Nagrane spotkania nie będą już powodować powielania zapisów rozmów

31 sierpnia 2026 r. firma HubSpot wprowadzi zmiany w sposobie rejestrowania nagranych spotkań. Obecnie spotkania nagrywane za pomocą Notetaker (narzędzia HubSpot do sporządzania notatek ze spotkań, wybierania numerów oraz mobilnej aplikacji na iOS) lub integracji z platformami do wideokonferencji (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) tworzą zarówno zapis rozmowy, jak i zapis spotkania.

Po wprowadzeniu zmiany 31 sierpnia 2026 r.:

• Nagrane spotkania będą tworzyć wyłącznie zapis spotkania.

• Transkrypcje, nagrania i podsumowania spotkań będą dostępne w rejestrze spotkania.

Zmiana ta zapobiega tworzeniu zduplikowanych rekordów i jest zgodna z oczekiwaniami użytkowników dotyczącymi śledzenia spotkań: jedna interakcja prowadzi do jednego rekordu w CRM.

Uwaga: obiekty rozmów telefonicznych będą nadal istnieć w przypadku rzeczywistych rozmów telefonicznych. Ta zmiana dotyczy wyłącznie nagrywanych spotkań. Dane historyczne pozostaną bez zmian.

Okres publicznej wersji beta

Od 31 lipca 2026 r. zmiany te będą dostępne w publicznej wersji beta. W tym czasie superadministratorzy będą mogli włączyć swoje konto do wersji beta, aby uzyskać wczesny dostęp do aktualizacji.

31 sierpnia 2026 r. zmiany wejdą w życie dla wszystkich kont.

Kogo to dotyczy

Może to dotyczyć Ciebie, jeśli:

• Korzystasz z przepływów pracy uruchamianych przez utworzenie połączenia.
• Korzystasz z właściwości opartych na połączeniach (np. „Ma transkrypcję”) w celu przedstawiania nagranych spotkań w przepływach pracy, raportach lub integracjach. Właściwości te będą teraz dostępne w obiekcie spotkania, a Twoje przepływy pracy, raporty lub integracje mogą wymagać aktualizacji, aby nadal działały zgodnie z oczekiwaniami.
• Masz raporty aktywności filtrowane według obiektów połączeń lub interakcji.
• Uzyskujesz dostęp do nagrań lub transkrypcji spotkań na stronie indeksu połączeń.

Co należy zrobić

Jeśli zmiana dotyczy Twojego konta, wykonaj poniższe kroki, aby przygotować się do tej zmiany.

Zaktualizuj odpowiednie przepływy pracy, które opierają się na zapisach rozmów dotyczących spotkań

Przepływy pracy uruchamiane przez zapisy rozmów nie będą już uruchamiane dla nagranych spotkań po 31 sierpnia 2026 r. (lub po 31 lipca, jeśli zdecydujesz się na udział w publicznej wersji beta).

Należy zaktualizować tylko te przepływy pracy, które zostały skonfigurowane na obiekcie „połączenie” z zamiarem uruchamiania ich w przypadku nagranych spotkań (tj. spotkań zarejestrowanych za pośrednictwem Notetaker lub integracji z systemami wideokonferencyjnymi).

Jeśli przepływ pracy jest przeznaczony dla rzeczywistych połączeń telefonicznych, nie są wymagane żadne zmiany.

1. Zidentyfikuj przepływy pracy, które wykorzystują wyzwalacze lub właściwości oparte na połączeniach i mają być uruchamiane w przypadku nagranych spotkań.
2. Utwórz je ponownie, korzystając z:
   • Wyzwalaczy opartych na spotkaniach (np. „Spotkanie zostało zarejestrowane”).
   • Właściwości spotkania (np. transkrypcja, nagranie, czas trwania).

Uwaga: po 31 sierpnia 2026 r. przepływy pracy oparte na połączeniach nie będą już uruchamiane w przypadku nagranych spotkań.

Aby utworzyć przepływy pracy oparte na spotkaniach, może być konieczne włączenie funkcji „Spotkania w przepływach pracy ” w wersji beta.

Zaktualizuj wszystkie raporty oparte na danych dotyczących połączeń związanych ze spotkaniami

Jeśli raporty wykorzystują dane dotyczące połączeń z nagrywanych spotkań:

1. Sprawdź raporty, które stosują filtry na obiekcie „połączenie” lub „interakcja”.
2. Zaktualizuj filtry, aby zamiast tego korzystały z obiektu „spotkanie”.
3. Zweryfikuj liczbę działań.

Uwaga: po wprowadzeniu tej zmiany w raportach może być widoczna mniejsza liczba działań związanych z połączeniami, ponieważ nie będą już tworzone zduplikowane rekordy.

Zaktualizuj miejsca, w których uzyskujesz dostęp do nagrań i transkrypcji

Po wprowadzeniu tej zmiany nagrania i transkrypcje spotkań będą dostępne wyłącznie w rekordach tych spotkań.

• Wcześniej: można było korzystać ze strony indeksu połączeń, aby przeglądać nagrane spotkania.
• Po 31 sierpnia 2026 r. (lub po 31 lipca, jeśli zdecydujesz się na udział w publicznej wersji beta): korzystaj ze strony indeksu spotkań, aby przeglądać wszystkie nagrane spotkania.

Aby nadal mieć dostęp do nagrań i transkrypcji, korzystaj ze strony indeksu spotkań.

Zakończ przygotowania

Od 1 lipca 2026 r. kluczowe właściwości spotkań zaczną być uzupełniane dla nowo nagranych spotkań. Umożliwi to:

• Tworzyć i weryfikować przepływy pracy oparte na spotkaniach.
• Aktualizować raporty w celu wykorzystania danych dotyczących spotkań.
• Sprawdzenie, czy konfiguracja działa poprawnie przed przejściem na nowy system 31 sierpnia.

Od 1 lipca można:

• Weryfikować zaktualizowane raporty w odniesieniu do nowo zarejestrowanych spotkań, korzystając z danych zawartych w zapisach spotkań.
• Testować przepływy pracy oparte na spotkaniach, korzystając z nowo zarejestrowanych spotkań.

Nowe właściwości dostępne dla spotkań

Aby ułatwić to przejście, kluczowe właściwości, które wcześniej były dostępne w rejestrach połączeń, będą teraz dostępne w rejestrach spotkań. Od 1 lipca właściwości te zaczną być wypełniane danymi dotyczącymi nowo zarejestrowanych spotkań, co pozwoli na weryfikację przepływów pracy i raportów przed przejściem, które nastąpi 31 sierpnia.

Historyczne dane dotyczące spotkań

Przed 31 sierpnia HubSpot skopiuje kluczowe właściwości z istniejących rejestrów rozmów do powiązanych z nimi rejestrów spotkań, tam gdzie to możliwe. Obejmuje to takie właściwości, jak „Ma transkrypcję”, „ID transkrypcji” i „Czas trwania”.

Dzięki temu zapisy spotkań będą mogły pełnić rolę głównego źródła informacji o nagranych spotkaniach, przy jednoczesnym zachowaniu istniejących zapisów rozmów.

Istniejące zapisy rozmów pozostaną w HubSpot po tej zmianie i nie zostaną usunięte.

Przed i po

Przed 31 sierpnia 2026 r.:

• Spotkanie jest nagrywane, a HubSpot tworzy zarówno zapis spotkania, jak i zapis rozmowy.
• Posiadanie zduplikowanych zapisów dotyczących jednej interakcji może prowadzić do niejasności.

Po 31 sierpnia 2026 r.:

• Spotkanie jest nagrywane, a HubSpot tworzy wyłącznie zapis spotkania.
• Istnieje jedno wiarygodne źródło informacji o nagranych spotkaniach.