Tallennetut kokoukset eivät enää aiheuta päällekkäisiä puhelutietueita

31. elokuuta 2026 HubSpot muuttaa tallennettujen kokousten kirjaustapaa. Tällä hetkellä Notetakerilla (HubSpotin kokousmuistiinpano- ja puhelunsoitto-sovellus sekä iOS-mobiilisovellus) tai videoneuvotteluyhdistelmillä (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) tallennetuista kokouksista luodaan sekä puhelutallenne että kokoustallenne.

Muutoksen jälkeen 31. elokuuta 2026:

• Tallennetuista kokouksista luodaan vain kokousmerkintä.

• Kokousten transkriptiot, tallenteet ja yhteenvedot tallennetaan kokousmerkintään.

Tämä muutos estää päällekkäisten tietueiden luomisen ja vastaa käyttäjien odotuksia kokousten seurannasta: yksi vuorovaikutus johtaa yhteen CRM-tietueeseen.

Huomaa: puheluobjektit säilyvät edelleen varsinaisten puheluiden osalta. Tämä muutos koskee vain tallennettuja kokouksia. Aikaisemmat tiedot säilyvät ennallaan.

Julkinen beta-vaihe

Nämä muutokset ovat saatavilla julkisessa beta-vaiheessa 31. heinäkuuta 2026 alkaen. Tuolloin pääkäyttäjät voivat liittää tilinsä beta-ohjelmaan saadakseen päivityksen käyttöönsä etukäteen.

31. elokuuta 2026 muutokset astuvat voimaan kaikilla tileillä.

Ketkä ovat vaikutuksen alaisia

Tämä voi koskea sinua, jos:

• Käytät puhelun luomisen laukaisemia työnkulkuja.
• Käytät puhelupohjaisia ominaisuuksia (esim. Has transcript) tallennettujen kokousten esittämiseen työnkuluissa, raporteissa tai integraatioissa. Nämä ominaisuudet ovat nyt käytettävissä kokousobjektissa, ja työnkulkusi, raporttisi tai integraatiosi saattavat vaatia päivityksiä, jotta ne toimivat edelleen odotetulla tavalla.
• Sinulla on toimintaraportteja, jotka on suodatettu puhelu- tai vuorovaikutusobjektien perusteella.
• Käytät kokousten tallenteita tai transkriptioita puhelun hakusivulla.

Mitä sinun on tehtävä

Jos muutos koskee tiliäsi, valmistaudu muutokseen seuraavasti.

Päivitä kokousten puhelutallenteisiin perustuvat työnkulut

Puhelutietojen perusteella käynnistyvät työnkulut eivät enää käynnisty tallennettujen kokousten osalta 31. elokuuta 2026 jälkeen (tai 31. heinäkuuta jälkeen, jos olet liittynyt julkiseen beetaversioon).

Sinun tarvitsee päivittää vain ne työnkulut, jotka on määritetty puheluobjektille tarkoituksena käynnistää ne tallennettujen kokousten yhteydessä (eli kokouksia, jotka on tallennettu Notetaker- tai videoneuvotteluintegraatioiden avulla).

Jos työnkulku on tarkoitettu varsinaisille puheluille, muutoksia ei tarvita.

1. Tunnista työnkulut, jotka käyttävät puheluun perustuvia laukaisimia tai ominaisuuksia ja jotka on tarkoitettu suoritettaviksi tallennettujen kokousten yhteydessä.
2. Luo ne uudelleen käyttämällä:
   • Kokouspohjaisia laukaisimia (esim. ”Kokous on kirjattu”).
   • Kokouksen ominaisuuksia (esim. transkriptio, tallenne, kesto).

Huomaa: puhelupohjaiset työnkulut eivät enää laukea tallennettujen kokousten yhteydessä 31. elokuuta 2026 jälkeen.

Kokouspohjaisten työnkulkujen luominen saattaa edellyttää Meetings in Workflows -beetaohjelmaan liittymistä.

Päivitä kaikki raportit, jotka perustuvat kokousten puhelutietoihin

Jos raporttisi käyttävät tallennettujen kokousten puhelutietoja:

1. Tarkista raportit, joissa suodatetaan puhelu- tai vuorovaikutusobjektin perusteella.
2. Päivitä suodattimet niin, että ne käyttävät sen sijaan kokousobjektia.
3. Tarkista aktiviteettien lukumäärät.

Huomaa: raportissa saattaa näkyä vähemmän puheluaktiviteetteja tämän muutoksen jälkeen, koska päällekkäisiä tietueita ei enää luoda.

Päivitä tallenteiden ja transkriptioiden käyttöpaikka

Tämän muutoksen jälkeen kokousten tallenteet ja transkriptiot ovat saatavilla vain kyseisten kokousten kokousrekisterissä.

• Aiemmin: voit käyttää puheluhakusivua tallennettujen kokousten tarkasteluun.
• 31. elokuuta 2026 jälkeen (tai 31. heinäkuuta jälkeen, jos olet liittynyt julkiseen beetaversioon): käytä kokoushakemistosivua kaikkien tallennettujen kokousten katseluun.

Voit edelleen käyttää tallenteita ja transkriptioita kokoushakusivun kautta.

Valmistautumisen loppuun saattaminen

1. heinäkuuta 2026 alkaen tärkeimmät kokousominaisuudet alkavat täyttyä uusille tallennetuille kokouksille. Tämän ansiosta voit:

• Luoda ja vahvistaa kokouspohjaisia työnkulkuja.
• Päivittää raportteja kokoustietojen hyödyntämiseksi.
• Varmistaa, että asetuksesi toimivat ennen 31. elokuuta tapahtuvaa siirtymää.

1. heinäkuuta alkaen voit:

• Vahvistaa päivitetyt raportit vasten äskettäin tallennettuja kokouksia käyttämällä kokoustietueiden tietoja.
• Testaa kokouspohjaisia työnkulkuja käyttämällä äskettäin tallennettuja kokouksia.

Kokouksissa käytettävissä olevat uudet ominaisuudet

Tämän siirtymän tueksi tärkeimmät ominaisuudet, jotka olivat aiemmin käytettävissä puhelutietueissa, ovat nyt käytettävissä kokouksissa. 1. heinäkuuta alkaen nämä ominaisuudet täyttyvät uusien tallennettujen kokousten tiedoilla, jolloin voit tarkistaa työnkulut ja raportit ennen 31. elokuuta tapahtuvaa siirtymää.

Kokousten historiatiedot

Ennen 31. elokuuta HubSpot kopioi keskeiset ominaisuudet olemassa olevista puhelutietueista niihin liittyviin kokoustietueisiin, mikäli mahdollista. Tähän sisältyvät ominaisuudet kuten ”Onko transkripti”, ”Transkriptin tunnus” ja ”Kesto”.

Tämä varmistaa, että kokousrekisterit voivat toimia tallennettujen kokousten ensisijaisena tietolähteenä, samalla kun olemassa olevat puhelutiedot säilytetään.

Olemassa olevat puhelutiedot säilyvät HubSpotissa tämän muutoksen jälkeen, eikä niitä poisteta.

Ennen ja jälkeen

Ennen 31. elokuuta 2026:

• Kokous tallennetaan, ja HubSpot luo sekä kokouskirjauksen että puhelutiedoston.
• Yhden vuorovaikutuksen päällekkäiset tallenteet voivat aiheuttaa sekaannusta.

31. elokuuta 2026 jälkeen:

• Kokous tallennetaan, ja HubSpot luo vain kokouspöytäkirjan.
• Tallennetuista kokouksista on olemassa yksi ainoa luotettava tietolähde.