Personnaliser les paramètres du calendrier connecté et de la page de planification de rendez-vous

Après avoir connecté votre calendrier à HubSpot, vous pouvez ajuster les paramètres suivants :

• Autorisez HubSpot à se synchroniser avec votre calendrier.
• Les utilisateurs disposant d’un Sales Hub  ou d’un Service Hub Pro ou licence utilisateur Entreprise peuvent synchroniser leurs tâches HubSpot avec leurs calendriers.
• Autorisez HubSpot à créer une page de planification de réunions et à connecter des calendriers supplémentaires.
• Les utilisateurs disposant d’une licence utilisateur Sales Hub  ou Service Hub   peuvent personnaliser l’URL de leur page de planification.
• En fonction de votre abonnement HubSpot, vous pouvez également héberger l’URL de la page de planification sur un domaine personnalisé connecté à HubSpot.
• Ajoutez une page de planification à votre profil de chat.

Synchroniser votre calendrier et vos tâches

Par défaut, la case Synchronisation du calendrier est cochée lorsque vous connectez votre agenda Google ou votre calendrier Office 365. Tout événement créé avec un contact directement dans Google Agenda ou le calendrier Office 365 sera synchronisé dans le CRM comme réunion.

Remarque : La synchronisation du calendrier ne synchronise pas les réunions créées via des intégrations.

Avec la synchronisation de calendrier, les réunions créées directement sur une fiche d’informations d’un contact dans le CRM enverront des invitations aux événements de calendrier au contact. Sans synchronisation de calendrier, une réunion sera créée engagement le fiche d'informations sans qu’aucune invitation aux événements de calendrier ne soit envoyée. Découvrez-en davantage sur la planification des rendez-vous dans HubSpot.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
• Cliquez sur l'onglet Calendrier.
• Cochez la case Synchronisation du calendrier.

Si votre calendrier est synchronisé et qu’une licence utilisateur Sales Hub ou Service Hub vous est attribuée, vous pouvez également synchroniser vos tâches HubSpot avec un sous-calendrier afin que les tâches HubSpot apparaissent dans votre calendrier Google ou Office 365. Découvrez-en davantage sur la synchronisation de vos tâches HubSpot avec votre calendrier. 

Activer les pages de planification de rendez-vous et connecter les calendriers de disponibilité

Par défaut, la case Pages de planification de rendez-vous est cochée lorsque vous connectez votre synchronisation Google Agenda ou Office 365 à HubSpot. En sélectionnant cette option, vous pourrez créer une page de planification personnelle qui permettra aux utilisateurs de réserver des heures disponibles directement dans votre calendrier principal de compte. Vous pouvez ensuite connecter d'autres calendriers à votre calendrier intégré afin que HubSpot vérifie votre disponibilité sur chaque calendrier avant de présenter les heures disponibles à vos prospects. Découvrez-en davantage sur la création d'une page de planification de rendez-vous.

Remarque : Si vous utilisez Gmail et que vous êtes autorisé à consulter le calendrier d'une autre adresse e-mail, votre adresse e-mail doit être autorisée par Gmail à consulter tous les détails de l'événement pour que le calendrier s'affiche en tant qu'option dans HubSpot.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
• Cliquez sur l'onglet Calendrier.
• Sélectionnez la case à cocher Pages de planification de rendez-vous.
• Cliquez sur le menu déroulant Calendriers des disponibilités et sélectionnez tous les calendriers supplémentaires.
• Cliquez sur Enregistrer.

Il est impossible d'ajouter à votre compte HubSpot un calendrier dont vous n'êtes pas propriétaire ou auquel vous n'avez pas accès depuis votre compte Google ou Office 365. Découvrez comment configurer de nouveaux calendriers Google et de nouveaux calendriers Office 365. Lorsqu'un prospect planifie une réunion, celle-ci apparaît uniquement sur votre calendrier personnel par défaut.

Si vous ne parvenez pas à accéder à l’un de vos calendriers, vos contacts ne pourront plus programmer de réunions avec vous, même si vous avez intégré d’autres calendriers. Au lieu de cela, vous recevrez un e-mail vous informant que quelqu’un essaie de prendre rendez-vous avec vous. Vous pourrez alors demander au propriétaire du calendrier de vous redonner l'accès ou supprimer le calendrier inactif de vos paramètres.

Pour gérer les calendriers inactifs :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
• Cliquez sur l'onglet Calendrier.
• Pour supprimer le calendrier de vos paramètres, cliquez sur le X à côté du calendrier inactif.

Modifier l'URL de votre page de planification et la page de planification par défaut (Sales Hub ou Service Hub Starter, Pro ou Entreprise uniquement)

Dans les paramètres de votre calendrier dans HubSpot, vous pouvez modifier l’URL de votre page de planification qui est utilisée pour chaque page de planification que vous créerez à l’avenir. Vous pouvez également modifier la page de planification par défaut utilisée lors de l'insertion de liens de rendez-vous dans les modèles d'e-mails commerciaux .

Remarque : n'importe quel utilisateur peut héberger des pages de planification sur n'importe quel domaine personnalisé connecté dans le gestionnaire de domaines . 

Vous pouvez utiliser votre propre domaine personnalisé pour vos pages de planification afin de refléter votre marque et permettre aux champs du formulaire de d'être pré-remplis avec des informations provenant d'envois antérieurs.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
• Cliquez sur l'onglet Calendrier.
• Dans le menu déroulant Domaine de réunion, sélectionnez un domaine personnalisé pour héberger vos pages de planification au lieu d'une adresse HubSpot. Seuls les domaines qui ont été connectés dans votre domain manager apparaîtront dans le menu déroulant pour la sélection.

Une fois que vous avez modifié votre domaine, tous vos liens de prise de rendez-vous seront mis à jour.

Si vous souhaitez empêcher les moteurs de recherche d'indexer les pages de planification sur des domaines personnalisés, vous pouvez ajouter "Disallow : /meetings*" à votre fichier robots.txt .

Remarque : Si vous utilisez un domaine personnalisé, l'URL doit toujours avoir un slug différent de la page de planification existante sur d'autres domaines.

Par exemple, http://yourcustomname.com/meetings/example et http://app.hubspot.com/meetings/example sont considérés comme identiques, vous ne pourriez pas utiliser http://yourcustomname.com/meetings/example si http://app.hubspot.com/meetings/example existe déjà.

Désactiver vos pages de planification

Si vous souhaitez désactiver toutes vos pages de planification sans les supprimer : 

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
• Cliquez sur l'onglet Calendrier.
• Dans la section Pages de planification, cliquez sur Désactiver.
• Pour réactiver vos pages de planification, cliquez sur Activer.

Ajouter un lien de prise de rendez-vous à votre widget de chat

Vous pouvez inclure un lien de prise de rendez-vous dans le widget de chat afin que les visiteurs puissent accéder à votre page de planification et réserver du temps avec vous au cours d'une conversation de chat .

Lorsque vous avez terminé de modifier les paramètres de votre outil Réunions, cliquez sur Enregistrer. Découvrez comment créer ou modifier une page de planification, la partager avec vos contacts et personnaliser les paramètres du calendrier connecté et de la page de planification de réunions.