Buenas prácticas para tomar apuntes

Notetaker te permite grabar, transcribir y resumir automáticamente las reuniones por video. Con Notetaker, podrás mantener tu CRM al día y facilitar el seguimiento a tu equipo. Descubre cómo funciona Notetaker y cuáles son las mejores prácticas para utilizarlo.

Nota: este artículo no constituye ni un resumen exhaustivo de la legislación mundial sobre la grabación de reuniones ni un asesoramiento jurídico. En cambio, ofrece información que te ayudará a comprender mejor las prácticas recomendadas para utilizar la herramienta Notetaker de HubSpot. Desde el punto de vista jurídico y de cumplimiento normativo, es tu responsabilidad conocer tus obligaciones en materia de consentimiento y obtener el consentimiento adecuado de los participantes en la reunión antes de proceder a la grabación. HubSpot recomienda siempre que se consulte a un asesor jurídico para conocer las obligaciones específicas en materia de cumplimiento.

Cómo funciona Notetaker

Cuando se activa Notetaker, un bot se une a la plataforma de videollamadas en la que se celebra la reunión (por ejemplo, Zoom, Google Meet o Microsoft Teams) a la hora programada para la reunión. El bot aparece como un participante con nombre y anuncia su presencia en el momento en que se une a la conversación.

Tras la reunión, HubSpot genera un registro de la llamada o reunión vinculado a los registros correspondientes del CRM. A continuación, Notetaker añade la grabación, la transcripción y los resultados generados por IA (resumen de la reunión, acciones pendientes y sugerencias de propiedades del CRM) al registro de la llamada o reunión.

Nota: La función «Notetaker» está desactivada por defecto. Un superadministrador debe activar la función a nivel de cuenta para que pueda utilizarse. Una vez activada a nivel de cuenta, se puede configurar para cada usuario. Más información sobre cómo configurar Notetaker.

Presencia del secretario y comunicado

Cuando Notetaker se une a una reunión, se identifica de dos maneras:

• Notificación del chat: Notetaker siempre publica un mensaje escrito en el chat de la reunión cuando se une a ella. Esta notificación no se puede desactivar.
• Anuncio de audio: por defecto, Notetaker guía con un mensaje de audio en el que anuncia su presencia cuando se conecta. Este aviso se puede desactivar en la configuración de Notetaker.

El nombre que aparece en pantalla del bot es, por defecto, el nombre de la empresa de tu cuenta (por ejemplo, «Notetaker de Sprocket Co.»). El prefijo del nombre se puede modificar en la configuración de Notetaker, pero la parte correspondiente a «Notetaker» es fija y no se puede cambiar.

Notetaker comienza a grabar en función de los permisos concedidos por el organizador de la reunión. Por ejemplo, haciendo clic en «Aprobar» cuando te lo solicite la plataforma de video (como en el cuadro de diálogo de consentimiento para la grabación de Zoom) o siguiendo los permisos preconfigurados en tu plataforma de video (como en Google Meet). Los organizadores de las reuniones deben revisar los permisos que se les han concedido al configurar Notetaker.

Autorización para las grabaciones del tomador de notas

Nota: aunque este artículo destaca determinadas jurisdicciones, no constituye una guía exhaustiva. Antes de utilizar Notetaker, asegúrate de conocer a fondo la legislación y la normativa en materia de grabaciones vigentes en las jurisdicciones pertinentes en las que puedan encontrarse los participantes en tu reunión. Como buena práctica, pide siempre consentimiento en caso de duda.

La legislación sobre la grabación de reuniones varía según la jurisdicción. En Estados Unidos, algunos estados exigen el consentimiento de una sola de las partes de la llamada («consentimiento de una sola parte»), mientras que otros exigen el consentimiento de todos los participantes («consentimiento de todas las partes»). Grabar una reunión sin el consentimiento necesario puede acarrear consecuencias legales.

Según el RGPD y otros marcos normativos europeos en materia de protección de datos, la grabación de una reunión suele requerir una base jurídica válida y, en la mayoría de los casos, el consentimiento informado de todos los participantes. Se debe dar a los participantes una oportunidad real de rechazar su participación o de abandonar la reunión antes de que comience la grabación.

Mecanismos de consentimiento en Notetaker

HubSpot ofrece los siguientes mecanismos integrados para ayudarte a cumplir con tus obligaciones en materia de consentimiento:

Notificación de presencia del bot (siempre activa)

Notetaker siempre avisa de su presencia mediante un mensaje de chat cuando se une a una reunión. Esta notificación se envía a todos los participantes del chat de la reunión y no se puede desactivar. También puedes configurar el mensaje de audio que se reproduce cuando el bot Notetaker se une a una reunión.

Consentimiento por correo electrónico previo a la reunión (opcional)

Los administradores pueden activar una opción que exija el consentimiento expreso de cada participante invitado antes de que comience la reunión. Cuando este ajuste está activado:

• Cada persona invitada a la reunión recibe un correo electrónico de consentimiento con antelación.
• Si alguno de los invitados no da su consentimiento, Notetaker no se unirá a la reunión. El anfitrión no puede añadir manualmente a Notetaker a posteriori si no se ha obtenido el consentimiento.

Se recomienda esta configuración para las organizaciones que operan en jurisdicciones en las que se exige el consentimiento de todas las partes o que están sujetas al RGPD.

Eliminar a «Notetaker» de una reunión

Si un participante se opone a que se le grabe, la aplicación Notetaker puede desactivarse de dos maneras:

• Según HubSpot: el organizador de la reunión puede eliminar al encargado de tomar notas de la reunión a través de la configuración de HubSpot.
• Desde la plataforma de video: cualquier participante en la reunión que tenga permiso para expulsar a otros participantes de la llamada (por ejemplo, un coanfitrión de la reunión) puede expulsar al bot «Notetaker» directamente desde la plataforma de video.

Consideraciones relativas al calendario

Las instrucciones para que Notetaker se una a una reunión se envían 30 minutos antes de la hora de inicio prevista. Es posible que los cambios realizados en la configuración de Notetaker en los 30 minutos previos a una reunión no se apliquen en dicha reunión. No obstante, Notetaker puede eliminarse manualmente de una reunión activa en cualquier momento.

Otras cuestiones relacionadas con la privacidad

Monitorización de empleados

Dado que Notetaker se conecta a todas las reuniones programadas cuando está activado (a menos que un usuario decida no participar), es posible que también se grabe a tus empleados y compañeros de trabajo. Dependiendo de la jurisdicción en la que se encuentre, es posible que tenga la obligación legal de informar a los empleados de que sus reuniones pueden ser supervisadas o grabadas. Los superadministradores pueden configurar qué usuarios tienen activada la función «Notetaker» y en qué reuniones se une automáticamente, lo que puede ayudar a gestionar el cumplimiento normativo en jurisdicciones con normas específicas sobre la supervisión de los empleados.

Qué datos recopila y almacena HubSpot

Conocer qué datos procesa Notetaker puede ayudarte a cumplir con tus obligaciones en materia de privacidad y cumplimiento normativo.

HubSpot almacena:

• La grabación de la reunión (archivo de audio o video), que se conserva durante dos años en el gestor de archivos de HubSpot.
• La transcripción completa de la reunión.

Notetaker funciona con Recall.ai (que opera como subencargado del tratamiento de HubSpot, Hyperdoc Inc.), que graba la reunión y proporciona a HubSpot datos sobre la cronología de las intervenciones de los participantes. Recall elimina la grabación de sus propios servidores siete días después de que finalice la reunión. HubSpot descarta la cronología de los interlocutores, que se utiliza para sincronizar el texto de la transcripción con los nombres de los interlocutores, una vez finalizado este proceso.

Nota: Notetaker no es un servicio sujeto a la normativa sobre datos sensibles y no admite información sanitaria protegida (PHI). Si te interesa trabajar con información médica protegida (PHI), inscríbete en la versión beta del «Notetaker Bot» para la HIPAA .