메모 작성의 모범 사례

Notetaker를 사용하면 화상 회의 내용을 자동으로 녹화하고, 텍스트로 변환하며, 요약할 수 있습니다. Notetaker를 활용하면 CRM을 최신 상태로 유지하고, 팀의 후속 조치를 더욱 수월하게 진행할 수 있습니다. Notetaker의 작동 방식과 활용 모범 사례를 알아보세요.

참고: 이 문서는 전 세계 회의 녹화 관련 법률에 대한 포괄적인 요약도 아니며, 법률 자문도 아닙니다. 대신, 이 문서는 HubSpot의 Notetaker 사용 모범 사례를 더 잘 이해하는 데 도움이 되는 정보를 제공합니다. 법률 및 규정 준수 관점에서, 녹화 전에 동의 의무를 이해하고 회의 참가자로부터 적절한 동의를 얻는 것은 귀하의 책임입니다. HubSpot은 구체적인 규정 준수 의무에 대해 항상 법률 자문을 구할 것을 권장합니다.

Notetaker 작동 방식

Notetaker가 켜져 있으면, 예약된 회의 시간에 봇이 회의를 주최하는 화상 통화 플랫폼(예: Zoom, Google Meet 또는 Microsoft Teams)에 참여합니다. 봇은 이름이 지정된 참가자로 표시되며, 참여 시 자신의 존재를 알립니다.

회의가 끝나면 HubSpot은 관련 CRM 레코드와 연결된 통화/회의 기록을 생성합니다. 그런 다음 Notetaker는 녹화본, 대본 및 AI가 생성한 결과물(회의 요약, 실행 항목, CRM 속성 제안)을 통화/회의 기록에 추가합니다.

참고: Notetaker는 기본적으로 비활성화되어 있습니다. 이 기능을 사용하려면 슈퍼 관리자가 계정 수준에서 해당 기능을 활성화해야 합니다. 계정 수준에서 활성화되면 사용자별로 구성할 수 있습니다. Notetaker 설정에 대해 자세히 알아보세요.

노트테이커 참여 및 알림

Notetaker가 회의에 참여하면 다음 두 가지 방법으로 자신을 알립니다.

• 채팅 알림: 노트테이커는 회의에 참여할 때마다 항상 회의 채팅창에 텍스트 메시지를 게시합니다. 이 알림은 비활성화할 수 없습니다.
• 음성 알림: 기본적으로 Notetaker는 회의에 참여할 때 자신의 참여를 알리는 음성 메시지를 재생합니다. 이 알림은 Notetaker 설정에서 비활성화할 수 있습니다.

봇의 표시 이름은 기본적으로 귀하의 계정 회사 이름으로 설정됩니다(예: Sprocket Co.의 Notetaker). 이름 접두사는 Notetaker 설정에서 변경할 수 있지만, ‘Notetaker’ 부분은 고정되어 있어 변경할 수 없습니다.

Notetaker는 회의 주최자가 부여한 권한에 따라 녹화를 시작합니다. 예를 들어, 화상 회의 플랫폼에서 요청 시(Zoom의 녹화 동의 대화상자 등) ‘승인’을 클릭하거나, 화상 회의 플랫폼에 미리 설정된 권한(Google Meet 등)을 따르는 방식입니다. 회의 주최자는 Notetaker를 구성할 때 부여한 권한을 확인해야 합니다.

Notetaker 녹화에 대한 동의

참고: 이 문서는 특정 관할권을 다루고 있으나, 모든 내용을 망라한 안내서는 아닙니다. Notetaker를 사용하기 전에, 회의 참가자가 속해 있을 수 있는 관련 관할권의 녹화 관련 법률 및 규정을 충분히 숙지하시기바랍니다. 모호한 경우에는 항상 동의를 얻는 것이 모범 사례입니다.

회의 녹화 관련 법률은 관할권에 따라 다릅니다. 미국의 경우, 일부 주에서는 통화 당사자 중 한 명만 동의하면 되는 ‘일방 동의(one-party consent)’를 요구하는 반면, 다른 주에서는 모든 참가자의 동의가 필요한 ‘전원 동의(all-party consent)’를 요구합니다. 필요한 동의를 얻지 않고 회의를 녹화할 경우 법적 문제가 발생할 수 있습니다.

GDPR 및 기타 유럽 개인정보 보호 프레임워크에 따르면, 회의 녹음에는 일반적으로 유효한 법적 근거가 필요하며, 대부분의 경우 모든 참가자의 사전 동의가 필요합니다. 참가자들에게는 녹음이 시작되기 전에 거절하거나 회의를 떠날 수 있는 실질적인 기회가 주어져야 합니다.

Notetaker의 동의 메커니즘

HubSpot은 귀하의 동의 의무를 지원하기 위해 다음과 같은 기본 제공 메커니즘을 제공합니다:

봇 참여 알림 (항상 켜짐)

Notetaker는 회의에 참여할 때 항상 채팅 메시지를 통해 자신의 참여를 알립니다. 이 알림은 회의 채팅에 있는 모든 참가자에게 전송되며, 비활성화할 수 없습니다. 또한 Notetaker 봇이 회의에 참여할 때 재생되는 음성 메시지를 구성할 수도 있습니다.

회의 전 이메일 동의 (선택 사항)

관리자는 회의 시작 전에 초대된 각 참석자로부터 명시적인 동의를 요구하는 설정을 활성화할 수 있습니다. 이 설정이 활성화되면:

• 각 회의 초대 대상자에게 사전에 동의 이메일이 발송됩니다.
• 초대받은 참가자 중 누구라도 동의하지 않으면 Notetaker는 회의에 참여하지 않습니다. 동의를 얻지 못한 경우, 주최자는 사후에 Notetaker를 수동으로 추가할 수 없습니다.

이 설정은 모든 참가자의 동의가 필요한 관할권이나 GDPR이 적용되는 조직에서 권장됩니다.

회의에서 Notetaker 제거하기

참가자가 녹음에 반대하는 경우, Notetaker를 두 가지 방법으로 제거할 수 있습니다:

• HubSpot에서: 회의 주최자는 HubSpot 설정을 통해 회의에서 Notetaker를 제거할 수 있습니다.
• 화상 회의 플랫폼에서: 통화에서 참가자를 제거할 권한이 있는 회의 참가자(예: 회의 공동 주최자)는 화상 회의 플랫폼에서 직접 Notetaker 봇을 제거할 수 있습니다.

시기에 대한 고려 사항

Notetaker가 회의에 참여하도록 하는 지시는 예정된 시작 시간 30분 전에 전송됩니다. 회의 시작 30분 이내에 Notetaker 설정을 변경하더라도 해당 회의에는 적용되지 않을 수 있습니다. 그러나 진행 중인 회의에서는 언제든지 수동으로 Notetaker를 제거할 수 있습니다.

기타 개인정보 관련 사항

직원 모니터링

Notetaker는 활성화된 상태에서(사용자가 참여 거부하지 않는 한) 예약된 모든 회의에 참여하므로, 귀사의 직원 및 동료들도 녹화될 수 있습니다. 관할 지역에 따라, 회의가 모니터링되거나 녹화될 수 있음을 직원들에게 알릴 법적 의무가 있을 수 있습니다. 슈퍼 관리자는 어떤 사용자의 Notetaker를 활성화할지, 그리고 어떤 회의에 자동으로 참여할지 구성할 수 있으며, 이는 특정 직원 모니터링 규정이 있는 관할 지역에서 규정 준수를 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다.

HubSpot이 수집하고 저장하는 데이터

Notetaker가 처리하는 데이터를 이해하면 개인정보 보호 및 규정 준수 의무를 이행하는 데 도움이 됩니다.

HubSpot은 다음을 저장합니다:

• 회의 녹화본(오디오/비디오 파일)으로, HubSpot 파일 관리자에 2년간 보관됩니다.
• 완성된 회의 기록본.

Notetaker는 Recall.ai(HubSpot의 하위 처리업체인 Hyperdoc Inc.로 운영됨)를 기반으로 하며, 이 업체는 회의 녹화본을 캡처하여 HubSpot에 화자 타임라인 데이터를 제공합니다. Recall은 회의 종료 7일 후 자사 서버에서 녹화본을 삭제합니다. 대본 텍스트와 발표자 이름을 매칭하는 데 사용된 발표자 타임라인은 이 프로세스가 완료된 후 HubSpot에서 삭제됩니다.

참고: Notetaker는 민감 데이터가 적용되는 서비스가 아니며, 보호 대상 건강 정보(PHI)를 지원할 수 없습니다. PHI 처리에 관심이 있으신 경우, HIPAA 베타용 Notetaker Bot에 가입하시기바랍니다.