Opgenomen vergaderingen leiden niet langer tot dubbele gespreksverslagen

Op 31 augustus 2026 zal HubSpot de manier waarop opgenomen vergaderingen worden geregistreerd, wijzigen. Op dit moment worden bij vergaderingen die worden opgenomen met Notetaker (HubSpot's notitie-app voor vergaderingen, belfunctie en mobiele iOS-notitie-app) of via integraties voor videoconferenties (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) zowel een gespreksverslag als een vergaderingsverslag aangemaakt.

Na de wijziging op 31 augustus 2026:

• worden bij opgenomen vergaderingen alleen nog vergaderingsverslagen aangemaakt.

• Transcripties, opnames en samenvattingen van vergaderingen worden in het vergaderingsrecord opgeslagen.

Deze wijziging voorkomt dat er dubbele records worden aangemaakt en sluit aan bij de verwachting van gebruikers over het bijhouden van vergaderingen: één interactie leidt tot één CRM-record.

Let op: gespreksobjecten blijven bestaan voor daadwerkelijke telefoongesprekken. Deze wijziging heeft alleen betrekking op opgenomen vergaderingen. Historische gegevens blijven ongewijzigd.

Openbare bètaperiode

Vanaf 31 juli 2026 zijn deze wijzigingen beschikbaar in de openbare bètaversie. Op dat moment kunnen superbeheerders hun account aanmelden voor de bèta om vroegtijdig toegang te krijgen tot de update.

Op 31 augustus 2026 worden de wijzigingen voor alle accounts van kracht.

Voor wie geldt dit

Dit kan gevolgen voor u hebben als u:

• Workflows gebruikt die worden geactiveerd door het aanmaken van een gesprek.
• Gebruik op gesprekken gebaseerde eigenschappen (bijv. 'Heeft transcript') om opgenomen vergaderingen weer te geven in workflows, rapporten of integraties. Deze eigenschappen zijn nu beschikbaar voor het vergaderobject en uw workflows, rapporten of integraties moeten mogelijk worden bijgewerkt om naar behoren te blijven werken.
• activiteitsrapporten hebt die zijn gefilterd op gespreks- of interactieobjecten.
• Toegang hebt tot opnames of transcripties van vergaderingen op de gespreksindexpagina.

Wat u moet doen

Als uw account hierdoor wordt beïnvloed, voer dan de volgende stappen uit om u voor te bereiden op deze wijziging.

Werk relevante workflows bij die afhankelijk zijn van gespreksrecords voor vergaderingen

Workflows die worden geactiveerd door gespreksrecords, worden na 31 augustus 2026 (of na 31 juli, als u zich aanmeldt voor de openbare bètaversie) niet meer geactiveerd voor opgenomen vergaderingen.

U hoeft alleen workflows bij te werken die op het gespreksobject zijn ingesteld met de bedoeling om te worden geactiveerd voor opgenomen vergaderingen (d.w.z. vergaderingen die zijn vastgelegd via Notetaker of integraties voor videoconferenties).

Als een workflow bedoeld is voor daadwerkelijke telefoongesprekken, zijn er geen wijzigingen nodig.

1. Zoek de workflows die gebruikmaken van op gesprekken gebaseerde triggers of eigenschappen en die bedoeld zijn om te worden uitgevoerd voor opgenomen vergaderingen.
2. Maak ze opnieuw aan met behulp van:
   • Triggers op basis van vergaderingen (bijv. "Vergadering is geregistreerd").
   • Vergaderingskenmerken (bijv. transcript, opname, duur).

Let op: op gesprekken gebaseerde workflows worden na 31 augustus 2026 niet meer geactiveerd voor opgenomen vergaderingen.

Om op vergaderingen gebaseerde workflows te maken, moet u zich mogelijk aanmelden voor de bètaversie van 'Vergaderingen in workflows '.

Werk alle rapporten bij die gebruikmaken van gespreksgegevens voor vergaderingen

Als uw rapporten gespreksgegevens gebruiken voor opgenomen vergaderingen:

1. Controleer rapporten die filteren op het 'call'-object of het 'engagement'-object.
2. Pas de filters aan zodat in plaats daarvan het vergaderobject wordt gebruikt.
3. Controleer uw activiteitentellingen.

Let op: het kan zijn dat u na deze wijziging minder gespreksactiviteiten in de rapporten ziet, aangezien er geen dubbele records meer worden aangemaakt.

Pas aan waar u opnames en transcripties opent

Na deze wijziging zijn opnames en transcripties van vergaderingen alleen nog beschikbaar in het vergaderingsrecord van die betreffende vergaderingen.

• Voorheen: u kon de gespreksindexpagina gebruiken om opgenomen vergaderingen te bekijken.
• Na 31 augustus 2026 (of na 31 juli, als u zich aanmeldt voor de openbare bètaversie): gebruik de vergaderingsindexpagina voor alle opgenomen vergaderingen.

Gebruik de vergaderingsindexpagina om toegang te blijven houden tot opnames en transcripties.

Maak de voorbereidingen af

Vanaf 1 juli 2026 worden belangrijke vergadereigenschappen automatisch ingevuld voor nieuw opgenomen vergaderingen. Hierdoor kun je:

• Workflows op basis van vergaderingen op te zetten en te valideren.
• Rapporten bij te werken om vergadergegevens te gebruiken.
• Controleren of uw configuratie werkt vóór de overgang op 31 augustus.

Vanaf 1 juli kunt u:

• Bijgewerkte rapporten valideren aan de hand van nieuw opgenomen vergaderingen, met behulp van gegevens uit vergaderrecords.
• Workflows op basis van vergaderingen testen met behulp van nieuw opgenomen vergaderingen.

Nieuwe eigenschappen beschikbaar voor vergaderingen

Om deze overgang te ondersteunen, zullen belangrijke eigenschappen die voorheen beschikbaar waren in gespreksrecords, nu ook beschikbaar zijn voor vergaderingen. Vanaf 1 juli worden deze eigenschappen gevuld met gegevens van nieuw opgenomen vergaderingen, zodat u workflows en rapporten kunt valideren vóór de overgang op 31 augustus.

Historische vergadergegevens

Vóór 31 augustus kopieert HubSpot belangrijke eigenschappen uit bestaande gespreksrecords naar de bijbehorende vergaderrecords, indien van toepassing. Dit omvat eigenschappen zoals 'Heeft transcript', 'Transcript-ID' en 'Duur'.

Dit zorgt ervoor dat vergaderrecords kunnen fungeren als de primaire bron van waarheid voor opgenomen vergaderingen, terwijl bestaande gespreksrecords behouden blijven.

Bestaande gespreksrecords blijven na deze wijziging in HubSpot staan en worden niet verwijderd.

Voor en na

Vóór 31 augustus 2026:

• Er wordt een vergadering opgenomen en HubSpot maakt zowel een vergaderingsrecord als een gespreksrecord aan.
• Het hebben van dubbele records voor één interactie kan tot verwarring leiden.

Na 31 augustus 2026:

• Een vergadering wordt opgenomen en HubSpot maakt alleen een vergaderrapport aan.
• Er is één enkele betrouwbare bron voor opgenomen vergaderingen.