Bästa praxis för antecknare

Med Notetaker kan du automatiskt spela in, transkribera och sammanfatta videomöten. Med Notetaker kan du hålla ditt CRM-system uppdaterat och underlätta uppföljningen för ditt team. Lär dig hur Notetaker fungerar och vilka bästa praxis som gäller för att använda Notetaker.

Observera: den här artikeln är varken en uttömmande sammanfattning av globala lagar om inspelning av möten eller juridisk rådgivning. I stället ger den information som hjälper dig att bättre förstå bästa praxis för att använda HubSpots Notetaker. Ur ett juridiskt och efterlevnadsperspektiv är det ditt ansvar att förstå dina samtyckeskrav och inhämta korrekt samtycke från mötesdeltagarna innan du spelar in. HubSpot rekommenderar alltid att du söker juridisk rådgivning angående dina specifika efterlevnadskrav.

Så här fungerar Notetaker

När Notetaker är aktiverat ansluter sig en bot till den videokonferensplattform där mötet hålls (t.ex. Zoom, Google Meet eller Microsoft Teams) vid den schemalagda mötestiden. Boten visas som en namngiven deltagare och meddelar sin närvaro när den ansluter sig.

Efter mötet genererar HubSpot en samtals-/mötesrapport som kopplas till relevanta CRM-poster. Notetaker lägger sedan till inspelningen, transkriptionen och AI-genererade resultat (mötesammanfattning, åtgärdspunkter och förslag på CRM-egenskaper) till samtals-/mötesrapporten.

Observera: Notetaker är avstängt som standard. En superadministratör måste aktivera funktionen på kontonivå innan den kan användas. När den väl har aktiverats på kontonivå kan den konfigureras per användare. Läs mer om hur du konfigurerar Notetaker.

Notetakers närvaro och meddelande

När Notetaker ansluter sig till ett möte identifierar den sig på två sätt:

• Chattmeddelande: Notetaker publicerar alltid ett skriftligt meddelande i möteschatten när den ansluter sig. Denna avisering kan inte stängas av.
• Ljudmeddelande: Som standard spelar Notetaker upp ett ljudmeddelande som meddelar dess närvaro när den ansluter sig. Detta meddelande kan stängas av i Notetakers inställningar.

Botens visningsnamn är som standard ditt kontos företagsnamn (t.ex. Sprocket Co:s Notetaker). Namnprefixet kan ändras i Notetakers inställningar, men delen ”Notetaker” är fast och kan inte ändras.

Notetaker börjar spela in utifrån de behörigheter som mötesvärden har beviljat. Detta kan till exempel ske genom att klicka på Godkänn när videoplattformen ber om det (t.ex. i Zooms dialogruta för inspelningssamtycke) eller genom att följa förkonfigurerade behörigheter i din videoplattform (t.ex. i Google Meet). Mötesvärdar bör granska de behörigheter de har beviljat när de konfigurerar Notetaker.

Samtycke till Notetaker-inspelningar

Observera: även om den här artikeln belyser vissa jurisdiktioner är den inte en uttömmande guide. Innan du använder Notetaker bör du se till att du har en fullständig förståelse för lagar och regler gällande inspelning i de relevanta jurisdiktioner där dina mötesdeltagare kan befinna sig. Som bästa praxis bör du alltid inhämta samtycke om du är osäker.

Lagstiftningen om mötesinspelning varierar mellan olika jurisdiktioner. I USA kräver vissa delstater samtycke från endast en part i samtalet (”samtycke från en part”), medan andra kräver samtycke från alla deltagare (”samtycke från alla parter”). Att spela in ett möte utan erforderligt samtycke kan medföra rättsliga konsekvenser.

Enligt GDPR och andra europeiska integritetsramverk kräver inspelning av ett möte i allmänhet en giltig rättslig grund och, i de flesta fall, informerat samtycke från alla deltagare. Deltagarna bör ges en rimlig möjlighet att avböja eller lämna mötet innan inspelningen påbörjas.

Samtyckesmekanismer i Notetaker

HubSpot tillhandahåller följande inbyggda mekanismer för att stödja dina skyldigheter avseende samtycke:

Meddelande om botens närvaro (alltid på)

Notetaker meddelar alltid sin närvaro via ett chattmeddelande när den ansluter sig till ett möte. Detta meddelande skickas till alla deltagare i möteschatten och kan inte stängas av. Du kan också konfigurera det ljudmeddelande som spelas upp när Notetaker-boten ansluter sig till ett möte.

Samtycke via e-post före mötet (valfritt)

Administratörer kan aktivera en inställning som kräver uttryckligt samtycke från varje inbjuden deltagare innan mötet börjar. När denna inställning är aktiverad:

• Får varje inbjuden deltagare ett e-postmeddelande om samtycke i förväg.
• Om någon inbjuden deltagare inte ger sitt samtycke kommer Notetaker inte att ansluta sig till mötet. Värden kan inte lägga till Notetaker manuellt i efterhand om samtycke inte har erhållits.

Denna inställning rekommenderas för organisationer som verkar i jurisdiktioner där samtycke från alla parter krävs eller som omfattas av GDPR.

Ta bort Notetaker från ett möte

Om en deltagare motsätter sig att bli inspelad kan Notetaker tas bort på två sätt:

• Från HubSpot: mötesvärden kan ta bort Notetaker från mötet via HubSpot-inställningarna.
• Från videoplattformen: alla mötesdeltagare som har behörighet att ta bort deltagare från samtalet (t.ex. en medvärd för mötet) kan ta bort Notetaker-boten direkt från videoplattformen.

Tidsmässiga överväganden

Instruktionen till Notetaker att ansluta sig till ett möte skickas 30 minuter före den schemalagda starttiden. Ändringar av Notetaker-inställningarna som görs inom 30 minuter före ett möte kanske inte träder i kraft för det mötet. Notetaker kan dock fortfarande tas bort manuellt från ett pågående möte när som helst.

Övriga integritetsfrågor

Övervakning av anställda

Eftersom Notetaker ansluter sig till alla schemalagda möten när funktionen är aktiverad (om inte en användare väljer att avstå) kan även dina anställda och kollegor komma att spelas in. Beroende på vilken jurisdiktion du befinner dig i kan du ha en laglig skyldighet att informera anställda om att deras möten kan övervakas eller spelas in. Superadministratörer kan konfigurera vilka användare som har Notetaker aktiverat och i vilka möten det ansluter automatiskt, vilket kan underlätta efterlevnaden av regler i jurisdiktioner med specifika regler för övervakning av anställda.

Vilka uppgifter HubSpot samlar in och lagrar

Att förstå vilka uppgifter Notetaker behandlar kan hjälpa dig att uppfylla dina skyldigheter när det gäller integritet och efterlevnad.

HubSpot lagrar:

• Mötesinspelningen (ljud-/videofil), som sparas i två år i HubSpots filhanterare.
• Det färdigställda mötesprotokollet.

Notetaker drivs av Recall.ai (som verkar som HubSpots underleverantör, Hyperdoc Inc.), som spelar in mötet och tillhandahåller tidslinjedata för talarna till HubSpot. Recall raderar inspelningen från sina egna servrar sju dagar efter att mötet har avslutats. Den tidslinje över talarna som används för att koppla samman transkripttexten med talarnas namn raderas av HubSpot när denna process är avslutad.

Observera: Notetaker är inte en tjänst som omfattas av bestämmelserna om känsliga uppgifter och kan inte hantera skyddad hälsoinformation (PHI). Om du är intresserad av att hantera PHI kan du anmäla dig till Notetaker Bot för HIPAA-betaversionen.