Le riunioni registrate non creeranno più record di chiamata duplicati

A partire dal 31 luglio 2026, HubSpot cambierà la modalità di registrazione delle riunioni. Oggi, le riunioni registrate con Notetaker (l'annotatore di riunioni, il combinatore di chiamate e l'annotatore mobile iOS di HubSpot) o con le integrazioni di videoconferenza (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) creano sia una registrazione della chiamata che una registrazione della riunione.

Dopo la modifica del 31 luglio 2026:

• Le riunioni registrate creeranno solo un record della riunione.

• Le trascrizioni, le registrazioni e i riepiloghi delle riunioni saranno presenti nel record della riunione.

Questa modifica impedisce la creazione di record duplicati ed è in linea con il modo in cui gli utenti si aspettano che vengano tracciate le riunioni: un'interazione che porta a un record CRM.

Gli oggetti chiamata continueranno ad esistere per l'attività di chiamata effettiva. Questa modifica riguarda solo le riunioni registrate. I dati storici rimarranno invariati.

Chi è interessato

L'impatto potrebbe riguardare i seguenti soggetti:

• Utilizzate flussi di lavoro attivati dalla creazione di una chiamata.
• Utilizzate proprietà basate sulla chiamata (ad esempio, Has transcript) per rappresentare le riunioni registrate nei flussi di lavoro, nei report o nelle integrazioni. Queste proprietà saranno ora disponibili sull'oggetto riunione e i vostri flussi di lavoro, report o integrazioni potrebbero richiedere aggiornamenti per continuare a funzionare come previsto.
• I rapporti sulle attività possono essere filtrati sugli oggetti chiamata o impegno.
• Accedere alle registrazioni o alle trascrizioni delle riunioni nella pagina dell'indice della chiamata.

Cosa fare

Se il vostro account è interessato, seguite i seguenti passi per prepararvi a questa modifica.

Aggiornare i flussi di lavoro pertinenti che si basano sui record delle chiamate per le riunioni.

I flussi di lavoro attivati dai registri delle chiamate non verranno più attivati per le riunioni registrate dopo il 31 luglio 2026.

È necessario aggiornare solo i flussi di lavoro impostati sull'oggetto chiamata con l'intento di attivarsi per le riunioni registrate (ad esempio, riunioni acquisite tramite Notetaker o integrazioni di videoconferenza).

Se un flusso di lavoro è destinato alle telefonate effettive, non è necessario apportare modifiche.

1. Identificare i flussi di lavoro che utilizzano trigger o proprietà basati sulle chiamate e che sono destinati a essere eseguiti per le riunioni registrate.
2. Ricreateli utilizzando:
   • trigger basati sulle riunioni (ad esempio, "La riunione è registrata").
   • Proprietà della riunione (ad esempio, trascrizione, registrazione, durata).

Nota bene: i flussi di lavoro basati sulle chiamate non si attiveranno più per le riunioni registrate dopo il 31 luglio 2026.

Per creare flussi di lavoro basati sulle riunioni, potrebbe essere necessario partecipare alla versione beta di Meetings in Workflows.

Aggiornare i report che si basano sui dati delle chiamate per le riunioni

Se i report utilizzano i dati delle chiamate per le riunioni registrate:

1. Rivedere i report che filtrano sull'oggetto chiamata o sull'oggetto impegno.
2. Aggiornare i filtri per utilizzare invece l'oggetto riunione.
3. Convalidare i conteggi delle attività.

Attenzione: dopo questa modifica, è possibile che nei report vengano visualizzate meno attività di chiamata, poiché non verranno più creati record duplicati.

Aggiornare il luogo di accesso alle registrazioni e alle trascrizioni

Dopo questa modifica, le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni saranno disponibili solo nel record della riunione.

• In precedenza, era possibile utilizzare la pagina dell'indice delle chiamate per esaminare le riunioni registrate.
• Dopo il 31 luglio 2026: utilizzare la pagina dell'indice della riunione per tutte le riunioni registrate.

Per continuare ad accedere alle registrazioni e alle trascrizioni, utilizzare la pagina dell'indice della riunione.

Fine della preparazione

A partire dal 1° luglio 2026, le proprietà chiave delle riunioni inizieranno a essere popolate per le riunioni appena registrate. Ciò consente di:

• Creare e convalidare flussi di lavoro basati sulle riunioni.
• Aggiornare i report per utilizzare i dati delle riunioni.
• Confermare che la configurazione funziona prima della transizione del 31 luglio.

A partire dal 1° luglio, è possibile

• Convalidare i report aggiornati rispetto alle riunioni appena registrate utilizzando i dati dei record delle riunioni.
• Testare i flussi di lavoro basati sulle riunioni utilizzando le riunioni appena registrate.

Nuove proprietà disponibili per le riunioni

Per supportare questa transizione, le proprietà chiave precedentemente disponibili sui record delle chiamate saranno disponibili sui meeting. A partire dal 1° luglio, queste proprietà inizieranno a popolarsi con i dati delle riunioni appena registrate, consentendo di convalidare i flussi di lavoro e i report prima della transizione del 31 luglio.

Dati storici delle riunioni

Per favorire una transizione più agevole, HubSpot inserirà anche le proprietà chiave dei record di chiamata esistenti nei record di riunione associati, ove possibile. Questo include proprietà come Has transcript, Transcript ID e Duration per le riunioni acquisite tramite Notetaker o le integrazioni di videoconferenza supportate. Il backfill avverrà nel mese di luglio prima della transizione del 31 luglio, contribuendo a garantire che i record di riunione possano funzionare come fonte primaria di verità per le riunioni registrate, preservando al contempo i record di chiamata storici esistenti.

I record storici delle chiamate esistenti rimarranno in HubSpot anche dopo questa modifica e non verranno eliminati.

Prima e dopo

Prima del 31 luglio 2026:

• Una riunione viene registrata e HubSpot crea sia un record della riunione che un record della chiamata.
• La presenza di record duplicati per una singola interazione può generare confusione.

Dopo il 31 luglio 2026:

• Una riunione viene registrata e HubSpot crea solo un record della riunione.
• Esiste un'unica fonte di verità per le riunioni registrate.