sollten.

Bitte beachten: Dieser Artikel stellt weder eine vollständige Zusammenfassung der Gesetze zur globalen Aufzeichnung von Meetings noch eine rechtsverbindliche Beratung dar. Vielmehr werden darin Informationen bereitgestellt, die Ihnen helfen, die bewährten Methoden für die Verwendung des Protokollierers von HubSpot besser zu verstehen. Aus rechtlicher und Compliance-Sicht liegt es in Ihrer Verantwortung, Ihre Einwilligungsverpflichtungen zu verstehen und vor der Aufzeichnung die ordnungsgemäße Zustimmung der Meeting-Teilnehmer einzuholen. HubSpot empfiehlt Ihnen immer, für Ihre spezifischen Compliance-Verpflichtungen einen Rechtsbeistand einzuholen.

So funktioniert Notetaker

Wenn Notetaker aktiviert ist, tritt ein Bot der Videoanrufplattform, die das Meeting hostet (z. B. Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams), zum geplanten Meeting-Zeitpunkt bei. Der Bot erscheint als benannter Teilnehmer und kündigt seine Anwesenheit zum Zeitpunkt des Beitritts an.

Nach dem Meeting erstellt HubSpot einen Anruf-/Meeting-Datensatz, der mit den entsprechenden CRM-System-Datensätzen verknüpft ist. Notetaker fügt dann die Aufzeichnung, das Transkript und die KI-generierten Ergebnisse (Meetingzusammenfassung, Aktionspunkte und CRM-System Eigenschaft Vorschläge) zum Anruf-/Meetingdatensatz hinzu.

Bitte beachten Sie: Notizprotokoll ist standardmäßig deaktiviert. Ein Super-Admin muss die Funktion auf Account-Ebene aktivieren, bevor sie verwendet werden kann. Sobald sie auf Account-Ebene aktiviert ist, kann sie pro Benutzer konfiguriert werden. Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Notetaker.

Anwesenheit und Ansage von Notizprotokollieren

Wenn Notetaker an einer Sitzung teilnimmt, identifiziert es sich auf zwei Arten:

• Chat-Benachrichtigung: Notetaker postet immer eine schriftliche Nachricht im Meeting-Chat, wenn es sich anmeldet. Diese Benachrichtigung kann nicht deaktiviert werden.
• Audioansage: Standardmäßig gibt Notetaker eine Audionachricht wieder, die seine Anwesenheit ankündigt, wenn es beitritt. Diese Ansage kann in den Notetaker-Einstellungen deaktiviert werden.

Der Anzeigename des Bots ist standardmäßig der Unternehmensname Ihres Accounts (z. B. Sprocket Co.'s Notetaker). Das Namenspräfix kann in den Notetaker-Einstellungen geändert werden, aber der Notetaker-Teil ist fest und kann nicht geändert werden.

Notetaker startet die Aufzeichnung basierend auf den gewährten Berechtigungen des Meeting-Gastgebers. Klicken Sie beispielsweise auf "Genehmigen", wenn Sie von der Videoplattform dazu aufgefordert werden (z. B. im Dialogfeld zur Aufzeichnungseinwilligung von Zoom), oder indem Sie vorkonfigurierte Berechtigungen auf Ihrer Videoplattform befolgen (wie in Google Meet). Meeting-Hosts sollten ihre gewährten Berechtigungen beim Konfigurieren von Notetaker überprüfen.

Einwilligung für Notizenaufnahmen

Bitte beachten: Dieser Artikel beleuchtet zwar bestimmte Rechtsordnungen, ist jedoch kein vollständiger Leitfaden. Bevor Sie Notetaker verwenden, sollten Sie ein umfassendes Verständnis der Aufzeichnungsgesetze und -vorschriften in den jeweiligen Ländern haben, in denen sich Ihre Besprechungsteilnehmer möglicherweise befinden. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, immer eine Einwilligung einzuholen.

Die Gesetzeslage zur Aufzeichnung von Meetings ist je nach Land unterschiedlich. In den USA verlangen einige Bundesstaaten nur die Zustimmung einer Partei des Anrufs ("One-Party consent"), während andere die Zustimmung aller Teilnehmer verlangen ("allseitige Einwilligung"). Das Aufzeichnen eines Meetings ohne erforderliche Einwilligung kann rechtliche Konsequenzen haben.

Im Rahmen der DSGVO und anderer europäischer Datenschutzrahmen erfordert die Aufzeichnung eines Meetings in der Regel eine gültige Rechtsgrundlage und in den meisten Fällen die informierte Einwilligung aller Teilnehmer. Den Teilnehmern sollte vor Beginn der Aufzeichnung eine sinnvolle Gelegenheit gegeben werden, das Meeting abzulehnen oder zu verlassen.

Einwilligungsmechanismen in Notetaker

HubSpot bietet die folgenden integrierten Mechanismen, um Ihre Einwilligungsverpflichtungen zu unterstützen:

Bot-Präsenzbenachrichtigung (immer aktiviert)

Notetaker kündigt seine Anwesenheit immer per Chat-Nachricht an, wenn es einem Meeting beitritt. Diese Benachrichtigung wird an alle Teilnehmer des Meetingchats gesendet und kann nicht deaktiviert werden. Sie können auch die Audionachricht konfigurieren, die wiedergegeben wird, wenn der Notetaker-Bot einem Meeting beitritt.

Einwilligung in E-Mail vor dem Meeting (optional)

Admins können eine Einstellung aktivieren, die vor Beginn des Meetings die eindeutige Einwilligung aller eingeladenen Teilnehmer erfordert. Wenn diese Einstellung aktiviert ist:

• Jeder Meeting-Teilnehmer erhält im Voraus eine Einwilligungs-E-Mail.
• Wenn ein eingeladener Gast nicht zustimmt, nimmt Notetaker nicht an der Besprechung teil. Der Host kann Notetaker nicht nachträglich manuell hinzufügen, wenn keine Zustimmung eingeholt wurde.

Diese Einstellung wird für Organisationen empfohlen, die in Jurisdiktionen der Allparteieneinwilligung oder unter der DSGVO tätig sind.

Notizprotokoll von einem Meeting entfernen

Wenn ein Teilnehmer der Aufzeichnung widerspricht, kann der Notizenschreiber auf zwei Arten entfernt werden:

• Von HubSpot: Der Meeting-Gastgeber kann Notetaker über die HubSpot-Einstellungen vom Meeting entfernen.
• Über die Videoplattform: Jeder Meeting-Teilnehmer mit der Berechtigung, Teilnehmer aus dem Anruf zu entfernen (z. B. ein Co-Host des Meetings), kann den Notetaker-Bot direkt von der Videoplattform entfernen.

Überlegungen zum Timing

Die Anweisung für Notetaker, einem Meeting beizutreten, wird 30 Minuten vor der geplanten Startzeit gesendet. Änderungen an den Notizen-Einstellungen, die innerhalb von 30 Minuten vor einem Meeting vorgenommen werden, werden möglicherweise nicht für dieses Meeting wirksam. Notetaker kann jedoch weiterhin jederzeit manuell von einem aktiven Meeting entfernt werden.

Andere Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes

Mitarbeiterüberwachung

Da Notetaker bei aktivierter Funktion an allen geplanten Meetings teilnimmt (es sei denn, ein Benutzer meldet sich ab), können auch Ihre Mitarbeiter und Kollegen aufgezeichnet werden. Je nach Land und Land sind Sie möglicherweise gesetzlich verpflichtet, Ihre Mitarbeiter darüber zu informieren, dass ihre Meetings überwacht oder aufgezeichnet werden können. Super-Admins können konfigurieren, welche Nutzenden Notetaker aktiviert haben und wo sie automatisch an Meetings teilnehmen. Dies kann bei der Verwaltung der Compliance in Ländern mit spezifischen Regeln zur Mitarbeiterüberwachung helfen.

Welche Daten HubSpot sammelt und speichert

Verstehen, welche Daten Notetaker verarbeitet, können Ihnen helfen, Ihre Datenschutz- und Compliance-Verpflichtungen zu erfüllen.

HubSpot-Stores:

• Die Meeting-Aufzeichnung (Audio-/Videodatei), die zwei Jahre lang im Datei-Manager von HubSpot aufbewahrt wird.
• Das ausgefüllte Meeting-Transkript.

Notetaker wird von Recall.ai (als Unterauftragsverarbeiter von HubSpot, Hyperdoc Inc.) unterstützt, das die Meetingaufzeichnung erfasst und HubSpot Sprecher- Chronik Daten zur Verfügung stellt. Recall löscht die Aufzeichnung sieben Tage nach Ende des Meetings von seinen eigenen Servern. Die Sprecher-Chronik, die zum Abgleichen des Transkripttexts mit den Sprechernamen verwendet wird, wird von HubSpot nach Abschluss dieses Prozesses verworfen.

Bitte beachten Sie: Notetaker ist kein Dienst, der durch vertrauliche Daten abgedeckt ist und kann keine geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) unterstützen. Wenn Sie am Umgang mit PHI interessiert sind, entscheiden Sie sich für die Beta-Version des Notetaker-Bots für HIPAA .