Meilleures pratiques de l’outil de prise de notes

L’outil de prise de notes vous permet d’enregistrer, de transcrire et de résumer automatiquement les réunions vidéo. Avec l’outil de prise de notes, vous pouvez maintenir votre CRM à jour et faciliter le suivi de votre équipe. Découvrez comment fonctionne l’outil de prise de notes et les meilleures pratiques d’utilisation de l’outil de prise de notes.

Veuillez noter que cet article ne constitue ni un résumé exhaustif des lois mondiales sur l’enregistrement des réunions, ni un conseil juridique. Il présente également des informations utiles pour mieux comprendre les meilleures pratiques en matière d’utilisation de l’outil de prise de notes de HubSpot. D’un point de vue juridique et de conformité, il est de votre responsabilité de comprendre vos obligations en matière de consentement et d’obtenir le consentement approprié des participants à la réunion avant l’enregistrement. HubSpot recommande toujours de consulter un avocat pour toute question relative à vos obligations spécifiques en matière de conformité.

Comment fonctionne l’outil de prise de notes

Lorsque l’outil de prise de notes est activé, un bot rejoint la plateforme d’appel vidéo qui héberge la réunion (par exemple, Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams) à l’heure prévue. Le bot apparaît en tant que participant nommé et annonce sa présence au moment où il rejoint.

Après la réunion, HubSpot génère un enregistrement d’appel/réunion associé aux fiches d’informations CRM pertinentes. L’outil de prise de notes ajoute ensuite l’enregistrement, la transcription et les résultats générés par l’IA (résumé de la réunion, actions à accomplir et suggestions de propriétés du CRM) à la fiche d’informations de l’appel ou de la réunion.

Remarque : L’outil de prise de notes est désactivé par défaut. Un super administrateur doit activer la fonctionnalité au niveau du compte avant de pouvoir l’utiliser. Une fois activé au niveau du compte, il peut être configuré par utilisateur. En savoir plus sur la configuration de l’outil de prise de notes .

outil de prise de notes, présence et annonce

Lorsque l’outil de prise de notes rejoint une réunion, il s’identifie de deux façons :

• Notification de chat : l’outil de prise de notes publie toujours un message écrit dans le chat de réunion lorsqu’il rejoint le programme. Cette notification ne peut pas être désactivée.
• Annonce audio : par défaut, l’outil de prise de notes diffuse un message audio annonçant sa présence lorsqu’il rejoint. Cette annonce peut être désactivée dans les paramètres de l’outil de prise de notes.

Le nom d’affichage du bot est choisi par défaut pour le nom de l’entreprise de votre compte (par exemple, outil de prise de notes de Logo hubspot). Le préfixe du nom peut être modifié dans les paramètres de l’outil de prise de notes, mais la partie de l’outil de prise de notes est fixe et ne peut pas être modifiée.

L’outil de prise de notes commence l’enregistrement en fonction des autorisations accordées à l’organisateur du rendez-vous. Par exemple, en cliquant sur Approuver lorsque la plateforme vidéo y est invitée (comme dans la boîte de dialogue de consentement à l’enregistrement de Zoom) ou en suivant des autorisations préconfigurées sur votre plateforme vidéo (comme dans Google Meet). Les hôtes de la réunion doivent vérifier les autorisations qui leur ont été accordées lors de la configuration de l’outil de prise de notes.

Consentement pour les enregistrements de l’outil de prise de notes

Veuillez noter : Bien que cet article mette en évidence certaines juridictions, il ne s’agit pas d’un guide exhaustif. Avant d’utiliser l’outil de prise de notes, assurez-vous de bien connaître les lois et réglementations relatives à l’enregistrement dans les juridictions concernées où se trouvent vos participants. Il est recommandé d’obtenir systématiquement le consentement en cas de doute.

Les lois sur l’enregistrement des réunions diffèrent selon les juridictions. Aux États-Unis, certains États exigent le consentement d’une seule partie à l’appel (« consentement unilatéral »), tandis que d’autres exigent le consentement de tous les participants (« consentement de toutes les parties »). Enregistrer une réunion sans autorisation requise peut avoir des conséquences juridiques.

En vertu du RGPD et d’autres cadres de protection de la vie privée européens, l’enregistrement d’une réunion nécessite généralement une base juridique valide et, dans la plupart des cas, le consentement éclairé de tous les participants. Les participants doivent avoir la possibilité de refuser la réunion ou d’en quitter avant le début de l’enregistrement.

Mécanismes de consentement dans l’outil de prise de notes

HubSpot fournit les mécanismes intégrés suivants pour respecter vos obligations en matière de consentement :

Notification de présence de bot (toujours activée)

L’outil de prise de notes annonce toujours sa présence via un message de chat lorsqu’il rejoint une réunion. Cette notification est envoyée à tous les participants dans le chat de la réunion et ne peut pas être désactivée. Vous pouvez également configurer le message audio lu lorsque le bot de prise de notes rejoint une réunion.

Consentement par e-mail avant la réunion (facultatif)

Les administrateurs peuvent activer un paramètre qui exige le consentement positif de chaque participant invité avant le début de la réunion. Lorsque ce paramètre est activé :

• Chaque invité reçoit un e-mail de consentement à l’avance.
• Si l’un des invités ne donne pas son consentement, l’outil de prise de notes ne se joindra pas à la réunion. L’hôte ne peut pas ajouter manuellement d’outil de prise de notes après coup si le consentement n’a pas été obtenu.

Ce paramètre est recommandé pour les organisations opérant dans les juridictions relatives au consentement des parties ou sous RGPD.

Suppression de l’outil de prise de notes d’une réunion

Si un participant s’oppose à cet enregistrement, l’outil de prise de notes peut être supprimé de deux façons :

• Depuis HubSpot : l’hôte de la réunion peut supprimer l’outil de prise de notes de la réunion via les paramètres HubSpot.
• Depuis la plateforme vidéo : tout participant à une réunion ayant l’autorisation de supprimer des participants de l’appel (par exemple, un co-hôte de la réunion) peut supprimer le bot de prise de notes directement depuis la plateforme vidéo.

Considérations temporelles

L’instruction permettant à l’outil de prise de notes de rejoindre une réunion est envoyée 30 minutes avant l’heure de début prévue. Les modifications apportées aux paramètres de l’outil de prise de notes dans les 30 minutes suivant une réunion peuvent ne pas avoir d’effet pour cette réunion. Cependant, l’outil de prise de notes peut toujours être supprimé manuellement d’une réunion active à tout moment.

Autres préoccupations en matière de confidentialité

Monitoring des salariés

Comme l’outil de prise de notes rejoint toutes les réunions programmées lorsqu’il est activé (sauf si un utilisateur se désinscrit), vos employés et collègues peuvent également être enregistrés. En fonction de votre juridiction, vous pouvez avoir l’obligation légale d’informer vos employés que leurs réunions peuvent être surveillées ou enregistrées. Les super administrateurs peuvent configurer les utilisateurs pour lesquels l’outil de prise de notes est activé et l’endroit où il rejoint automatiquement les réunions, ce qui peut aider à gérer la conformité dans les juridictions dotées de règles spécifiques de surveillance des employés.

Quelles données HubSpot collecte et stocke ?

Comprendre les processus traités par l’outil de prise de notes de données peut vous aider à remplir vos obligations en matière de confidentialité et de conformité.

HubSpot stocke :

• L’enregistrement de la réunion (fichier audio/vidéo), conservé pendant deux ans dans le gestionnaire de fichiers de HubSpot.
• La transcription de la réunion terminée.

outil de prise de notes est opéré par Recall.ai (opérant en tant que sous-traitant de HubSpot, Hyperdoc Inc.), qui capture l’enregistrement de la réunion et fournit à HubSpot les données sur les chronologie des intervenants. Recall purge l’enregistrement de ses propres serveurs sept jours après la fin de la réunion. La chronologie des intervenants utilisée pour aligner le texte de la transcription avec les noms des intervenants est ignorée par HubSpot une fois ce processus terminé.

Remarque : L’outil de prise de notes n’est pas un service couvert par les Données sensibles et ne peut pas prendre en charge les Informations de santé protégées. Si la gestion des Informations de santé protégées vous intéresse, inscrivez-vous à l’outil de prise de notes bêta pour l’HIPAA .