Configurer des rappels de tâches et des résumés de tâches quotidiens par e-mails

Lorsque vous créez une tâche, vous pouvez configurer un rappel pour recevoir une notification par e-mail concernant cette tâche spécifique. Pour recevoir un récapitulatif de vos tâches dues chaque jour de la semaine, vous pouvez également vous inscrire aux résumés de tâches quotidiennes envoyés par e-mail.

Gérer les rappels pour les tâches

Lorsque vous créez ou modifiez une tâche, configurez des e-mails de rappel à envoyer en fonction de l’échéance de la tâche. Un e-mail de rappel individuel sera envoyé au propriétaire de la tâche pour chaque tâche avec un rappel défini.

Vous pouvez ajouter ou modifier manuellement un rappel et définir un rappel par défaut pour les tâches que vous créez.

Pour modifier un rappel pour des tâches :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tâches.
2. Pour gérer le rappel d’une tâche particulière :
   • Créer ou modifier une tâche.
     
   • Cliquez sur le champ Rappel , puis sélectionnez une option pour l’envoi du rappel : à l’échéance de la tâche, 30 minutes avant, 1 heure, 1 jour avant ou 1 semaine avant. Pour définir un rappel personnalisé, sélectionnez Date personnalisée, puis sélectionnez une date et une heure.
   • Pour désactiver un rappel, cliquez sur le champ Rappel et sélectionnez Aucun rappel ou, si vous avez défini un rappel personnalisé, cliquez sur Effacer.
   • Cliquez sur Créer ou Enregistrer.
3. Pour gérer les rappels pour plusieurs tâches :
   • Sélectionnez les cases à cocher des tâches à modifier.
   • Cliquez sur edit Modifier en haut du tableau.
   • Cliquez sur le menu déroulant Propriété à mettre à jour , puis sélectionnez Date d’échéance et rappel.
   • Cliquez sur le champ Rappel , puis sélectionnez une option pour l’envoi du rappel pour les tâches : À l’échéance de la tâche, 30 minutes avant, 1 heure avant, 1 jour avant ou 1 semaine avant. Pour définir un rappel personnalisé, sélectionnez Date personnalisée, puis sélectionnez une date et une heure.
   • Pour désactiver les rappels pour les tâches, cliquez sur le champ Rappel et sélectionnez Aucun rappel ou, si vous avez défini un rappel personnalisé, cliquez sur Effacer.
   • Cliquez sur Enregistrer. L’ensemble de rappels s’appliquera à toutes les tâches sélectionnées.

Recevoir des résumés quotidiens de tâches par e-mails

Les résumés quotidiens par e-mail indiquent les tâches que vous avez dues chaque jour de la semaine. Pour recevoir les résumés quotidiens par e-mail, vous devez compléter les étapes suivantes et avoir effectué au moins trois tâches au cours des 17 derniers jours.

Remarque : Les tâches avec un rappel défini enverront toujours des notifications par e-mail individuelles dans votre boîte de réception. Pour arrêter les e-mails de rappel de tâches individuelles, désactivez les rappels de tâches. Si vous avez activé une heure de rappel par défaut, les rappels seront automatiquement activés lorsque vous créerez des tâches. Vous pouvez désactiver les rappels de tâches pour ces tâches ou définir la valeur par défaut sur Aucun rappel pour éviter les rappels automatiques à l’avenir.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Notifications.
3. Cliquez sur Tâches pour développer les options de notification.
4. Sélectionnez la case à cocher à côté de Résumé quotidien des tâches pour recevoir les e-mails. Désélectionnez la case à cocher pour ne plus recevoir les e-mails.
5. Cliquez sur Enregistrer.

En semaine, le résumé sera préparé par à 6 h du matin et envoyé à votre boîte de réception à 8 h, en fonction du fuseau horaire par défaut de votre compte HubSpot. Aucune tâche créée entre 6 h et 8 h du matin ne sera incluse dans le résumé du jour.

Si aucune tâche n'est due, l'e-mail ne sera pas envoyé.

Le résumé d’e-mail contient :

• Le nombre de tâches dues aujourd’hui . Il s'agit de toutes les tâches dont la date d'échéance est prévue pour le jour où l'e-mail est envoyé ;
• Le nombre de tâches À faire, Appels et E-mail en fonction du type de tâche.
• Détails sur trois tâches, y compris leur titre, les fiches d’informations associées et leur caractère ou non hautement prioritaire.

Pour afficher vos tâches dans votre compte HubSpot, cliquez sur Afficher toutes les tâches dues aujourd’hui.