議事録ツールのベストプラクティス

議事録ツールを使えば、動画ミーティングの録音、文字起こし、要約を自動的に行うことができます。議事録ツールを使えば、CRMを常に最新の状態に保ち、チームのフォローアップ業務を円滑に進めることができます。議事録ツールの仕組みと、議事録ツールを効果的に活用するためのベストプラクティスについて学びましょう。

ご注意：この記事は、世界各国のミーティング録音の法律に関する網羅的な要約でも、法的助言でもありません。その代わりに、HubSpotの「議事録ツール」を効果的に活用するためのベストプラクティスをより深く理解するのに役立つ情報を提供しています。法的およびコンプライアンスの観点から、録画を行う前に、同意に関する義務を理解し、ミーティングの参加者から適切な同意を得ることは、ご自身の責任となります。HubSpotでは、具体的なコンプライアンス上の義務については、常に法律の専門家に相談することをお勧めしています。

議事録ツールの仕組み

「議事録ツール」がオンになっている場合、予定されたミーティング開始時刻に、ミーティングが開催されているビデオ通話プラットフォーム（Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなど）にボットが参加します。このボットは、名前付きの参加者として表示され、参加した時点でその存在を告知します。

ミーティング終了後、HubSpotは関連するCRMレコードにコールレコードを関連付けます。その後、議事録ツールは、録音データ、文字起こし、およびAIが生成した出力（ミーティングの要約、アクションアイテム、CRMプロパティー提案）を、通話／ミーティングの記録に追加します。

ご注意：議事録ツールはデフォルトでオフになっています。この機能を利用するには、スーパー管理者がアカウントレベルでこの機能を有効にする必要があります。アカウントレベルで有効化すると、ユーザーごとに設定を行うことができます。議事録ツールの設定方法について詳しくはこちらをご覧ください。

議事録ツールの出席および発表

議事録ツールがミーティングに参加すると、2つの方法で自身を識別します：

• チャット通知：議事録ツールは、ミーティングに参加するたびに、必ずミーティングのチャットにメッセージを投稿します。この通知はオフにすることはできません。
• 音声アナウンス：デフォルトでは、議事録ツールは会議に参加した際に、参加したことを知らせる音声メッセージを再生します。この通知は、議事録ツールの設定でオフにすることができます。

ボットの表示名は、デフォルトでアカウントに登録されている会社名になります（例：Sprocket Co.の議事録ツール）。名前の接頭辞は「議事録ツール」の設定で変更できますが、「議事録ツール」という部分自体は固定されており、変更することはできません。

議事録ツールは、ミーティングの主催者が付与した権限に基づいて録音を開始します。たとえば、動画プラットフォームからプロンプトが表示された際に「承認」をクリックする（Zoomの録画同意ダイアログなど）、または動画プラットフォームであらかじめ設定された権限に従う（Google Meetなど）といった方法があります。ミーティングの主催者は、Notetakerを設定する際に、自分に付与されている権限を確認する必要があります。

議事録ツールによる録音への同意

ご注意：本記事では特定の法域を取り上げていますが、これは網羅的なガイドではありません。議事録ツールをご利用になる前に、ミーティングの参加者が所在する可能性のある各管轄区域における録音に関する法令や規制について、十分に理解しておいてください。ベストプラクティスとして、判断に迷った場合は常に同意を得るようにしましょう。

ミーティングの録音に関する法律は、管轄区域によって異なります。米国では、コール当事者のうち一方からの同意のみを必要とする州（「一方当事者の同意」）もあれば、すべての参加者からの同意を必要とする州（「全当事者の同意」）もある。必要な同意を得ずにミーティングを録音すると、法的措置の対象となる可能性があります。

GDPRやその他の欧州のプライバシー保護枠組みの下では、ミーティングの録音には一般的に有効な法的根拠が必要であり、ほとんどの場合、参加者全員からの十分な説明に基づく同意が必要となります。参加者には、録音が始まる前に、参加を辞退したり、ミーティングを退席したりできる実質的な機会が与えられるべきである。

議事録ツールにおける同意取得の仕組み

HubSpotでは、お客様の同意に関する義務を支援するために、以下の組み込み機能を提供しています：

ボットの接続通知（常時オン）

議事録ツールは、ミーティングに参加する際、常にチャットメッセージでそのことを通知します。この通知は、ミーティングのチャットに参加している全員に送信され、無効にすることはできません。また、Notetakerボットがミーティングに参加した際に再生される音声メッセージを設定することもできます。

ミーティング前のメールによる同意（任意）

管理者は、ミーティング開始前に招待された参加者一人ひとりから明示的な同意を得ることを義務付ける設定を有効にすることができます。この設定がオンになっている場合:

• 各ミーティングの招待者には、事前に同意を求めるメールが送信されます。
• 招待された方のいずれかが同意しない場合、議事録ツールはミーティングに参加しません。事前の同意が得られていない場合、ホストは事後に手動で「議事録ツール」を追加することはできません。

この設定は、全当事者の同意が求められる法域で事業を展開している組織、またはGDPRの適用を受ける組織に推奨されます。

ミーティングから議事録ツールを削除する

参加者が録音に異議を唱えた場合、議事録ツールを削除するには以下の2つの方法があります：

• HubSpotより：ミーティングの主催者は、HubSpotの設定から「議事録ツール」をミーティングから除外することができます。
• ビデオプラットフォームから：コールから参加者を削除する権限を持つミーティング参加者（例：共同ホスト）であれば、ビデオプラットフォームから直接「議事録ツール」ボットを削除することができます。

タイミングに関する考慮事項

議事録ツールがミーティングに参加するための案内は、予定された開始時刻の30分前に送信されます。ミーティング開始の30分以内に「議事録ツール」の設定を変更した場合、そのミーティングでは変更が反映されないことがあります。ただし、議事録ツールは、進行中のミーティングからいつでも手動で削除することができます。

その他のプライバシーに関する懸念

従業員のモニタリング

議事録ツールは、オンになっている場合、予定されているすべてのミーティングに参加するため（ユーザーが参加を拒否しない限り）、従業員や同僚の音声も録音される可能性があります。管轄区域によっては、ミーティングが監視または録音される可能性があることを従業員に通知する法的義務が生じる場合があります。スーパー管理者は、どのユーザーに対して「議事録ツール」機能を有効にするか、またどのミーティングに自動的に参加させるかを設定できます。これにより、従業員監視に関する特定の規則が定められている法域において、コンプライアンス管理に役立てることができます。

HubSpotが収集・保存するデータ

議事録ツールがどのようなデータを処理しているかを理解することで、プライバシーおよびコンプライアンス上の義務を履行するのに役立ちます。

HubSpotでは、以下の情報を保存しています：

• ミーティングの記録（音声・動画ファイル）は、HubSpotのファイルマネージャーに2年間保存されます。
• ミーティングの議事録（全文）。

議事録ツールは、Recall.ai（HubSpotのサブプロセッサーとして運営するHyperdoc Inc.）によって提供されており、同サービスはミーティングの録画をキャプチャし、発言者のタイムラインデータをHubSpotに提供します。Recallは、ミーティング終了から7日後に自社のサーバーから録画データを削除します。文字起こしテキストと発言者の名前を照合するために使用された発言者タイムラインは、この処理が完了するとHubSpotによって破棄されます。

ご注意：議事録ツールは「センシティブデータ」の対象となるサービスではなく、保護対象の医療情報（PHI）に対応していません。PHIの取り扱いにご関心のある方は、HIPAA対応「議事録ツール Bot」のベータ版に「参加」してください。