筆記員的最佳實務

Notetaker讓您能夠自動錄製、轉錄並彙整視訊會議內容。透過 Notetaker，您可以隨時更新 CRM 系統，並讓團隊更輕鬆地進行後續追蹤。了解 Notetaker 的運作方式，以及使用 Notetaker 的最佳實務。

請注意：本文既非全球會議錄製法規的詳盡摘要，亦非法律建議。 本文旨在提供相關資訊，協助您更深入了解使用 HubSpot「Notetaker」的最佳實務。從法律與合規角度而言，您有責任了解自身的同意義務，並在錄製前取得會議參與者的適當同意。HubSpot 始終建議您就具體的合規義務諮詢法律顧問。

「Notetaker」的運作方式

當「Notetaker」啟用時，系統會在預定的會議時間，讓一個機器人加入主辦會議的視訊通話平台（例如 Zoom、Google Meet 或 Microsoft Teams）。該機器人會以命名參與者的身分出現，並在加入時宣布其到場。

會議結束後，HubSpot 會生成一則與相關 CRM 記錄關聯的通話／會議記錄。隨後，Notetaker 會將錄影、文字記錄以及 AI 生成的輸出結果（會議摘要、待辦事項及 CRM 屬性建議）新增至該通話／會議記錄中。

請注意：Notetaker 預設為關閉狀態。必須由超級管理員在帳戶層級啟用此功能，方可使用。在帳戶層級啟用後，可針對每位使用者進行設定。進一步了解如何設定 Notetaker。

「Notetaker」的在線狀態與公告

當「Notetaker」加入會議時，會透過以下兩種方式進行自我識別：

• 聊天通知：Notetaker 加入會議時，會自動在會議聊天室中發送文字訊息。此通知無法關閉。
• 語音公告：預設情況下，Notetaker 加入會議時會播放語音訊息，宣布其已加入。此公告可在 Notetaker 設定中關閉。

該機器人的顯示名稱預設為您的帳戶所屬公司名稱（例如：Sprocket Co. 的 Notetaker）。名稱前綴可在 Notetaker 設定中變更，但「Notetaker」這部分是固定的，無法更改。

Notetaker 會根據會議主持人授予的權限開始錄製。例如，當視訊平台提示時（如 Zoom 的錄製同意對話方塊），點擊「批准」；或依照您視訊平台中預先設定的權限（如 Google Meet）。會議主持人應在配置 Notetaker 時檢視已授予的權限。

Notetaker 錄製的同意事項

請注意：雖然本文重點介紹了某些司法管轄區，但並非詳盡指南。在使用 Notetaker 之前，請確保您已全面了解會議參與者可能所在相關司法管轄區的錄製法律與法規。最佳做法是，如有疑慮，請務必取得同意。

會議錄製法規因司法管轄區而異。在美國，部分州僅需通話中一方的同意（「單方同意」），而其他州則要求所有參與者均予同意（「全體同意」）。未經必要同意即錄製會議可能招致法律後果。

根據《一般資料保護規範》（GDPR）及其他歐洲隱私權框架，會議錄音通常需要具備有效的法律依據，且在大多數情況下，須取得所有參與者的知情同意。在開始錄音前，應給予參與者實質性的機會，讓其得以拒絕或離開會議。

Notetaker 中的同意機制

HubSpot 提供以下內建機制，以協助您履行同意義務：

機器人在場通知（始終開啟）

Notetaker 在加入會議時，會透過聊天訊息宣布其存在。此通知會發送給會議聊天室中的所有參與者，且無法關閉。您亦可設定 Notetaker 機器人加入會議時播放的語音訊息。

會議前電子郵件同意（可選）

管理員可啟用一項設定，要求在會議開始前必須取得每位受邀與會者的明確同意。當此設定啟用時：

• 每位會議受邀者將預先收到一封同意電子郵件。
• 若任何受邀者未表示同意，Notetaker 將不會加入會議。若未取得同意，主持人事後無法手動將 Notetaker 加入會議。

建議在「全體當事人同意」司法管轄區或受《一般資料保護規則》（GDPR）規範的組織中啟用此設定。

從會議中移除 Notetaker

若參與者反對被錄製，可透過以下兩種方式移除 Notetaker：

• 透過 HubSpot：會議主持人可透過 HubSpot 設定將 Notetaker 移除出會議。
• 透過視訊平台：任何具備移除與會者權限的會議參與者（例如會議共同主持人），均可直接從視訊平台移除 Notetaker 機器人。

時間安排注意事項

「Notetaker」的會議加入指令將於預定開始時間前 30 分鐘發送。若在會議開始前 30 分鐘內變更「Notetaker」設定，該變更可能不會對該場會議生效。不過，仍可隨時手動將「Notetaker」從正在進行的會議中移除。

其他隱私考量

員工監控

由於「Notetaker」在啟用狀態下會加入所有已排定的會議（除非使用者選擇退出），您的員工和同事也可能被錄製下來。 視您所在的司法管轄區而定，您可能有法律義務通知員工其會議可能會被監控或錄製。超級管理員可設定哪些使用者開啟「Notetaker」，以及該功能在何處自動加入會議，這有助於在設有特定員工監控規則的司法管轄區中管理合規性。

HubSpot 收集與儲存的資料

了解 Notetaker 處理哪些資料，有助於您履行隱私權與合規義務。

HubSpot 儲存以下內容：

• 會議錄製內容（音訊／影片檔案），將在 HubSpot 的檔案管理員中保留兩年。
• 已完成的會議文字記錄。

Notetaker 由 Recall.ai（以 HubSpot 次級處理者 Hyperdoc Inc. 身分營運）提供技術支援，該服務負責擷取會議錄影，並向 HubSpot 提供發言者時間軸資料。會議結束後七天，Recall 會從其伺服器中刪除錄影檔案。 用於將文字記錄與發言者姓名對應的發言者時間軸，在該流程完成後將由 HubSpot 刪除。

請注意：「Notetaker」並非「敏感資料」規範所涵蓋的服務，且無法處理「受保護健康資訊」（PHI）。若您有興趣處理 PHI，請選擇加入「Notetaker Bot for HIPAA」測試版。