Las reuniones grabadas ya no crearán registros de llamadas duplicados

A partir del 31 de julio de 2026, HubSpot cambiará la forma de registrar las reuniones grabadas. Hoy en día, las reuniones grabadas con Notetaker (el anotador de reuniones, marcador de llamadas y anotador móvil para iOS de HubSpot) o las integraciones de videoconferencia (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) crean tanto un registro de llamadas como un registro de reuniones.

Después del cambio, el 31 de julio de 2026:

• Las reuniones grabadas sólo crearán un registro de reunión.

• Las transcripciones, grabaciones y resúmenes de las reuniones quedarán registrados en el acta de la reunión.

Este cambio evita que se creen registros duplicados y se ajusta a la forma en que los usuarios esperan que se realice el seguimiento de las reuniones: una interacción que conduce a un registro de CRM.

Los objetos de llamada seguirán existiendo para la actividad real de llamadas. Este cambio sólo afecta a las reuniones grabadas. Los datos históricos se mantendrán sin cambios.

A quién afecta

Puede verse afectado si:

• Utilice workflows desencadenantes por creación de llamadas.
• Utilice propiedades basadas en llamadas (por ejemplo, transcripción de Has) como forma de representar reuniones grabadas en workflows, informes o integraciones. Estas propiedades estarán ahora disponibles en el objeto de reunión y es posible que sus workflows, informes o integraciones requieran actualizaciones para seguir funcionando como se espera.
• Disponga de informes de actividad filtrados por objetos de llamada o interacción.
• Acceda a las grabaciones o transcripciones de las reuniones en la página de índice de convocatorias.

Qué debe hacer

Si su cuenta se ve afectada, siga los siguientes pasos para prepararse para este cambio.

Actualizar los flujos de trabajo pertinentes que dependen de los registros de llamadas para las reuniones

Los workflows desencadenantes por registros de llamadas ya no se activarán para reuniones grabadas después del 31 de julio de 2026.

Sólo es necesario actualizar los workflows que se configuraron en el objeto de llamada con la intención de desencadenantes para reuniones grabadas (es decir, reuniones capturadas a través de Notetaker o integraciones de videoconferencia).

Si un workflow está destinado a llamadas telefónicas reales, no es necesario realizar ningún cambio.

1. Identifique los workflows que utilizan desencadenantes o propiedades basados en llamadas y que están pensados para ejecutarse en reuniones grabadas.
2. Recréalos usando:
   • Desencadenantes basados en reuniones (por ejemplo, "Se ha registrado una reunión").
   • Propiedades de la reunión (por ejemplo, transcripción, grabación, duración).

Nota: los workflows basados en llamadas dejarán de ser desencadenantes de reuniones grabadas a partir del 31 de julio de 2026.

Para crear workflows basados en reuniones, es posible que tenga que optar por la versión beta de Meetings in Workflows.

Actualice todos los informes que se basen en datos de llamadas a reuniones

Si sus informes utilizan datos de llamadas para reuniones grabadas:

1. Revise los informes que filtran el objeto de llamadas o el objeto de interacción.
2. Actualice los filtros para que utilicen el objeto de la reunión en su lugar.
3. Valide su recuento de actividades.

Nota: es posible que vea menos actividades de llamadas en los informes después de este cambio, puesto que ya no se crearán registros duplicados.

Actualizar el acceso a las grabaciones y transcripciones

Tras este cambio, las grabaciones y transcripciones de las reuniones sólo estarán disponibles en el registro de reuniones de las mismas.

• Anteriormente: se podía utilizar la página de índice de llamadas para revisar las reuniones grabadas.
• Después del 31 de julio de 2026: utilice la página de índice de reuniones para consultar todas las reuniones grabadas.

Para seguir accediendo a las grabaciones y transcripciones, utilice la página de índice de reuniones.

Terminar de preparar

A partir del 1 de julio de 2026, las propiedades clave de las reuniones comenzarán a rellenarse para las reuniones recién registradas. Esto te permite:

• Cree y valide workflows basados en reuniones.
• Actualizar los informes para utilizar los datos de las reuniones.
• Confirme que su configuración funciona antes de la transición del 31 de julio.

A partir del 1 de julio, puede:

• Validar los informes actualizados comparándolos con las reuniones recién registradas utilizando los datos de las actas de las reuniones.
• Pruebe los workflows basados en reuniones utilizando reuniones recién grabadas.

Nuevas propiedades disponibles en reuniones

Para apoyar esta transición, las propiedades clave disponibles anteriormente en los registros de llamadas estarán disponibles en las reuniones. A partir del 1 de julio, estas propiedades comenzarán a rellenarse con los datos de las nuevas reuniones registradas, lo que le permitirá validar los flujos de trabajo y los informes antes de la transición del 31 de julio.

Datos históricos de las reuniones

Para facilitar la transición, HubSpot también rellenará las propiedades clave de los registros de llamadas existentes en sus registros de reuniones asociados cuando corresponda. Esto incluye propiedades como Tiene transcripción, ID de transcripción y Duración para reuniones capturadas mediante Notetaker o integraciones de videoconferencia compatibles. El relleno se producirá durante el mes de julio, antes de la transición del 31 de julio, lo que ayudará a garantizar que los registros de las reuniones puedan funcionar como la principal fuente de referencia para las reuniones grabadas, preservando al mismo tiempo los registros históricos de llamadas existentes.

Los registros históricos de llamadas existentes permanecerán en HubSpot después de este cambio y no se eliminarán.

Antes y después

Antes del 31 de julio de 2026:

• Se graba una reunión y HubSpot crea tanto un registro de reunión como un registro de llamadas.
• Tener registros duplicados para una misma interacción puede llevar a confusión.

Después del 31 de julio de 2026:

• Una reunión se graba, y HubSpot crea un registro de reunión solamente.
• Hay una única fuente de referencia para las reuniones grabadas.