Konfigurowanie przypomnień o zadaniach i codziennych wiadomości e-mail z podsumowaniem zadań

Podczas tworzenia zadania można ustawić przypomnienie, aby otrzymywać powiadomienia e-mail dotyczące tego konkretnego zadania. Aby otrzymywać podsumowanie zadań do wykonania w każdy dzień tygodnia, możesz również wyrazić zgodę na otrzymywanie codziennych wiadomości e-mail z podsumowaniem zadań.

Zarządzanie przypomnieniami dla zadań

Podczas tworzenia lub edytowania zadania można skonfigurować wysyłanie wiadomości e-mail z przypomnieniem w zależności od terminu wykonania zadania. Indywidualna wiadomość e-mail z przypomnieniem zostanie wysłana do właściciela zadania dla każdego zadania ze zdefiniowanym przypomnieniem.

Możesz ręcznie dodać lub edytować przypomnienie, aby ustawić domyślne przypomnienie dla tworzonych zadań.

Aby edytować przypomnienie dla zadań:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Zadania..
2. Aby zarządzać przypomnieniem dla pojedynczego zadania:
   • Utwórz lub edytuj zadanie.
     
   • Kliknij pole Przypomnienie, a następnie wybierz opcję, kiedy przypomnienie ma zostać wysłane: W terminie wykonania zadania, 30 minut przed, 1 godzinę przed, 1 dzień przed lub 1 tydzień przed. Aby ustawić niestandardowe przypomnienie, wybierz opcję Data niestandardowa, a następnie wybierz datę i godzinę.
   • Aby wyłączyć przypomnienie, kliknij pole Przypomnienie i wybierz Brak przypomnienia lub, jeśli ustawiłeś niestandardowe przypomnienie, kliknij Wyczyść.
   • Kliknij przycisk Utwórz lub Zapisz.
3. Aby zarządzać przypomnieniami dla wielu zadań:
   • Zaznacz pola wyboru zadań, które chcesz edytować.
   • Kliknij przycisk edit Edytuj w górnej części tabeli.
   • Kliknij menu rozwijane Właściwość do aktualizacji, a następnie wybierz Termin i przypomnienie.
   • Kliknij pole Przypomnienie, a następnie wybierz opcję, kiedy wysłać przypomnienie o zadaniach: W terminie zadania, 30 minut przed, 1 godzinę przed, 1 dzień przed lub 1 tydzień przed. Aby ustawić niestandardowe przypomnienie, wybierz opcję Data niestandardowa, a następnie wybierz datę i godzinę.
   • Aby wyłączyć przypomnienia dla zadań, kliknij pole Przypomnienie i wybierz Brak przypomnienia lub, jeśli ustawiłeś niestandardowe przypomnienie, kliknij Wyczyść.
   • Kliknij przycisk Zapisz. Ustawione przypomnienie zostanie zastosowane do wszystkich wybranych zadań.

Otrzymywanie codziennych wiadomości e-mail z podsumowaniem zadań

Codzienne wiadomości e-mail z podsumowaniem pokazują, które zadania należy wykonać w każdy dzień tygodnia. Aby wyrazić zgodę na otrzymywanie codziennych wiadomości e-mail, należy wykonać poniższe kroki i ukończyć co najmniej trzy zadania w ciągu ostatnich 17 dni.

Uwaga: zadania ze zdefiniowanym przypomnieniem nadal będą wysyłać indywidualne powiadomienia e-mail do skrzynki odbiorczej. Aby zatrzymać indywidualne wiadomości e-mail z przypomnieniami o zadaniach, wyłącz przypomnienia o zadaniach. Jeśli włączyłeś domyślny czas przypomnienia, przypomnienia będą automatycznie włączane podczas tworzenia zadań. Możesz wyłączyć przypom nienia o zadaniach dla tych zadań lub zmienić ustawienie domyślne na Brak przypomnienia, aby uniknąć automatycznych przypomnień w przyszłości.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym kliknij Powiadomienia.
3. Kliknij opcję Zadania, aby rozwinąć opcje powiadomień.
4. Zaznacz pole wyboru obok opcji Codzienne podsumowanie zadań, aby otrzymywać wiadomości e-mail. Wyczyść pole wyboru, aby przestać otrzymywać wiadomości e-mail.
5. Kliknij przycisk Zapisz.

W dni powszednie podsumowanie zostanie przygotowane o 6 rano i wysłane do skrzynki odbiorczej e-mail o 8 rano, w oparciu o domyślną strefę czasową konta HubSpot. Wszelkie zadania utworzone między 6:00 a 8:00 nie zostaną uwzględnione w podsumowaniu tego dnia.

Jeśli nie ma żadnych zadań do wykonania, wiadomość e-mail nie zostanie wysłana.

Podsumowanie wiadomości e-mail zawiera:

• Liczbę zadań z terminem wykonania na dziś. Są to wszystkie zadania, których termin wykonania przypada na dzień wysłania wiadomości e-mail.
• Liczbę zadań To-do, Calls i Email w zależności od typu zadania.
• Szczegóły dotyczące trzech zadań, w tym tytuł, powiązane rekordy i to, czy są one oznaczone jako zadania o wysokim priorytecie.

Aby wyświetlić swoje zadania na koncie HubSpot, kliknij opcję Wyświetl wszystkie zadania do wykonania dzisiaj.