Aanbevolen werkwijzen voor het maken van aantekeningen

Met Notetaker kunt u videovergaderingen automatisch opnemen, uitschrijven en samenvatten. Met Notetaker houdt u uw CRM up-to-date en maakt u de opvolging voor uw team eenvoudiger. Ontdek hoe Notetaker werkt en wat de beste werkwijzen zijn voor het gebruik van Notetaker.

Let op: dit artikel is geen uitputtende samenvatting van wereldwijde wetgeving inzake het opnemen van vergaderingen, noch juridisch advies. Het biedt in plaats daarvan informatie om je te helpen de beste werkwijzen voor het gebruik van HubSpot’s Notetaker beter te begrijpen. Vanuit juridisch en nalevingsperspectief is het jouw verantwoordelijkheid om je toestemmingsverplichtingen te begrijpen en de juiste toestemming van de deelnemers aan de vergadering te verkrijgen voordat je begint met opnemen. HubSpot raadt je altijd aan juridisch advies in te winnen over jouw specifieke nalevingsverplichtingen.

Hoe Notetaker werkt

Wanneer Notetaker is ingeschakeld, voegt een bot zich op het geplande tijdstip van de vergadering toe aan het platform voor videogesprekken waarop de vergadering plaatsvindt (bijvoorbeeld Zoom, Google Meet of Microsoft Teams). De bot verschijnt als een deelnemer met een naam en kondigt zijn aanwezigheid aan op het moment dat hij zich aansluit.

Na de vergadering genereert HubSpot een gespreks-/vergaderrapport dat is gekoppeld aan de relevante CRM-records. Notetaker voegt vervolgens de opname, het transcript en de door AI gegenereerde output (vergaderverslag, actiepunten en suggesties voor CRM-eigenschappen) toe aan het gespreks-/vergaderrapport.

Let op: Notetaker is standaard uitgeschakeld. Een superbeheerder moet de functie op accountniveau inschakelen voordat deze kan worden gebruikt. Zodra de functie op accountniveau is ingeschakeld, kan deze per gebruiker worden geconfigureerd. Lees meer over het instellen van Notetaker.

Aanwezigheid en aankondiging van Notetaker

Wanneer Notetaker deelneemt aan een vergadering, maakt het zich op twee manieren bekend:

• Chatmelding: Notetaker plaatst altijd een geschreven bericht in de vergaderchat wanneer het deelneemt. Deze melding kan niet worden uitgeschakeld.
• Audio-aankondiging: standaard speelt Notetaker een audiobericht af waarin zijn aanwezigheid wordt aangekondigd wanneer het deelneemt. Deze aankondiging kan worden uitgeschakeld in de instellingen van Notetaker.

De weergavenaam van de bot is standaard de bedrijfsnaam van je account (bijv. Notetaker van Sprocket Co.). Het voorvoegsel van de naam kan worden gewijzigd in de instellingen van Notetaker, maar het gedeelte ‘Notetaker’ staat vast en kan niet worden gewijzigd.

Notetaker begint met opnemen op basis van de toegestane rechten van de vergaderleider. Dit gebeurt bijvoorbeeld door op ‘Goedkeuren’ te klikken wanneer het videoplatform hierom vraagt (zoals in het dialoogvenster voor opnametoestemming van Zoom) of door vooraf geconfigureerde rechten in uw videoplatform te volgen (zoals in Google Meet). Vergaderleiders dienen de door hen toegekende rechten te controleren bij het configureren van Notetaker.

Toestemming voor opnames met Notetaker

Let op: hoewel dit artikel bepaalde rechtsgebieden belicht, is het geen uitputtende gids. Zorg ervoor dat u, voordat u Notetaker gebruikt, een grondig inzicht hebt in de wet- en regelgeving inzake opnames in de relevante rechtsgebieden waar uw vergaderdeelnemers zich mogelijk bevinden. Vraag bij twijfel altijd toestemming; dit wordt als beste praktijk beschouwd.

De wetgeving inzake het opnemen van vergaderingen verschilt per rechtsgebied. In de Verenigde Staten vereisen sommige staten toestemming van slechts één deelnemer aan het gesprek („toestemming van één partij“), terwijl andere staten toestemming van alle deelnemers vereisen („toestemming van alle partijen“). Het opnemen van een vergadering zonder de vereiste toestemming kan juridische gevolgen hebben.

Op grond van de AVG en andere Europese privacyregelingen is voor het opnemen van een vergadering over het algemeen een geldige rechtsgrondslag vereist en, in de meeste gevallen, de geïnformeerde toestemming van alle deelnemers. Deelnemers moeten een reële kans krijgen om de vergadering te weigeren of te verlaten voordat de opname begint.

Toestemmingsmechanismen in Notetaker

HubSpot biedt de volgende ingebouwde mechanismen om u te helpen bij het nakomen van uw toestemmingsverplichtingen:

Melding van de aanwezigheid van de bot (altijd ingeschakeld)

Notetaker maakt altijd via een chatbericht bekend dat hij aanwezig is wanneer hij aan een vergadering deelneemt. Deze melding wordt naar alle deelnemers in de vergaderchat gestuurd en kan niet worden uitgeschakeld. Je kunt ook het audiobericht configureren dat wordt afgespeeld wanneer de Notetaker-bot aan een vergadering deelneemt.

Toestemming via e-mail vóór de vergadering (optioneel)

Beheerders kunnen een instelling inschakelen die vereist dat elke uitgenodigde deelnemer uitdrukkelijk toestemming geeft voordat de vergadering begint. Wanneer deze instelling is ingeschakeld:

• Ontvangt elke uitgenodigde deelnemer vooraf een e-mail waarin om toestemming wordt gevraagd.
• Als een uitgenodigde geen toestemming geeft, zal Notetaker niet deelnemen aan de vergadering. De gastheer kan Notetaker achteraf niet handmatig toevoegen als er geen toestemming is verkregen.

Deze instelling wordt aanbevolen voor organisaties die actief zijn in rechtsgebieden waar toestemming van alle partijen vereist is of die onder de AVG vallen.

Notetaker uit een vergadering verwijderen

Als een deelnemer bezwaar maakt tegen het worden opgenomen, kan Notetaker op twee manieren worden verwijderd:

• Vanuit HubSpot: de vergaderorganisator kan Notetaker via de HubSpot-instellingen uit de vergadering verwijderen.
• Via het videoplatform: elke deelnemer aan de vergadering met toestemming om deelnemers uit het gesprek te verwijderen (bijvoorbeeld een mede-organisator van de vergadering) kan de Notetaker-bot rechtstreeks via het videoplatform verwijderen.

Overwegingen met betrekking tot de timing

De instructie voor Notetaker om deel te nemen aan een vergadering wordt 30 minuten voor de geplande starttijd verzonden. Wijzigingen in de Notetaker-instellingen die binnen 30 minuten voor aanvang van een vergadering worden aangebracht, worden mogelijk niet van kracht voor die vergadering. Notetaker kan echter op elk moment handmatig uit een actieve vergadering worden verwijderd.

Andere privacykwesties

Toezicht op medewerkers

Omdat Notetaker deelneemt aan alle geplande vergaderingen wanneer deze is ingeschakeld (tenzij een gebruiker zich afmeldt), kunnen uw medewerkers en collega’s mogelijk ook worden opgenomen. Afhankelijk van de wetgeving in uw rechtsgebied kunt u wettelijk verplicht zijn om medewerkers te informeren dat hun vergaderingen mogelijk worden gecontroleerd of opgenomen. Superbeheerders kunnen instellen voor welke gebruikers Notetaker is ingeschakeld en bij welke vergaderingen het automatisch deelneemt. Dit kan helpen bij het naleven van de regelgeving in rechtsgebieden met specifieke regels voor het monitoren van medewerkers.

Welke gegevens HubSpot verzamelt en opslaat

Als u weet welke gegevens Notetaker verwerkt, kunt u beter aan uw privacy- en nalevingsverplichtingen voldoen.

HubSpot bewaart:

• De opname van de vergadering (audio-/videobestand), die twee jaar wordt bewaard in de bestandsbeheerder van HubSpot.
• Het voltooide transcript van de vergadering.

Notetaker wordt aangedreven door Recall.ai (dat opereert als HubSpot's subverwerker, Hyperdoc Inc.), dat de opname van de vergadering vastlegt en gegevens over de sprekerslijn aan HubSpot verstrekt. Recall verwijdert de opname zeven dagen na afloop van de vergadering van zijn eigen servers. De tijdlijn van de sprekers die wordt gebruikt om de transcripttekst aan de namen van de sprekers te koppelen, wordt door HubSpot verwijderd nadat dit proces is voltooid.

Let op: Notetaker is geen dienst die onder de regelgeving voor gevoelige gegevens valt en ondersteunt geen beschermde gezondheidsinformatie (PHI). Als u geïnteresseerd bent in het verwerken van PHI, meld u dan aan voor de Notetaker Bot voor HIPAA-bèta.