Migliori pratiche per chi prende appunti

Notetaker ti consente di registrare, trascrivere e riassumere automaticamente le riunioni video. Con Notetaker puoi mantenere aggiornato il tuo CRM e semplificare il follow-up per il tuo team. Scopri come funziona Notetaker e le migliori pratiche per utilizzarlo.

Nota bene: questo articolo non costituisce né una sintesi esaustiva delle normative globali in materia di registrazione delle riunioni né una consulenza legale. Fornisce invece informazioni per aiutarti a comprendere meglio le migliori pratiche per l’utilizzo di Notetaker di HubSpot. Dal punto di vista legale e della conformità, è tua responsabilità comprendere i tuoi obblighi in materia di consenso e ottenere il consenso appropriato dai partecipanti alla riunione prima della registrazione. HubSpot raccomanda sempre di rivolgersi a un consulente legale per i propri specifici obblighi di conformità.

Come funziona Notetaker

Quando Notetaker è attivato, un bot si unisce alla piattaforma di videochiamata che ospita la riunione (ad esempio, Zoom, Google Meet o Microsoft Teams) all’ora prevista per la riunione. Il bot appare come un partecipante con un nome e annuncia la propria presenza nel momento in cui si unisce alla riunione.

Al termine della riunione, HubSpot genera un record della chiamata/riunione associato ai record CRM pertinenti. Notetaker aggiunge quindi la registrazione, la trascrizione e i risultati generati dall’IA (riepilogo della riunione, azioni da intraprendere e suggerimenti sulle proprietà CRM) al record della chiamata/riunione.

Nota: Notetaker è disattivato per impostazione predefinita. Un superamministratore deve attivare la funzionalità a livello di account prima che possa essere utilizzata. Una volta attivata a livello di account, può essere configurata per singolo utente. Scopri di più su come configurare Notetaker.

Presenza e annuncio di Notetaker

Quando Notetaker si unisce a una riunione, si identifica in due modi:

• Notifica nella chat: Notetaker invia sempre un messaggio scritto nella chat della riunione quando si unisce. Questa notifica non può essere disattivata.
• Annuncio audio: per impostazione predefinita, Notetaker riproduce un messaggio audio che annuncia la sua presenza quando si unisce alla riunione. Questo annuncio può essere disattivato nelle impostazioni di Notetaker.

Il nome visualizzato del bot è impostato di default sul nome della tua azienda (ad es. Notetaker di Sprocket Co.). Il prefisso del nome può essere modificato nelle impostazioni di Notetaker, ma la parte “Notetaker” è fissa e non può essere modificata.

Notetaker avvia la registrazione in base alle autorizzazioni concesse dall’organizzatore della riunione. Ad esempio, facendo clic su “Approva” quando richiesto dalla piattaforma video (come nella finestra di dialogo di consenso alla registrazione di Zoom) o seguendo le autorizzazioni preconfigurate nella propria piattaforma video (come in Google Meet). Gli organizzatori delle riunioni dovrebbero verificare le autorizzazioni concesse durante la configurazione di Notetaker.

Consenso alle registrazioni di Notetaker

Nota bene: sebbene questo articolo metta in evidenza alcune giurisdizioni, non costituisce una guida esaustiva. Prima di utilizzare Notetaker, assicurati di avere una comprensione completa delle leggi e delle normative in materia di registrazione nelle giurisdizioni pertinenti in cui potrebbero trovarsi i partecipanti alla riunione. Come buona pratica, in caso di dubbio ottieni sempre il consenso.

Le leggi sulla registrazione delle riunioni variano a seconda della giurisdizione. Negli Stati Uniti, alcuni stati richiedono il consenso di una sola delle parti coinvolte nella chiamata (“consenso di una sola parte”), mentre altri richiedono il consenso di tutti i partecipanti (“consenso di tutte le parti”). La registrazione di una riunione senza il consenso richiesto può comportare conseguenze legali.

Ai sensi del GDPR e di altri quadri normativi europei in materia di privacy, la registrazione di una riunione richiede generalmente una base giuridica valida e, nella maggior parte dei casi, il consenso informato di tutti i partecipanti. Ai partecipanti dovrebbe essere data un’opportunità concreta di rifiutare la registrazione o di abbandonare la riunione prima che la registrazione abbia inizio.

Meccanismi di consenso in Notetaker

HubSpot mette a disposizione i seguenti meccanismi integrati per supportare i tuoi obblighi in materia di consenso:

Notifica della presenza del bot (sempre attiva)

Notetaker annuncia sempre la propria presenza tramite un messaggio di chat quando si unisce a una riunione. Questa notifica viene inviata a tutti i partecipanti nella chat della riunione e non può essere disattivata. È inoltre possibile configurare il messaggio audio che viene riprodotto quando il bot Notetaker si unisce a una riunione.

Consenso via e-mail prima della riunione (opzionale)

Gli amministratori possono attivare un'impostazione che richiede il consenso esplicito di ciascun partecipante invitato prima dell'inizio della riunione. Quando questa impostazione è attiva:

• Ogni invitato alla riunione riceve in anticipo un'e-mail di consenso.
• Se un invitato non acconsente, Notetaker non si unirà alla riunione. L’organizzatore non può aggiungere manualmente Notetaker a posteriori se il consenso non è stato ottenuto.

Questa impostazione è consigliata per le organizzazioni che operano in giurisdizioni in cui è richiesto il consenso di tutte le parti o soggette al GDPR.

Rimozione di Notetaker da una riunione

Se un partecipante si oppone alla registrazione, è possibile rimuovere Notetaker in due modi:

• Da HubSpot: l’organizzatore della riunione può rimuovere Notetaker dalla riunione tramite le impostazioni di HubSpot.
• Dalla piattaforma video: qualsiasi partecipante alla riunione con l’autorizzazione a rimuovere partecipanti dalla chiamata (ad esempio, un co-organizzatore della riunione) può rimuovere il bot Notetaker direttamente dalla piattaforma video.

Considerazioni sui tempi

L’istruzione per Notetaker di partecipare a una riunione viene inviata 30 minuti prima dell’orario di inizio previsto. Le modifiche alle impostazioni di Notetaker apportate entro 30 minuti dall’inizio di una riunione potrebbero non avere effetto per quella riunione. Tuttavia, Notetaker può comunque essere rimosso manualmente da una riunione in corso in qualsiasi momento.

Altre questioni relative alla privacy

Monitoraggio dei dipendenti

Poiché Notetaker partecipa a tutte le riunioni programmate quando è attivato (a meno che un utente non disattivi questa opzione), anche i vostri dipendenti e colleghi potrebbero essere registrati. A seconda della giurisdizione di riferimento, potrebbero sussistere obblighi legali di informare i dipendenti che le loro riunioni potrebbero essere monitorate o registrate. I Super Amministratori possono configurare quali utenti abbiano Notetaker attivato e in quali riunioni si colleghi automaticamente, il che può aiutare a gestire la conformità nelle giurisdizioni con norme specifiche in materia di monitoraggio dei dipendenti.

Quali dati raccoglie e archivia HubSpot

Comprendere quali dati vengono trattati da Notetaker può aiutarti ad adempiere ai tuoi obblighi in materia di privacy e conformità.

HubSpot archivia:

• La registrazione della riunione (file audio/video), conservata per due anni nel file manager di HubSpot.
• La trascrizione completa della riunione.

Notetaker è gestito da Recall.ai (che opera in qualità di sub-responsabile del trattamento di HubSpot, Hyperdoc Inc.), il quale acquisisce la registrazione della riunione e fornisce a HubSpot i dati relativi alla cronologia degli oratori. Recall elimina la registrazione dai propri server sette giorni dopo la conclusione della riunione. La cronologia degli oratori, utilizzata per allineare il testo della trascrizione ai nomi degli oratori, viene eliminata da HubSpot al termine di questo processo.

Nota bene: Notetaker non è un servizio che tratta dati sensibili e non supporta le informazioni sanitarie protette (PHI). Se sei interessato alla gestione delle PHI, iscriviti al Notetaker Bot per la versione beta conforme all’HIPAA.