Gode råd til notatskrivere

Med Notetaker kan du automatisk optage, transskribere og sammenfatte videomøder. Med Notetaker kan du holde dit CRM-system opdateret og gøre opfølgningen nemmere for dit team. Lær, hvordan Notetaker fungerer, og få tips til, hvordan du bedst udnytter Notetaker.

Bemærk: Denne artikel er hverken en udtømmende oversigt over globale love om mødeoptagelse eller juridisk rådgivning. I stedet giver den information, der kan hjælpe dig med bedre at forstå de bedste fremgangsmåder for brug af HubSpots Notetaker. Set ud fra et juridisk og compliance-mæssigt synspunkt er det dit ansvar at forstå dine forpligtelser vedrørende samtykke og indhente behørigt samtykke fra mødedeltagerne, inden du optager. HubSpot anbefaler altid, at du søger juridisk rådgivning vedrørende dine specifikke compliance-forpligtelser.

Sådan fungerer Notetaker

Når Notetaker er aktiveret, tilslutter en bot sig den videokonferenceplatform, hvor mødet afholdes (f.eks. Zoom, Google Meet eller Microsoft Teams), på det planlagte mødetidspunkt. Botten vises som en navngiven deltager og meddeler sin tilstedeværelse, når den tilslutter sig.

Efter mødet genererer HubSpot en opkalds-/mødepost, der er knyttet til de relevante CRM-poster. Notetaker tilføjer derefter optagelsen, transskriptionen og de AI-genererede resultater (mødesammendrag, handlingspunkter og forslag til CRM-egenskaber) til opkalds-/mødeposten.

Bemærk: Notetaker er som standard slået fra. En superadministrator skal aktivere funktionen på kontoniveau, før den kan bruges. Når den er aktiveret på kontoniveau, kan den konfigureres for den enkelte bruger. Få mere at vide om opsætning af Notetaker.

Notetakers tilstedeværelse og meddelelse

Når Notetaker deltager i et møde, identificerer den sig på to måder:

• Chatmeddelelse: Notetaker sender altid en skriftlig besked i mødechatten, når den deltager. Denne meddelelse kan ikke slås fra.
• Lydmeddelelse: Som standard afspiller Notetaker en lydbesked, der meddeler dets tilstedeværelse, når det deltager. Denne meddelelse kan slås fra i Notetaker-indstillingerne.

Botens visningsnavn er som standard dit kontos firmanavn (f.eks. Sprocket Co.'s Notetaker). Navnepræfikset kan ændres i Notetaker-indstillingerne, men " Notetaker" -delen er fast og kan ikke ændres.

Notetaker starter optagelsen på baggrund af de tilladelser, som mødeværten har givet. Det kan f.eks. ske ved at klikke på "Godkend", når videoplatformen beder om det (f.eks. i Zooms dialogboks om samtykke til optagelse), eller ved at følge de forudkonfigurerede tilladelser i din videoplatform (f.eks. i Google Meet). Mødeværter bør gennemgå de tilladelser, de har givet, når de konfigurerer Notetaker.

Samtykke til Notetaker-optagelser

Bemærk: Selvom denne artikel fremhæver visse jurisdiktioner, er den ikke en udtømmende vejledning. Før du bruger Notetaker, skal du sikre dig, at du har en omfattende forståelse af love og regler for optagelse i de relevante jurisdiktioner, hvor dine mødedeltagere måtte befinde sig. Som en god praksis bør du altid indhente samtykke, når du er i tvivl.

Lovgivningen om mødeoptagelser varierer fra jurisdiktion til jurisdiktion. I USA kræver nogle delstater kun samtykke fra én af parterne i samtalen ("samtykke fra én part"), mens andre kræver samtykke fra alle deltagere ("samtykke fra alle parter"). Optagelse af et møde uden det krævede samtykke kan have juridiske konsekvenser.

I henhold til GDPR og andre europæiske rammer for databeskyttelse kræver optagelse af et møde generelt et gyldigt retsgrundlag og i de fleste tilfælde informeret samtykke fra alle deltagere. Deltagerne bør gives en reel mulighed for at afvise eller forlade mødet, inden optagelsen påbegyndes.

Samtykkemekanismer i Notetaker

HubSpot tilbyder følgende indbyggede mekanismer til at understøtte dine forpligtelser vedrørende samtykke:

Meddelelse om botens tilstedeværelse (altid aktiveret)

Notetaker meddeler altid sin tilstedeværelse via en chatbesked, når den deltager i et møde. Denne meddelelse sendes til alle deltagere i mødets chat og kan ikke slås fra. Du kan også konfigurere den lydbesked, der afspilles, når Notetaker-botten deltager i et møde.

Samtykke via e-mail før mødet (valgfrit)

Administratorer kan aktivere en indstilling, der kræver udtrykkeligt samtykke fra hver enkelt inviteret deltager, inden mødet begynder. Når denne indstilling er aktiveret:

• Modtager hver inviteret deltager en e-mail om samtykke på forhånd.
• Hvis en inviteret deltager ikke giver sit samtykke, vil Notetaker ikke deltage i mødet. Værten kan ikke manuelt tilføje Notetaker efterfølgende, hvis der ikke er indhentet samtykke.

Denne indstilling anbefales til organisationer, der opererer i jurisdiktioner, hvor der kræves samtykke fra alle parter, eller som er underlagt GDPR.

Fjernelse af Notetaker fra et møde

Hvis en deltager gør indsigelse mod at blive optaget, kan Notetaker fjernes på to måder:

• Fra HubSpot: Mødeværten kan fjerne Notetaker fra mødet via HubSpot-indstillingerne.
• Fra videoplatformen: Enhver mødedeltager med tilladelse til at fjerne deltagere fra opkaldet (f.eks. en medvært) kan fjerne Notetaker-botten direkte fra videoplatformen.

Overvejelser vedrørende timing

Instruktionen til Notetaker om at deltage i et møde sendes 30 minutter før den planlagte starttid. Ændringer af Notetaker-indstillinger, der foretages inden for 30 minutter før et møde, træder muligvis ikke i kraft for det pågældende møde. Notetaker kan dog stadig fjernes manuelt fra et aktivt møde når som helst.

Andre bekymringer vedrørende privatliv

Overvågning af medarbejdere

Da Notetaker deltager i alle planlagte møder, når den er aktiveret (medmindre en bruger fravælger det), kan dine medarbejdere og kolleger også blive optaget. Afhængigt af din jurisdiktion kan du have en juridisk forpligtelse til at informere medarbejderne om, at deres møder kan blive overvåget eller optaget. Superadministratorer kan konfigurere, hvilke brugere der har Notetaker aktiveret, og hvor det automatisk deltager i møder, hvilket kan hjælpe med at sikre overholdelse af regler i jurisdiktioner med specifikke regler for overvågning af medarbejdere.

Hvilke data HubSpot indsamler og opbevarer

At forstå, hvilke data Notetaker behandler, kan hjælpe dig med at opfylde dine forpligtelser vedrørende privatliv og overholdelse af lovgivningen.

HubSpot gemmer:

• Mødeoptagelsen (lyd-/videofil), der opbevares i to år i HubSpots filhåndtering.
• Den færdige mødetranskription.

Notetaker drives af Recall.ai (der fungerer som HubSpots underdatabehandler, Hyperdoc Inc.), som indsamler mødeoptagelsen og leverer data om talernes tidslinje til HubSpot. Recall sletter optagelsen fra sine egne servere syv dage efter mødet er afsluttet. Den tidslinje for talerne, der bruges til at sammenkæde transskriptionsteksten med talernes navne, slettes af HubSpot, når denne proces er afsluttet.

Bemærk: Notetaker er ikke en tjeneste, der omfatter følsomme data, og kan ikke håndtere beskyttede sundhedsoplysninger (PHI). Hvis du er interesseret i at håndtere PHI, skal du tilmelde dig Notetaker Bot til HIPAA-beta.