Les rendez-vous enregistrés ne créeront plus de doublons de fiches d’informations d’appel

À compter du 31 juillet 2026, HubSpot modifiera la façon dont les réunions enregistrées sont enregistrées. Aujourd’hui, les réunions enregistrées avec l’outil de prise de notes (l’outil de prise de notes de HubSpot, le numéroteur d’appels et le preneur de notes mobile pour iOS) ou des intégrations de vidéoconférence (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) créent à la fois une fiche d’informations d’appel et une fiche d’informations de réunion.

Après le changement du 31 juillet 2026 :

• Les réunions enregistrées créeront uniquement une fiche d’informations de réunion.

• Les transcriptions, enregistrements et résumés des réunions seront accessibles depuis les fiches d’informations des réunions.

Ce changement évite la création de fiches d’informations en double et s’aligne sur la façon dont les utilisateurs s’attendent à ce que les réunions soient suivies : une interaction menant à une fiche d’informations du CRM.

Les objets d’appel existeront toujours pour l’activité d’appel réelle. Cette modification ne concerne que les réunions enregistrées. Les données historiques resteront inchangées.

Qui est impacté

Vous pouvez être affecté si vous :

• Utilisez des workflows déclenchés par la création d’un appel.
• Utilisez les propriétés basées sur les appels (par ex., A une transcription) pour représenter les réunions enregistrées dans les workflows, les rapports ou les intégrations. Ces propriétés seront désormais disponibles sur l’objet de réunion et vos workflows, rapports ou intégrations peuvent nécessiter des mises à jour pour continuer à fonctionner comme prévu.
• Filtrer les rapports d’activité sur les objets d’appel ou d’engagement
• Accédez aux enregistrements ou aux transcriptions des réunions sur la page index des appels.

Ce que vous devez faire

Si votre compte est affecté, prenez les mesures suivantes pour vous préparer à ce changement.

Mettre à jour les workflows pertinents qui s’appuient sur les enregistrements d’appels pour les réunions

Les workflows déclenchés par les fiches d’informations d’appels ne se déclencheront plus pour les réunions enregistrées après le 31 juillet 2026.

Il vous suffit de mettre à jour les workflows configurés sur l’objet d’appel dans l’intention de les déclencher pour les réunions enregistrées (c’est-à-dire les réunions capturées via un outil de prise de notes ou des intégrations de vidéoconférence).

Si un workflow est destiné à des appels téléphoniques réels, aucune modification n’est nécessaire.

1. Identifiez les workflows qui utilisent des critères d’inscription ou des propriétés basés sur les appels et qui sont destinés à être exécutés pour des réunions enregistrées.
2. Recréez-les à l’aide des éléments suivants :
   • Déclencheurs basés sur les réunions (par exemple, « Une réunion est consignée »).
   • Propriétés de la réunion (par exemple, transcription, enregistrement, durée).

Remarque : Les workflows basés sur les appels ne se déclencheront plus pour les réunions enregistrées après le 31 juillet 2026.

Pour créer des workflows basés sur des réunions, vous devez vous inscrire à la version bêta des réunions dans les Workflows.

Mettez à jour tous les rapports qui s’appuient sur les données d’appel pour les réunions

Si vos rapports utilisent des données d’appel pour les réunions enregistrées :

1. Consultez les rapports qui filtrent l’objet d’appel ou l’objet d’engagement.
2. Mettez à jour les filtres pour utiliser l’objet de la réunion à la place.
3. Validez le nombre de vos activités.

Remarque : Après ce changement, il se peut que vous voyiez moins d’activités d’appel dans les rapports, puisque plus de fiches d’informations en double ne seront plus créées.

Mettre à jour les accès aux enregistrements et aux transcriptions

Après ce changement, les enregistrements et les transcriptions des réunions ne seront disponibles que sur la fiche d’informations de ces réunions.

• Auparavant : vous pouviez utiliser la page d’index des appels pour consulter les réunions enregistrées.
• Après le 31 juillet 2026 : utiliser la page index des réunions pour tous les rendez-vous enregistrés.

Pour continuer à accéder aux enregistrements et aux transcriptions, utilisez la page index des réunions.

Terminer la préparation

À compter du 1er juillet 2026, les propriétés de réunion clés commenceront à être renseignées pour les réunions nouvellement enregistrées. Vous pouvez ainsi :

• Créez et validez des workflows basés sur les réunions.
• Mettez à jour les rapports pour utiliser les données de réunions.
• Confirmez que votre configuration fonctionne avant la transition du 31 juillet.

À compter du 1er juillet, vous pourrez :

• Validez les rapports mis à jour par rapport aux réunions récemment enregistrées en utilisant les données des fiches d’informations des réunions.
• Testez les workflows basés sur des réunions en utilisant des réunions récemment enregistrées.

Nouvelles propriétés disponibles sur les réunions

Pour faciliter cette transition, les propriétés clés précédemment disponibles sur les fiches d’informations des appels le seront dans les réunions. À partir du 1er juillet, ces propriétés commenceront à être remplies avec les données des réunions récemment enregistrées, ce qui vous permettra de valider les workflows et les rapports avant la transition du 31 juillet.

Données historiques de réunions

Pour faciliter une transition plus fluide, HubSpot renseignera également les propriétés clés des enregistrements d’appels existants dans les fiches d’informations de rendez-vous associées, le cas échéant. Cela inclut des propriétés telles que A une transcription, ID de transcription et Durée pour les rendez-vous capturés via l’outil de prise de notes ou les intégrations de vidéoconférence prises en charge. Le renseignement rétroactif sera effectué courant juillet, avant la transition du 31 juillet, ce qui permettra de garantir que les enregistrements des réunions puissent servir de source principale d’informations pour les réunions enregistrées, tout en préservant les historiques d’appels existants.

L’historique des enregistrements d’appels existants restera dans HubSpot après cette modification et ne sera pas supprimé.

Avant et après

Avant le 31 juillet 2026 :

• Une réunion est enregistrée, et HubSpot crée à la fois une fiche d’informations de réunion et une fiche d’informations d’appel.
• Les doublons de fiches d’informations pour une même interaction peuvent prêter à confusion.

Après le 31 juillet 2026 :

• Une réunion est enregistrée et HubSpot crée uniquement une fiche d’informations de réunion.
• Il existe un centre unique d’informations pour les réunions enregistrées.