Muistiinpanojen tekemisen parhaat käytännöt

Notetakerin avulla voit tallentaa, transkriboida ja tiivistää videokokouksia automaattisesti. Notetakerin avulla voit pitää CRM-järjestelmäsi ajan tasalla ja helpottaa tiimisi seurantatyötä. Tutustu Notetakerin toimintaan ja sen käytön parhaimpiin käytäntöihin.

Huomaa: tämä artikkeli ei ole kattava yhteenveto kokousten tallentamista koskevista maailmanlaajuisista laeista eikä oikeudellista neuvontaa. Sen sijaan se tarjoaa tietoa, jonka avulla voit paremmin ymmärtää HubSpotin Notetakerin käytön parhaita käytäntöjä. Oikeudellisesta ja säännösten noudattamisen näkökulmasta on sinun vastuullasi ymmärtää suostumusvelvoitteesi ja hankkia kokouksen osallistujilta asianmukainen suostumus ennen tallennusta. HubSpot suosittelee aina, että pyydät oikeudellista neuvontaa omien säännösten noudattamisvelvoitteidesi osalta.

Miten Notetaker toimii

Kun Notetaker on kytketty päälle, botti liittyy kokousta isännöivään videopuhelualustaan (esim. Zoom, Google Meet tai Microsoft Teams) sovittuna kokousaikana. Botti näkyy nimettynä osallistujana ja ilmoittaa läsnäolostaan liittyessään kokoukseen.

Kokouksen jälkeen HubSpot luo puhelu- tai kokousmerkinnän, joka liitetään asiaankuuluviin CRM-tietueisiin. Notetaker lisää sitten tallenteen, transkriptin ja tekoälyn tuottamat tulokset (kokouksen yhteenveto, toimenpiteet ja CRM-ominaisuuksien ehdotukset) puhelu- tai kokousmerkintään.

Huomaa: Notetaker on oletusarvoisesti pois käytöstä. Superjärjestelmänvalvojan on otettava ominaisuus käyttöön tilitasolla, ennen kuin sitä voidaan käyttää. Kun ominaisuus on otettu käyttöön tilitasolla, se voidaan määrittää käyttäjäkohtaisesti. Lue lisää Notetakerin määrittämisestä.

Notetakerin läsnäolo ja ilmoitus

Kun Notetaker liittyy kokoukseen, se ilmoittaa läsnäolostaan kahdella tavalla:

• Chat-ilmoitus: Notetaker lähettää aina kirjallisen viestin kokouksen chattiin liittyessään. Tätä ilmoitusta ei voi poistaa käytöstä.
• Äänitiedote: Oletusarvoisesti Notetaker toistaa ääniviestin, jossa se ilmoittaa läsnäolostaan liittyessään kokoukseen. Tämä ilmoitus voidaan poistaa käytöstä Notetakerin asetuksissa.

Botille näkyvä nimi on oletuksena tilisi yrityksen nimi (esim. Sprocket Co.:n Notetaker). Nimen etuliitettä voi muuttaa Notetakerin asetuksissa, mutta Notetaker-osa on kiinteä eikä sitä voi muuttaa.

Notetaker aloittaa tallennuksen kokouksen isännän myöntämien käyttöoikeuksien perusteella. Tämä tapahtuu esimerkiksi napsauttamalla Hyväksy, kun videopalvelu pyytää sitä (kuten Zoomin tallennuslupaa koskevassa valintaikkunassa), tai noudattamalla videopalvelussasi ennalta määritettyjä käyttöoikeuksia (kuten Google Meetissä). Kokouksen isäntien tulisi tarkistaa myöntämänsä käyttöoikeudet, kun he määrittävät Notetakerin asetuksia.

Suostumus Notetaker-tallenteisiin

Huomaa: vaikka tässä artikkelissa käsitellään tiettyjä lainkäyttöalueita, se ei ole kattava opas. Ennen Notetakerin käyttöä varmista, että ymmärrät perusteellisesti tallennusta koskevat lait ja määräykset niillä lainkäyttöalueilla, joilla kokouksen osallistujat saattavat olla. Hyvänä käytäntönä on aina pyytää suostumus, jos olet epävarma.

Kokousten tallennusta koskevat lait vaihtelevat lainkäyttöalueittain. Yhdysvalloissa joissakin osavaltioissa vaaditaan suostumusta vain yhdeltä puhelun osapuolelta (”yhden osapuolen suostumus”), kun taas toisissa osavaltioissa vaaditaan suostumusta kaikilta osallistujilta (”kaikkien osapuolten suostumus”). Kokouksen tallentaminen ilman vaadittua suostumusta voi aiheuttaa oikeudellisia seuraamuksia.

GDPR:n ja muiden eurooppalaisten tietosuojasäädösten mukaan kokouksen tallentaminen edellyttää yleensä pätevää oikeusperustaa ja useimmissa tapauksissa kaikkien osallistujien tietoon perustuvaa suostumusta. Osallistujille tulisi antaa todellinen mahdollisuus kieltäytyä tai poistua kokouksesta ennen tallennuksen aloittamista.

Suostumusmekanismit Notetakerissa

HubSpot tarjoaa seuraavat sisäänrakennetut mekanismit suostumusvelvoitteiden täyttämisen tueksi:

Ilmoitus botin läsnäolosta (aina päällä)

Notetaker ilmoittaa aina läsnäolostaan chat-viestillä liittyessään kokoukseen. Tämä ilmoitus lähetetään kaikille kokouksen chat-osallistujille, eikä sitä voi poistaa käytöstä. Voit myös määrittää ääniviestin, joka toistetaan, kun Notetaker-botti liittyy kokoukseen.

Suostumus sähköpostitse ennen kokousta (valinnainen)

Järjestelmänvalvojat voivat ottaa käyttöön asetuksen, joka edellyttää jokaiselta kutsutulta osallistujalta nimenomaista suostumusta ennen kokouksen alkua. Kun tämä asetus on käytössä:

• Jokainen kokoukseen kutsuttu saa etukäteen suostumusta koskevan sähköpostiviestin.
• Jos joku kutsuttu ei anna suostumustaan, Notetaker ei liity kokoukseen. Kokouksen järjestäjä ei voi lisätä Notetakeria manuaalisesti jälkikäteen, jos suostumusta ei ole saatu.

Tätä asetusta suositellaan organisaatioille, jotka toimivat alueilla, joilla vaaditaan kaikkien osapuolten suostumusta, tai GDPR:n alaisina.

Notetakerin poistaminen kokouksesta

Jos osallistuja vastustaa tallennusta, Notetaker voidaan poistaa kahdella tavalla:

• HubSpotista: kokouksen järjestäjä voi poistaa Notetakerin kokouksesta HubSpot-asetusten kautta.
• Videopalvelusta: kuka tahansa kokouksen osallistuja, jolla on oikeus poistaa osallistujia puhelusta (esim. kokouksen apujärjestäjä), voi poistaa Notetaker-botin suoraan videopalvelusta.

Aikatauluun liittyvät seikat

Notetakerille lähetetään ohjeet kokoukseen liittymisestä 30 minuuttia ennen kokouksen suunniteltua alkamisaikaa. Notetakerin asetuksiin 30 minuutin sisällä kokouksesta tehdyt muutokset eivät välttämättä tule voimaan kyseisessä kokouksessa. Notetaker voidaan kuitenkin poistaa manuaalisesti aktiivisesta kokouksesta milloin tahansa.

Muut tietosuojaan liittyvät seikat

Työntekijöiden seuranta

Koska Notetaker liittyy kaikkiin aikataulun mukaisiin kokouksiin, kun se on kytketty päälle (ellei käyttäjä kieltäydy siitä), myös työntekijöitäsi ja kollegoitasi saatetaan tallentaa. Lainsäädännöstä riippuen sinulla voi olla lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa työntekijöille, että heidän kokouksiaan saatetaan valvoa tai tallentaa. Superjärjestelmänvalvojat voivat määrittää, millä käyttäjillä Notetaker on käytössä ja mihin kokouksiin se liittyy automaattisesti, mikä voi auttaa sääntöjen noudattamisen hallinnassa lainkäyttöalueilla, joilla on erityisiä työntekijöiden valvontaa koskevia sääntöjä.

Mitä tietoja HubSpot kerää ja tallentaa

Notetakerin käsittelemien tietojen ymmärtäminen voi auttaa sinua täyttämään tietosuoja- ja sääntöjen noudattamista koskevat velvoitteesi.

HubSpot tallentaa:

• Kokouksen tallenteen (ääni-/videotiedoston), jota säilytetään kaksi vuotta HubSpotin tiedostonhallinnassa.
• Valmiin kokoustranskriptin.

Notetaker-palvelun taustalla toimii Recall.ai (joka toimii HubSpotin alihankkijana, Hyperdoc Inc.), joka tallentaa kokouksen äänitallenteen ja toimittaa puhujien aikajanatiedot HubSpotille. Recall poistaa äänitallenteen omilta palvelimiltaan seitsemän päivää kokouksen päättymisen jälkeen. HubSpot hävittää puhuja-aikajanan, jota käytetään transkriptin tekstin ja puhujien nimien yhteensovittamiseen, tämän prosessin päätyttyä.

Huomaa: Notetaker ei ole arkaluonteisia tietoja käsittelevä palvelu, eikä se tue suojattuja terveystietoja (PHI). Jos olet kiinnostunut käsittelemään suojattuja terveystietoja, liity Notetaker Bot for HIPAA -betaohjelmaan.