Aufgezeichnete Meetings erstellen keine doppelten Anrufdatensätze mehr

Ab dem 31. Juli 2026 ändert HubSpot, wie aufgezeichnete Meetings protokolliert werden. Heutzutage wird bei Meetings, die mit Notetaker (HubSpots Meeting-Protokoller, Anrufwähler und mobiler iOS-Notizenschreiber) aufgezeichnet wurden, oder Videokonferenzintegrationen (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) sowohl ein Anrufdatensatz als auch ein Meeting-Datensatz erstellt.

Nach der Änderung am 31. Juli 2026:

• Bei aufgezeichneten Meetings wird nur ein Meeting-Datensatz erstellt.

• Transkripte, Aufzeichnungen und Zusammenfassungen für Meetings befinden sich im Meeting-Datensatz.

Diese Änderung verhindert, dass doppelte Datensätze erstellt werden, und richtet sich danach aus, wie Nutzerinnen und Nutzer die Nachverfolgung von Meetings erwarten: eine Interaktion führt zu einem einzigen CRM-System-Datensatz.

Anrufobjekte sind weiterhin für tatsächliche Calling Aktivität vorhanden. Diese Änderung betrifft nur aufgezeichnete Meetings. Die historischen Daten bleiben unverändert.

Wer ist betroffen?

Sie können betroffen sein, wenn Sie:

• Verwenden Sie Workflows, die durch die Anruferstellung ausgelöst werden.
• Verwenden Sie anrufbasierte Eigenschaften (z. B. Hat Transkript), um aufgezeichnete Meetings in Workflows, Berichten oder Integrationen darzustellen. Diese Eigenschaften sind nun für das Meeting-Objekt verfügbar und Ihre Workflows, Berichte oder Integrationen müssen möglicherweise aktualisiert werden, um weiterhin wie erwartet zu funktionieren.
• Lassen Sie Aktivitätsberichte nach Anruf- oder Interaktionsobjekten filtern.
• Greifen Sie auf Aufzeichnungen oder Transkripte für Meetings über die Anruf-Index-Seite zu.

Was Sie tun müssen

Wenn Ihr Account betroffen ist, führen Sie die folgenden Schritte aus, um sich auf diese Änderung vorzubereiten.

Relevante Workflows aktualisieren, die auf Anrufaufzeichnungen für Meetings basieren

Nach dem 31. Juli 2026 werden durch Anrufdatensätze ausgelöste Workflows nicht mehr für aufgezeichnete Meetings ausgelöst.

Sie müssen nur Workflows aktualisieren, die im Anrufobjekt mit der Absicht eingerichtet wurden, aufgezeichnete Meetings auszulösen (d. h. Meetings, die über Notetaker- oder Videokonferenzintegrationen aufgezeichnet wurden).

Wenn ein Workflow für echte Telefonanrufe vorgesehen ist, sind keine Änderungen erforderlich.

1. Identifizieren Workflows, die anrufbasierte Trigger oder Eigenschaften verwenden und für aufgezeichnete Meetings ausgeführt werden sollen.
2. Erstellen Sie sie mithilfe von:
   • Meeting-basierte Trigger (z. B. "Meeting wird protokolliert").
   • Meeting-Eigenschaften (z. B. Transkript, Aufzeichnung, Dauer).

Bitte beachten: Anrufbasierte Workflows werden nach dem 31. Juli 2026 nicht mehr für aufgezeichnete Meetings ausgelöst.

Um Meeting-basierte Workflows zu erstellen, müssen Sie sich möglicherweise für die Beta-Version von Meetings in Workflows anmelden.

Aktualisieren Sie alle Berichte, die sich auf Anrufdaten für Meetings stützen

Wenn Ihre Berichte Anrufdaten für aufgezeichnete Meetings verwenden:

1. Überprüfen Sie Berichte, die nach dem Anrufobjekt oder dem Interaktionsobjekt gefiltert werden.
2. Aktualisieren Sie Filter, um stattdessen das Meeting-Objekt zu verwenden.
3. Validieren Sie die Anzahl Ihrer Aktivitäten.

Bitte beachten: Nach dieser Änderung werden Sie möglicherweise weniger Anruf-Aktivitäten in den Berichten sehen, da keine doppelten Datensätze mehr erstellt werden.

Aktualisieren Sie, wo Sie auf Aufzeichnungen und Transkripte zugreifen

Nach dieser Änderung sind Aufzeichnungen und Transkripte für Meetings nur noch für den Meeting-Datensatz für diese Meetings verfügbar.

• Zuvor: Sie konnten die Anruf-Index-Seite verwenden, um aufgezeichnete Meetings auszuwerten.
• Nach dem 31. Juli 2026: Verwenden Sie die Meeting-Indexseite für alle aufgezeichneten Meetings.

Um weiterhin auf Aufzeichnungen und Transkripte zugreifen zu können, verwenden Sie die Indexseite für Meetings.

Beenden Sie die Vorbereitung

Ab dem 1. Juli 2026 werden die wichtigsten Meeting-Eigenschaften für neu aufgezeichnete Meetings ausgefüllt. Sie haben damit folgende Möglichkeiten:

• Erstellen und validieren Sie meetingbasierte Workflows.
• Aktualisieren Sie Berichte, um Meeting-Daten zu verwenden.
• Vergewissern Sie sich, dass Ihr Setup vor dem 31. Juli funktioniert.

Ab dem 1. Juli können Sie:

• Validieren Sie aktualisierte Berichte im Vergleich zu neu aufgezeichneten Meetings anhand von Daten in Meetingaufzeichnungen.
• Testen Sie meetingbasierte Workflows anhand neu aufgezeichneter Meetings.

Neue Eigenschaften für Meetings verfügbar

Um diesen Übergang zu unterstützen, werden wichtige Eigenschaften, die bisher in Anrufaufzeichnungen verfügbar waren, auch in Meetings verfügbar sein. Ab 1. Juli werden diese Eigenschaften mit Daten für neu aufgezeichnete Meetings gefüllt, damit Sie Workflows und Berichte vor dem 31. Juli überprüfen können.

Meeting-Verlaufsdaten

Um einen reibungsloseren Übergang zu ermöglichen, füllt HubSpot außerdem wichtige Eigenschaften aus bestehenden Anrufaufzeichnungen in die zugehörigen Meeting-Datensätze auf, sofern zutreffend. Dazu gehören Eigenschaften wie Hat Transkript, Transkript-ID und Dauer für Meetings, die über Notetaker oder unterstützte Videokonferenzintegrationen aufgezeichnet wurden. Die Datenauffüllung erfolgt im Juli vor dem 31. Juli. Dadurch wird sichergestellt, dass Meetingaufzeichnungen als primäre Datenquelle für aufgezeichnete Meetings fungieren können, während bestehende historische Anrufaufzeichnungen erhalten bleiben.

Bestehende Verlaufsdatensätze von Anrufen bleiben nach dieser Änderung in HubSpot erhalten und werden nicht gelöscht.

Vorher und nachher

Vor dem 31. Juli 2026:

• Ein Meeting wird aufgezeichnet und HubSpot erstellt sowohl einen Meeting-Datensatz als auch einen Anrufdatensatz.
• Doppelte Datensätze für eine einzelne Interaktion können zu Verwirrung führen.

Nach dem 31. Juli 2026:

• Ein Meeting wird aufgezeichnet und HubSpot erstellt nur einen Meeting-Datensatz.
• Es gibt eine zentrale Datenquelle für aufgezeichnete Meetings.