Richten Sie Aufgabenerinnerungen und tägliche E-Mail-Zusammenfassungen für Aufgaben ein.

Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, können Sie eine Erinnerung einstellen, um eine E-Mail-Benachrichtigung zu dieser speziellen Aufgabe zu erhalten. Um eine Zusammenfassung Ihrer an jedem Wochentag fälligen Aufgaben zu erhalten, können Sie sich auch für tägliche Aufgabenzusammenfassungs-E-Mails anmelden.

Erinnerungen für Aufgaben verwalten

Richten Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Aufgabe Erinnerungs-E-Mails ein, die je nach Fälligkeit der Aufgabe versendet werden. Für jede Aufgabe mit einer definierten Erinnerung wird eine individuelle E-Mail-Erinnerungs-E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter gesendet.

Sie können eine Erinnerung manuell hinzufügen oder bearbeiten und eine Standarderinnerung für von Ihnen erstellte Aufgaben festlegen.

So bearbeiten Sie eine Erinnerung für Aufgaben:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Aufgaben.
2. So verwalten Sie die Erinnerung für eine einzelne Aufgabe:
   • Erstellen oder bearbeiten Sie eine Aufgabe.
     
   • Klicken Sie auf das Feld Erinnerung und wählen Sie dann eine Option für den Versand der Erinnerung aus: Zur Fälligkeitszeit der Aufgabe, 30 Minuten vorher, 1 Stunde vorher, 1 Tag vorher oder 1 Woche vorher. Um eine benutzerdefinierte Erinnerung festzulegen, wählen Sie Benutzerdefiniertes Datum und dann ein Datum und eine Uhrzeit aus.
   • Um eine Erinnerung zu deaktivieren, klicken Sie auf das Feld Erinnerung und wählen Sie Keine Erinnerung aus, oder wenn Sie eine benutzerdefinierte Erinnerung festgelegt haben, klicken Sie auf Löschen.
   • Klicken Sie auf Erstellen oder Speichern.
3. So verwalten Sie Erinnerungen für mehrere Aufgaben:
   • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der zu bearbeitenden Aufgaben.
   • Klicken Sie oben in der Tabelle auf edit Bearbeiten .
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zu aktualisierende Eigenschaften und wählen Sie dann Fälligkeitsdatum und Erinnerung aus.
   • Klicken Sie auf das Feld Erinnerung und wählen Sie dann eine Option aus, wann die Erinnerung für die Aufgaben gesendet werden soll: Zur Fälligkeitszeit der Aufgabe, 30 Minuten vorher, 1 Stunde vorher, 1 Tag vorher oder 1 Woche vorher. Um eine benutzerdefinierte Erinnerung festzulegen, wählen Sie Benutzerdefiniertes Datum und dann ein Datum und eine Uhrzeit aus.
   • Um Erinnerungen für die Aufgaben zu deaktivieren, klicken Sie auf das Feld Erinnerung und wählen Sie Keine Erinnerung aus. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Erinnerung festgelegt haben, klicken Sie auf Löschen.
   • Klicken Sie auf Speichern. Der Erinnerungssatz gilt für alle ausgewählten Aufgaben.

E-Mails mit täglicher Aufgabenzusammenfassung erhalten

In den täglichen E-Mail-Zusammenfassungen wird angezeigt, welche Aufgaben an jedem Wochentag fällig sind. Um sich für die täglichen E-Mail-Zusammenfassungen anzumelden, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen und in den letzten 17 Tagen mindestens drei Aufgaben abgeschlossen haben.

Bitte beachten: Aufgaben mit einer definierten Erinnerung senden weiterhin einzelne E-Mail-Benachrichtigungen an Ihr Postfach. Um E-Mails mit Erinnerungen an einzelne Aufgaben zu stoppen, deaktivieren Sie Aufgabenerinnerungen. Wenn Sie eine Standard-Erinnerungszeit aktiviert haben, werden Erinnerungen automatisch aktiviert, wenn Sie Aufgaben erstellen. Sie können Aufgabenerinnerungen für diese Aufgaben deaktivieren oder die Standardeinstellung auf "Keine Erinnerung " ändern, um automatische Erinnerungen zu vermeiden.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der Seitenleiste links auf „Benachrichtigungen“.
3. Klicken Sie auf „Aufgaben“, um die Benachrichtigungsoptionen zu erweitern.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Tägliche Aufgabenzusammenfassung , um die E-Mails zu erhalten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen , um keine E-Mails mehr zu erhalten.
5. Klicken Sie auf Speichern.

An Wochentagen wird die Zusammenfassung um 6 Uhr erstellt und um 8 Uhr morgens an Ihr E-Mail-Postfach gesendet, je nach der Standardzeitzone Ihres HubSpot-Accounts. Alle Aufgaben, die zwischen 6 und 8 Uhr erstellt wurden, werden nicht in die Zusammenfassung des Tages aufgenommen.

Wenn keine Aufgaben fällig sind, wird die E-Mail nicht gesendet.

Die E-Mail-Zusammenfassung enthält:

• Die Anzahl der heute fälligen Aufgaben. Dies sind alle Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum auf den Tag des Versands der E-Mail fällt.
• Die Anzahl der To-do-, Anruf- und E-Mail-Aufgaben basierend auf dem Aufgabentyp.
• Details zu drei Aufgaben, einschließlich Titel, zugeordnete Datensätze und ob sie als Aufgaben mit hoher Priorität markiert sind.

Um Ihre Aufgaben in Ihrem HubSpot-Account anzuzeigen, klicken Sie auf Alle heute fälligen anzeigen.