Najlepsze praktyki dotyczące korzystania z aplikacji do sporządzania notatek

Notetaker umożliwia automatyczne nagrywanie, transkrypcję i tworzenie podsumowań spotkań wideo. Dzięki Notetakerowi możesz na bieżąco aktualizować system CRM i ułatwić swojemu zespołowi podejmowanie dalszych działań. Dowiedz się, jak działa Notetaker, oraz poznaj najlepsze praktyki dotyczące korzystania z tej aplikacji.

Uwaga: niniejszy artykuł nie stanowi wyczerpującego podsumowania globalnych przepisów dotyczących nagrywania spotkań ani porady prawnej. Zamiast tego zawiera informacje, które pomogą Ci lepiej zrozumieć najlepsze praktyki dotyczące korzystania z aplikacji Notetaker firmy HubSpot. Z punktu widzenia prawa i zgodności z przepisami Twoim obowiązkiem jest zrozumienie wymogów dotyczących zgody oraz uzyskanie odpowiedniej zgody od uczestników spotkania przed rozpoczęciem nagrywania. HubSpot zawsze zaleca zasięgnięcie porady prawnej w sprawie konkretnych obowiązków związanych z przestrzeganiem przepisów.

Jak działa Notetaker

Gdy funkcja Notetaker jest włączona, bot dołącza do platformy wideokonferencyjnej, na której odbywa się spotkanie (np. Zoom, Google Meet lub Microsoft Teams) o zaplanowanej godzinie spotkania. Bot pojawia się jako uczestnik o podanej nazwie i ogłasza swoją obecność w momencie dołączenia.

Po zakończeniu spotkania HubSpot generuje zapis rozmowy/spotkania powiązany z odpowiednimi rekordami CRM. Następnie Notetaker dodaje do tego zapisu nagranie, transkrypcję oraz wyniki wygenerowane przez sztuczną inteligencję (podsumowanie spotkania, zadania do wykonania i sugestie dotyczące właściwości CRM).

Uwaga: funkcja Notetaker jest domyślnie wyłączona. Aby można było z niej korzystać, superadministrator musi włączyć tę funkcję na poziomie konta. Po włączeniu na poziomie konta można ją skonfigurować indywidualnie dla każdego użytkownika. Dowiedz się więcej o konfiguracji funkcji Notetaker.

Obecność i ogłoszenie funkcji Notetaker

Gdy Notetaker dołącza do spotkania, identyfikuje się na dwa sposoby:

• Powiadomienie na czacie: Notetaker zawsze wysyła pisemną wiadomość na czacie spotkania po dołączeniu. Tego powiadomienia nie można wyłączyć.
• Komunikat dźwiękowy: domyślnie Notetaker odtwarza komunikat dźwiękowy informujący o swojej obecności po dołączeniu. Komunikat ten można wyłączyć w ustawieniach Notetaker.

Domyślną nazwą wyświetlaną bota jest nazwa firmy powiązanej z Twoim kontem (np. Notetaker firmy Sprocket Co.). Prefiks nazwy można zmienić w ustawieniach Notetakera, ale część „Notetaker” jest stała i nie można jej zmienić.

Notetaker rozpoczyna nagrywanie na podstawie uprawnień przyznanych przez gospodarza spotkania. Na przykład poprzez kliknięcie przycisku „Zatwierdź” po wyświetleniu monitu przez platformę wideokonferencyjną (np. w oknie dialogowym zgody na nagrywanie w Zoom) lub zgodnie z wstępnie skonfigurowanymi uprawnieniami na platformie wideokonferencyjnej (np. w Google Meet). Gospodarze spotkań powinni sprawdzić przyznane uprawnienia podczas konfiguracji Notetakera.

Zgoda na nagrania w aplikacji Notetaker

Uwaga: choć w niniejszym artykule omówiono niektóre jurysdykcje, nie jest to wyczerpujący przewodnik. Przed rozpoczęciem korzystania z Notetakera należy upewnić się, że w pełni rozumie się przepisy i regulacje dotyczące nagrywania obowiązujące w odpowiednich jurysdykcjach, w których mogą znajdować się uczestnicy spotkania. Najlepszą praktyką jest zawsze uzyskiwanie zgody w razie wątpliwości.

Przepisy dotyczące nagrywania spotkań różnią się w zależności od jurysdykcji. W Stanach Zjednoczonych niektóre stany wymagają zgody tylko jednej strony rozmowy („zgoda jednej strony”), podczas gdy inne wymagają zgody wszystkich uczestników („zgoda wszystkich stron”). Nagrywanie spotkania bez wymaganej zgody może pociągać za sobą konsekwencje prawne.

Zgodnie z RODO i innymi europejskimi ramami prawnymi dotyczącymi ochrony prywatności nagrywanie spotkania zazwyczaj wymaga ważnej podstawy prawnej oraz, w większości przypadków, świadomej zgody wszystkich uczestników. Uczestnicy powinni mieć realną możliwość odmowy udziału lub opuszczenia spotkania przed rozpoczęciem nagrywania.

Mechanizmy uzyskiwania zgody w Notetaker

HubSpot udostępnia następujące wbudowane mechanizmy wspierające wypełnianie obowiązków związanych z uzyskiwaniem zgody:

Powiadomienie o obecności bota (zawsze włączone)

Notetaker zawsze informuje o swojej obecności za pomocą wiadomości na czacie, gdy dołącza do spotkania. Powiadomienie to jest wysyłane do wszystkich uczestników na czacie spotkania i nie można go wyłączyć. Można również skonfigurować komunikat głosowy odtwarzany w momencie dołączenia bota Notetaker do spotkania.

Zgoda wyrażona w e-mailu przed spotkaniem (opcjonalnie)

Administratorzy mogą włączyć ustawienie, które wymaga wyraźnej zgody od każdego zaproszonego uczestnika przed rozpoczęciem spotkania. Gdy to ustawienie jest włączone:

• Każdy zaproszony na spotkanie otrzymuje z wyprzedzeniem e-mail z prośbą o wyrażenie zgody.
• Jeśli którykolwiek z zaproszonych uczestników nie wyrazi zgody, Notetaker nie dołączy do spotkania. Gospodarz nie może ręcznie dodać Notetakera po fakcie, jeśli nie uzyskano zgody.

To ustawienie jest zalecane dla organizacji działających w jurysdykcjach wymagających zgody wszystkich stron lub podlegających przepisom RODO.

Usunięcie Notetakera ze spotkania

Jeśli uczestnik sprzeciwia się nagrywaniu, Notetaker można usunąć na dwa sposoby:

• Z poziomu HubSpot: organizator spotkania może usunąć Notetaker z spotkania poprzez ustawienia HubSpot.
• Z platformy wideo: każdy uczestnik spotkania posiadający uprawnienia do usuwania uczestników z rozmowy (np. współgospodarz spotkania) może usunąć bota Notetaker bezpośrednio z platformy wideo.

Kwestie związane z czasem

Polecenie dołączenia Notetakera do spotkania jest wysyłane 30 minut przed planowaną godziną rozpoczęcia. Zmiany w ustawieniach Notetakera wprowadzone w ciągu 30 minut przed spotkaniem mogą nie zadziałać w przypadku tego konkretnego spotkania. Jednak Notetakera nadal można ręcznie usunąć z aktywnego spotkania w dowolnym momencie.

Inne kwestie związane z prywatnością

Monitorowanie pracowników

Ponieważ Notetaker dołącza do wszystkich zaplanowanych spotkań, gdy jest włączony (chyba że użytkownik zrezygnuje z tej funkcji), Twoi pracownicy i współpracownicy również mogą być nagrywani. W zależności od obowiązujących przepisów mogą Państwo mieć prawny obowiązek poinformowania pracowników, że ich spotkania mogą być monitorowane lub nagrywane. Superadministratorzy mogą skonfigurować, u których użytkowników funkcja Notetaker jest włączona oraz w jakich sytuacjach automatycznie dołącza do spotkań, co może pomóc w zapewnieniu zgodności z przepisami w jurysdykcjach, w których obowiązują szczegółowe zasady dotyczące monitorowania pracowników.

Jakie dane gromadzi i przechowuje HubSpot

Zrozumienie, jakie dane przetwarza Notetaker, może pomóc w wypełnieniu obowiązków dotyczących prywatności i zgodności z przepisami.

HubSpot przechowuje:

• Nagranie spotkania (plik audio/wideo), przechowywane przez dwa lata w menedżerze plików HubSpot.
• Gotowy zapis transkrypcji spotkania.

Notetaker jest obsługiwany przez Recall.ai (działające jako podwykonawca HubSpot, Hyperdoc Inc.), które przechwytuje nagranie ze spotkania i dostarcza HubSpot dane dotyczące osi czasu wypowiedzi poszczególnych mówców. Recall usuwa nagranie ze swoich serwerów siedem dni po zakończeniu spotkania. Oś czasu wypowiedzi, wykorzystywana do powiązania tekstu transkrypcji z nazwiskami mówców, jest usuwana przez HubSpot po zakończeniu tego procesu.

Uwaga: Notetaker nie jest usługą objętą przepisami dotyczącymi danych wrażliwych i nie obsługuje chronionych informacji zdrowotnych (PHI). Jeśli chcesz przetwarzać dane PHI, dołącz do programu beta Notetaker Bot dla HIPAA.