Práticas recomendadas para anotadores

O Notetaker permite que você registro, transcreva e resuma reuniões de vídeo automaticamente. Com o Notetaker, você pode manter seu CRM atualizado e facilitar o acompanhamento para sua equipe. Saiba como o Notetaker funciona e as práticas recomendadas para usar o Notetaker.

Observação: este artigo não é um resumo completo das leis de registro de agendadores de reuniões globais nem aconselhamento jurídico. Apenas fornece informações para ajudar a entender melhor as práticas recomendadas para usar o Notetaker da HubSpot. Do ponto de vista legal e de conformidade, é sua responsabilidade entender suas obrigações de consentimento e obter o consentimento adequado dos participantes do agendador de reuniões antes de gravar. A HubSpot sempre recomenda que você procure aconselhamento jurídico para suas obrigações específicas de conformidade.

Como funciona o Notetaker

Quando o Notetaker está ativado, um bot entra na plataforma de videochamada que hospeda o agendador de reuniões (por exemplo, Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams) no horário agendado de reuniões. O bot aparece como um participante nomeado e anuncia sua presença no momento em que ingressa.

Após a agendador de reuniões, o HubSpot gera uma chamada/agendador de reuniões registro associada aos registros de CRM relevantes. Em seguida, o Notetaker adiciona a gravação, a transcrição e as saídas geradas por IA (agendador de reuniões resumo, itens de ação e CRM propriedade sugestões) à chamada/agendador de reuniões registro.

Observação: O Notetaker está desativado por padrão. Um superadministrador deve ativar o recurso no nível da conta antes que ele possa ser usado. Uma vez ativado no nível da conta, ele pode ser configurado por usuário. Saiba mais sobre como configurar o Notetaker.

Presença e anúncio do anotador

Quando o Notetaker entra em uma agendador de reuniões, ele se identifica de duas maneiras:

• Notificação de chat: O Notetaker sempre publica uma mensagem escrita no chat do agendador de reuniões quando ele entra. Essa notificação não pode ser desativada.
• Anúncio de áudio: por padrão, o Notetaker reproduz uma mensagem de áudio anunciando sua presença quando ingressa. Este anúncio pode ser desativado nas configurações do Notetaker.

O nome de exibição do bot é padronizado para o nome da empresa da sua conta (por exemplo, Notetaker da Sprocket Co.). O prefixo do nome pode ser alterado nas configurações do Anotador, mas a parte do Anotador é fixa e não pode ser alterada.

O Anotador inicia a gravação com base nas permissões concedidas pelo agendador de reuniões. Por exemplo, clicando em Aprovar quando solicitado pela plataforma de vídeo (como na caixa de diálogo de consentimento de gravação do Zoom) ou seguindo as permissões pré-configuradas em sua plataforma de vídeo (como no Google Meet). Agendador de reuniões

Consentimento para gravações do Notetaker

Observação: embora este artigo destaque certas jurisdições, ele não é um guia completo. Antes de usar o Notetaker, certifique-se de ter uma compreensão abrangente das leis e regulamentos de gravação nas jurisdições relevantes onde os participantes da sua agendador de reuniões podem estar. Como prática recomendada, sempre obtenha consentimento em caso de dúvida.

Agendador de reuniões As leis de registro variam de acordo com a jurisdição. Nos Estados Unidos, alguns estados exigem o consentimento de apenas uma parte da chamada ("consentimento de uma parte"), enquanto outros exigem o consentimento de todos os participantes ("consentimento de todas as partes"). Gravar um agendador de reuniões sem o consentimento necessário pode ter consequências legais.

De acordo com o RGPD e outras estruturas de privacidade europeias, gravar um agendador de reuniões geralmente requer uma base legal válida e, na maioria dos casos, o consentimento informado de todos os participantes. Os participantes devem ter uma Oportunidade significativa de recusar ou deixar o agendador de reuniões antes do início da gravação.

Mecanismos de consentimento no Notetaker

A HubSpot fornece os seguintes mecanismos integrados para apoiar suas obrigações de consentimento:

Notificação de presença de bot (sempre ativa)

O Notetaker sempre anuncia sua presença por meio de uma mensagem de chat quando entra em um agendador de reuniões. Essa notificação é enviada a todos os participantes do chat do agendador de reuniões e não pode ser desativada. Você também pode configurar a mensagem de áudio que é reproduzida quando o bot do Notetaker entra em uma agendador de reuniões.

Consentimento de e-mail antes da reunião (opcional)

Os administradores podem ativar uma configuração que exige o consentimento afirmativo de cada participante convidado antes do início do agendador de reuniões. Quando esta configuração está ativada:

• Cada convidado do agendador de reuniões recebe um e-mail de consentimento com antecedência.
• Se qualquer convidado não consentir, o Examinador não ingressará na agendador de reuniões. O host não pode adicionar manualmente o Notetaker após o fato se o consentimento não tiver sido obtido.

Essa configuração é recomendada para organizações que operam em jurisdições de consentimento de todas as partes ou sob o RGPD.

Removendo o Observador de uma agendador de reuniões

Se um participante se opuser à gravação, o Notetaker pode ser removido de duas maneiras:

• Do HubSpot: o organizador do agendador de reuniões pode remover o Responsável por observações do agendador de reuniões nas configurações do HubSpot.
• Da plataforma de vídeo: qualquer participante do agendador de reuniões com permissão para remover participantes da chamada (por exemplo, um co-organizador do agendador de reuniões) pode remover o bot do Notetaker diretamente da plataforma de vídeo.

Considerações de tempo

A instrução para o Anotador ingressar em uma agendador de reuniões é enviada 30 minutos antes do horário de início programado. As alterações nas configurações do Anotador feitas dentro de 30 minutos de uma agendador de reuniões podem não ter efeito para essa agendador de reuniões. No entanto, o Anotador ainda pode ser removido manualmente de um agendador de reuniões ativo a qualquer momento.

Outras preocupações de privacidade

Monitoramento de funcionários

Como o Notetaker ingressa em todas as reuniões agendadas quando ativado (a menos que um usuário opte por não participar), seus funcionários e colegas também podem ser gravados. Dependendo da sua jurisdição, você pode ter obrigações legais de notificar os funcionários de que suas reuniões podem ser monitoradas ou gravadas. Os Superadministradores podem configurar quais usuários têm o Notetaker ativado e onde ele ingressa nas reuniões automaticamente, o que pode ajudar a gerenciar a conformidade em jurisdições com regras específicas de monitoramento de funcionários.

Quais dados a HubSpot coleta e armazena

Compreender quais dados o Notetaker processa pode ajudá-lo a cumprir suas obrigações de privacidade e conformidade.

Lojas da HubSpot:

• A gravação da reunião (arquivo de áudio/vídeo) foi mantida por dois anos no gerenciador de arquivos da HubSpot.
• A transcrição da reunião concluída.

O Notetaker é fornecido pela Recall.ai (que opera como subprocessador da HubSpot, Hyperdoc Inc.), que captura a gravação agendador de reuniões e fornece dados de linha do tempo do locutor à HubSpot. A Recall limpa a gravação de seus próprios servidores sete dias após o término do agendador de reuniões. A linha do tempo do locutor usada para alinhar o texto da transcrição com os nomes dos locutores é descartada pelo HubSpot após a conclusão desse processo.

Observação: O Notetaker não é um serviço coberto por Dados Confidenciais e não pode oferecer suporte a Informações de Saúde Protegidas (PHI). Se você estiver interessado em lidar com PHI, opte pela versão beta do Notetaker Bot para HIPAA .