笔记记录的最佳实践

Notetaker允许您自动录制、转录和总结视频会议内容。借助 Notetaker，您可以保持 CRM 系统的实时更新，并让团队更轻松地进行后续跟进。了解 Notetaker 的工作原理以及使用 Notetaker 的最佳实践。

请注意：本文既不是对全球会议录制法律的详尽总结，也不是法律建议。 本文旨在提供信息，帮助您更好地了解使用 HubSpot Notetaker 的最佳实践。从法律和合规角度来看，您有责任了解自身的同意义务，并在录制前从会议参与者处获得适当的同意。HubSpot 始终建议您就具体的合规义务咨询法律顾问。

“笔记记录器”的工作原理

启用“笔记记录器”后，在预定的会议时间，一个机器人会加入举办会议的视频通话平台（例如 Zoom、Google Meet 或 Microsoft Teams）。该机器人将以命名参与者的身份出现，并在加入时宣布其加入。

会议结束后，HubSpot 会生成与相关 CRM 记录关联的通话/会议记录。随后，“笔记记录器”会将录音、文字记录以及 AI 生成的输出内容（会议摘要、待办事项和 CRM 属性建议）添加到该通话/会议记录中。

请注意：Notetaker 默认处于关闭状态。必须由超级管理员在账户级别启用该功能后，才能使用。在账户级别启用后，可针对每位用户进行配置。了解有关设置 Notetaker 的更多信息。

“笔记助手”在线状态与公告

当“笔记助手”加入会议时，它会通过以下两种方式进行身份识别：

• 聊天通知：Notetaker 加入会议时，会始终在会议聊天中发布一条文字消息。此通知无法关闭。
• 语音提示：默认情况下，Notetaker 加入会议时会播放语音消息，宣布其已加入。此提示可在 Notetaker 设置中关闭。

该机器人的显示名称默认为您账户的公司名称（例如，“Sprocket Co. 的 Notetaker”）。名称前缀可在 Notetaker 设置中更改，但“Notetaker”这一部分是固定的，无法更改。

Notetaker 会根据会议主持人授予的权限开始录制。例如，在视频平台提示时点击“批准”（如 Zoom 的录制同意对话框），或遵循视频平台中预配置的权限（如 Google Meet）。会议主持人应在配置 Notetaker 时审查其授予的权限。

Notetaker 录制的同意要求

请注意：虽然本文重点介绍了某些司法管辖区，但并非详尽指南。在使用 Notetaker 之前，请确保您全面了解会议参与者可能所在的相关司法管辖区的录音法律法规。作为最佳实践，如有疑问，请务必征得同意。

会议录制法律因司法管辖区而异。在美国，部分州仅要求通话中一方的同意（“单方同意”），而其他州则要求所有参与者的同意（“全员同意”）。在未获得必要同意的情况下录制会议可能会产生法律后果。

根据《通用数据保护条例》（GDPR）及其他欧洲隐私框架，会议录音通常需要具备有效的法律依据，并且在大多数情况下，还需获得所有参与者的知情同意。在开始录音前，应给予参与者充分的机会选择拒绝录音或退出会议。

Notetaker 中的同意机制

HubSpot 提供了以下内置机制来支持您履行同意义务：

机器人在线通知（始终开启）

Notetaker 在加入会议时，会通过聊天消息始终宣布其存在。该通知将发送至会议聊天中的所有参与者，且无法关闭。您还可以配置 Notetaker 机器人加入会议时播放的语音消息。

会前电子邮件同意（可选）

管理员可以开启一项设置，要求在会议开始前获得每位受邀与会者的明确同意。当此设置开启时：

• 每位会议受邀者都会提前收到一封同意邮件。
• 如果任何受邀者未表示同意，Notetaker 将不会加入会议。如果未获得同意，主持人无法在会后手动添加 Notetaker。

建议在实行“全体当事人同意”原则的司法管辖区或受《通用数据保护条例》（GDPR）约束的组织中启用此设置。

从会议中移除“记录员”

如果参与者反对被录音，可以通过以下两种方式移除 Notetaker：

• 通过 HubSpot：会议主持人可通过 HubSpot 设置将 Notetaker 从会议中移除。
• 通过视频平台：任何有权从通话中移除参与者的会议参与者（例如会议联合主持人）均可直接从视频平台移除“Notetaker”机器人。

时间安排注意事项

“笔记助手”加入会议的指令会在预定开始时间前 30 分钟发送。在会议开始前 30 分钟内对“笔记助手”设置所做的更改，可能不会对该次会议生效。不过，仍可随时从正在进行的会议中手动移除“笔记助手”。

其他隐私问题

员工监控

由于“笔记助手”在开启状态下会加入所有已安排的会议（除非用户选择退出），您的员工和同事也可能被录入其中。 根据您所在司法管辖区的规定，您可能负有法律义务，需告知员工其会议可能会被监控或录制。超级管理员可以配置哪些用户的“Notetaker”处于开启状态，以及它会在何处自动加入会议，这有助于在设有特定员工监控规则的司法管辖区管理合规性。

HubSpot 收集和存储的数据

了解 Notetaker 处理的数据内容，有助于您履行隐私和合规义务。

HubSpot 存储：

• 会议录音（音频/视频文件），在 HubSpot 文件管理器中保留两年。
• 已完成的会议文字记录。

Notetaker 由 Recall.ai（作为 HubSpot 的次级处理商 Hyperdoc Inc. 运营）提供技术支持，该服务负责捕获会议录音并向 HubSpot 提供发言者时间线数据。会议结束后七天，Recall 会将其服务器上的录音彻底清除。 用于将文字记录与发言者姓名进行匹配的发言者时间线，将在该流程完成后由 HubSpot 删除。

请注意：Notetaker 并非受“敏感数据”政策保护的服务，且不支持受保护的健康信息（PHI）。如果您有处理 PHI 的需求，请选择加入Notetaker Bot for HIPAA测试版。