Määritä tehtävämuistutukset ja päivittäiset tehtäväsähköpostit.

Kun luot tehtävän, voit asettaa muistutuksen, jotta saat sähköposti-ilmoituksen kyseisestä tehtävästä. Jos haluat saada yhteenvedon joka arkipäivä erääntyvistä tehtävistäsi, voit myös tilata päivittäisen tehtäväsähköpostin.

Tehtävien muistutusten hallinta

Kun luot tai muokkaat tehtävää, määritä muistutussähköpostit lähetettäväksi sen perusteella, milloin tehtävä on erääntynyt. Tehtävän omistajalle lähetetään yksittäinen muistutussähköposti jokaisesta tehtävästä, jolle on määritetty muistutus.

Voit lisätä tai muokata muistutusta manuaalisesti asettaa oletusmuistutuksen luomillesi tehtäville.

Muokkaa tehtävien muistutusta:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Tehtävät.
2. Yksittäisen tehtävän muistutuksen hallinta:
   • Luo tai muokkaa tehtävää.
     
   • Napsauta Muistutus-kenttää ja valitse sitten vaihtoehto, milloin muistutus lähetetään: Tehtävän eräpäivänä, 30 minuuttia ennen, 1 tunti ennen, 1 päivä ennen tai 1 viikko ennen. Jos haluat asettaa mukautetun muistutuksen, valitse Mukautettu päivämäärä ja valitse sitten päivämäärä ja kellonaika.
   • Voit poistaa muistutuksen käytöstä napsauttamalla Muistutus-kenttää ja valitsemalla Ei muistutusta tai, jos olet asettanut mukautetun muistutuksen, valitsemalla Tyhjennä.
   • Napsauta Luo tai Tallenna.
3. Voit hallita useiden tehtävien muistutuksia:
   • Valitse muokattavien tehtävien valintaruudut.
   • Napsauta taulukon yläosassa olevaa edit Muokkaa.
   • Napsauta päivitettävä ominaisuus -pudotusvalikkoa ja valitse sitten eräpäivä ja muistutus.
   • Napsauta Reminder (Muistutus ) -kenttää ja valitse sitten vaihtoehto, milloin tehtävien muistutus lähetetään: Tehtävän eräpäivänä, 30 minuuttia ennen, 1 tunti ennen, 1 päivä ennen tai 1 viikko ennen. Jos haluat asettaa mukautetun muistutuksen, valitse Mukautettu päivämäärä ja valitse sitten päivämäärä ja kellonaika.
   • Jos haluat poistaa tehtävien muistutukset käytöstä, napsauta Muistutus-kenttää ja valitse Ei muistutusta tai, jos olet asettanut mukautetun muistutuksen, valitse Tyhjennä.
   • Napsauta Tallenna. Asetettu muistutus koskee kaikkia valittuja tehtäviä.

Tehtävien päivittäisten sähköpostiviestien vastaanottaminen

Päivittäiset yhteenvetosähköpostiviestit näyttävät, mitkä tehtävät ovat erääntyneet kunakin arkipäivänä. Jotta voit valita päivittäiset digest-sähköpostit, sinun on suoritettava seuraavat vaiheet ja sinun on täytettävä vähintään kolme tehtävää viimeisten 17 päivän aikana.

Huomaa: tehtävät, joille on määritetty muistutus, lähettävät edelleen yksittäisiä sähköposti-ilmoituksia postilaatikkoosi. Jos haluat lopettaa yksittäisten tehtävien muistutussähköpostiviestit, kytke tehtävämuistutukset pois päältä. Jos olet ottanut oletusarvoisen muistutusajan käyttöön, muistutukset kytkeytyvät automaattisesti päälle, kun luot tehtäviä. Voit kytkeä tehtävien muistutukset pois päältä näiden tehtävien osalta tai muuttaa oletusarvoksi Ei muistutusta, jotta automaattiset muistutukset eivät enää jatkossa tule.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa Ilmoitukset.
3. Laajenna sen ilmoitusasetukset valitsemalla Tehtävät.
4. Valitse Valintaruutu Tehtävien päivittäinen kooste -kohdan vieressä, jos haluat vastaanottaa sähköpostiviestejä. Poista valintaruudun valinta, jos haluat lopettaa sähköpostiviestien vastaanottamisen.
5. Napsauta Tallenna.

Arkipäivisin digesti valmistellaan klo 6.00 ja lähetetään sähköpostilaatikkoosi klo 8.00 HubSpot-tilisi oletusaikavyöhykkeen mukaan. Tehtäviä, jotka on luotu aamukuuden ja aamukahdeksan välillä, ei sisällytetä kyseisen päivän yhteenvetoon.

Jos erääntyneitä tehtäviä ei ole, sähköpostia ei lähetetä.

Sähköpostin digest sisältää:

• Tänään erääntyvien tehtävien määrä. Nämä ovat kaikki tehtävät, joiden eräpäivä on sähköpostin lähetyspäivänä.
• Tehtävätyyppiin perustuvien tehtävä-, puhelu- ja sähköpostitehtävien määrä.
• Tiedot kolmesta tehtävästä, mukaan lukien otsikko, niihin liittyvät tietueet ja se, onko ne merkitty korkean prioriteetin tehtäviksi.

Jos haluat tarkastella tehtäviä HubSpot-tililläsi, valitse Näytä kaikki tänään erääntyvät tehtävät.