HubSpot-Benutzer entfernen

Wenn Sie als Super-Admin einen Benutzer von Ihrem HubSpot-Account entfernen möchten, ist das Deaktivieren der primäre Schritt, um den Zugriff eines Benutzers zu widerrufen. Nachdem Sie einen Benutzer deaktiviert haben, können Sie ihn vollständig von Ihrem Account entfernen. Im Folgenden werden die Unterschiede zwischen der Benutzerdeaktivierung und der vollständigen Benutzerentfernung erläutert:

• Einen Benutzer deaktivieren:
  • Der Benutzer kann sich nicht mehr anmelden oder auf den Account zugreifen, sein Benutzerprofil und die zugehörigen Daten bleiben jedoch für Berichterstattung und Prognosen erhalten.
  • Der Benutzer kann später mit seinen aktuellen Elementen reaktiviert werden. Zum Beispiel bleibt der Benutzer seinen Datensätzen zugeordnet.
  • Der Benutzer erhält keine Benachrichtigungen mehr.
  • Der Benutzer behält seine kostenpflichtige Lizenz, die Lizenz wird jedoch nicht auf die Gesamtzahl der Lizenzen des Accounts angerechnet.
  • Die Zuweisung des Benutzers zu Konversationen und Elementen wird aufgehoben und er wird von Berichten entfernt. Erfahren Sie mehr darüber, was beim Entfernen eines Benutzers vom Account entfernt wird.

• Einen Benutzer entfernen:
  • Der Benutzer muss deaktiviert werden, bevor Sie ihn vollständig von Ihrem Account entfernen können.
  • Der Benutzer kann sich nicht mehr anmelden oder auf den Account zugreifen, und sein Benutzerprofil wird vom Account entfernt.
  • Die Zuweisung des Benutzers zu Konversationen und Elementen wird aufgehoben und er wird von Berichten entfernt. Erfahren Sie mehr darüber, was beim Entfernen eines Benutzers vom Account entfernt wird.

Darüber hinaus kann sich ein Benutzer selbst von einem HubSpot-Account entfernen oder seinen Benutzer-Account vollständig löschen, nachdem er von allen HubSpot-Accounts entfernt wurde. Wenn Sie einen Benutzer-Account löschen, wird dieser vollständig von HubSpot-Systemen entfernt. 

Einen Benutzer deaktivieren

Voraussetzungen vor dem Deaktivieren eines Benutzers

Wenn Sie einen Benutzer deaktivieren, anstatt ihn zu entfernen, können Sie die historischen Aktivitäten des Benutzers beibehalten, ohne den Zugriff auf wichtige Daten zu verlieren. Wenn deaktivierte Benutzer reaktiviert werden, sind ihre früheren Aktivitäten wie Änderungen von Eigenschaften und Aktualisierungen von Inhalten weiterhin verfügbar.

Beachten Sie Folgendes, bevor Sie einen Benutzer deaktivieren:

• Wenn der Benutzer für Inhaltselemente zuständig ist oder als Kriterium für einen Filter (z. B. Workflows) verwendet wird, sollten Sie ihn manuell von diesen Tools entfernen.
• Wenn der Benutzer über eigene Terminplanungsseiten verfügt, in Gruppen- oder Reihum-Terminplanungsseiten berücksichtigt ist oder Teil einer Meeting-Rotation ist, sollten Sie ihn löschen oder neu zuweisen, damit er nicht für Meetings gebucht wird.
  • Wenn eine Terminplanungsseite, für die der Benutzer zuständig ist, nicht neu zugewiesen oder gelöscht wird, kann der Link trotzdem aufgerufen werden, wenn jemand die URL noch kennt. Dies bedeutet, dass ein Kontakt weiterhin ein Meeting für den deaktivierten Benutzer buchen kann. 
  • Wenn eine Terminplanungsseite, für die der Benutzer zuständig ist, nicht neu zugewiesen oder gelöscht wird, wenn der Benutzer als Teil einer Gruppen- oder Reihum-Terminplanungsseite oder als Teil einer Rotation belassen wird, werden weiterhin Meetings für den Benutzer gebucht. Dies bedeutet, dass ein Kontakt eine Einladung für ein Meeting mit dem deaktivierten Benutzer erhält.
  • Wenn ein Meeting für einen Kontakt gebucht wird, entweder über die eigene Terminplanungsseite des deaktivierten Benutzers, über eine Gruppen- oder Reihum-Terminplanungsseite oder über eine Rotation, wird das Meeting nicht im Aktivitätenfeed des Kontakts angezeigt. Wenn er über eine Terminplanungsseite gebucht hat, wird der Seitenaufruf im Aktivitätenfeed des Benutzers angezeigt.
  • Meeting-Buchungen durchlaufen nach der Deaktivierung nicht mehr den automatisierten Workflow. Wenn Sie beispielsweise festgelegt haben, dass ein Workflow nach der Einreichung eines Meetings für den deaktivierten Benutzer ausgelöst werden soll, wird er nach der Deaktivierung nicht ausgelöst.
• Wenn ein Benutzer in Ihren Einstellungen für Account & Abrechnung als Ansprechpartner festgelegt ist, müssen Sie ihn von der Rolle entfernen.
• Deaktivierte Benutzer werden übersprungen, wenn die Workflow-Aktion Datensatz zuständigem Mitarbeiter zuweisen verwendet wird, und sie werden beim Festlegen des für einen Datensatz zuständigen Mitarbeiters als Optionen entfernt.
• Sobald ein Benutzer deaktiviert ist, werden seine persönlichen E-Mail-Konten getrennt. Er kann keine neuen E-Mails im CRM protokollieren, einschließlich geplanter Sequenz-E-Mails.
• Alle Team-E-Mails, die der mit dem Konversationen-Postfach verknüpft hat, bleiben verknüpft.

Einen Benutzer in Ihrem Account deaktivieren

So deaktivieren Sie einen Benutzer: 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Benutzers, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie Benutzer deaktivieren aus.

• Lesen Sie im Dialogfeld die Empfehlung und klicken Sie dann auf Benutzer deaktivieren.
• Der Benutzer erhält eine E-Mail, in der er über die Deaktivierung seines Profils informiert wird.

Einen Benutzer reaktivieren

So reaktivieren Sie einen Benutzer: 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
• Klicken Sie auf den Namen des Benutzers. Der Status des Benutzers wird oben links als Deaktiviert angezeigt.
• Klicke oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann Benutzer reaktivieren aus. Alle Lizenzen, die dem Benutzer vor dem Deaktivieren zugewiesen wurden und die nicht zugewiesen wurden, werden reaktiviert. Klicken Sie auf die Registerkarte Zugriff, um zu sehen, ob dem Benutzer Lizenzen zugewiesen sind.

• Klicken Sie im Dialogfeld auf Benutzer reaktivieren.

• Der Benutzer erhält eine E-Mail, die ihn darüber informiert, dass sein Profil reaktiviert wurde.

Einen Benutzer entfernen

Voraussetzungen vor dem Entfernen eines Benutzers

Vor dem vollständigen Entfernen eines Benutzers von Ihrem Account muss der Benutzer deaktiviert werden. Beachten Sie bitte, dass sich dies auf erstellte Inhalte und Datensätze, für die er zuständig ist, auswirken kann:

• Wenn ein Benutzer in Ihren Einstellungen für Account & Abrechnung als Ansprechpartner festgelegt ist, müssen Sie ihn von der Rolle entfernen, bevor Sie ihn als Benutzer entfernen können.
• Wenn Sie einen Benutzer entfernen, können Sie ihn nicht wiederherstellen. Stattdessen müssen Sie den Prozess der Benutzererstellung erneut durchlaufen. Datensätze, die dem entfernten Benutzer einmal zugewiesen waren, sollten wieder zugewiesen werden, sobald sie wieder hinzugefügt werden.

• Wenn ein Benutzer von einem Account entfernt wird, löscht HubSpot nicht die Elemente oder Aktivitäten, die er erstellt hat. Dazu gehören Elemente wie Blog-Beiträge, Seiten, Listen, Workflows, Formulare und Berichte sowie Vertriebsaktivitäten wie protokollierte E-Mails und Notizen. Bei den Elementen wird Deaktiviert/Entfernt (E-Mail-Adresse des Benutzers) als Ersteller angezeigt.

• Alle Terminplanungsseiten, die vom entfernten Benutzer erstellt wurden, werden gelöscht.

• Alle Social-Media-Nachrichten, die vom gelöschten Benutzer veröffentlicht werden, bleiben veröffentlicht. Wenn der entfernte Benutzer jedoch der Administrator für Social-Media-Konten war, müssen Sie möglicherweise diese Konten erneut verknüpfen.

• Der Benutzer bleibt als ein Blog Autor. Erfahren Sie, wie Sie das Blog-Autor-Profil manuell löschen.
• Alle Marketing-E-Mails, die von einem entfernten Benutzer erstellt wurden, bleiben erhalten, aber alle mit der Marketing-E-Mail verbundenen Benutzerinformationen werden gelöscht. So wird beispielsweise kein Name angezeigt, wenn Sie anzeigen, von wem die Marketing-E-Mail erstellt wurde.

• Jegliche Sequenzen, Vorlagen und Dokumente, die ein Benutzer in Ihrem Account erstellt hat, bleiben erhalten. Allerdings muss der entfernte Benutzer seine Vertriebsvorlagen vor dem Entfernen geteilt haben, damit andere Benutzer darauf zugreifen können.

• Bei allen Konversationen, die dem entfernten Benutzer zugewiesen waren, wird diese Zuweisung aufgehoben.
• Wenn Sie einen Benutzer von Ihrem Account entfernen, wird für diesen weiterhin Deaktiviert/Entfernt (E-Mail-Adresse des Benutzers) in der Zuständigkeitseigenschaft für Kontakt-, Unternehmens-, Deal- und Ticket-Datensätze angezeigt, denen er als zuständiger Benutzer zugewiesen ist. Wenn Ihr HubSpot-Account mit Salesforce synchronisiert wird und der gelöschte Benutzer weiterhin ein Salesforce-Benutzer ist, erscheint der Name ebenso wie für Salesforce-Benutzer, die nie Zugriff auf HubSpot hatten, als Name (Salesforce).
• Nachdem ein Benutzer aus Ihrem Account entfernt ist, wird er nicht mehr als Option in Filtern wie in Listen oder Dashboards angezeigt. Sie können entfernte Benutzer in Ihren Filtern anzeigen, indem Sie beim Filtern das Kontrollkästchen Inaktive Mitarbeiter anzeigen aktivieren.
  
  

Bevor Sie einen Benutzer entfernen, empfiehlt es sich, alle Datensätze, für die er zuständig ist, anderen Benutzern zuzuweisen. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über die Zuweisung von Zuständigkeiten für Datensätze in HubSpot.

Benutzer als Ansprechpartner für Account & Abrechnung entfernen

Wenn ein Benutzer in Ihren Einstellungen für Account & Abrechnung als Ansprechpartner festgelegt ist, müssen Sie ihn von der Rolle entfernen, bevor Sie ihn als Benutzer entfernen können.

• Klicken Sie oben rechts in Ihrem HubSpot-Account auf Ihren Accountnamen und dann auf Account & Abrechnung.

• Klicken Sie oben auf die Registerkarte Unternehmensinformationen.
• Klicken Sie im Abschnitt Abrechnungskontakte neben allen Rollen, auf die der Benutzer festgelegt wurde, auf das delete Papierkorb-Symbol.

• Klicken Sie im Dialogfeld auf Ja, von Rolle entfernen.
• Wenn der Benutzer als Primärer Kontakt festgelegt ist, müssen Sie ihn durch einen anderen Benutzer ersetzen.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Primärer Kontakt und wählen Sie einen anderen Benutzer aus.
  • Klicken Sie im Dialogfeld auf Ja, Benutzer zu Rolle hinzufügen.

Sie können jetzt den Benutzer von Ihrem Account entfernen.

Einen Benutzer von Ihrem Account entfernen

So entfernen Sie einen Benutzer aus Ihrem Account:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.

• Klicken Sie auf den Namen des Benutzers. Der Status des Benutzers sollte oben links als Deaktiviert angezeigt werden. Erfahren Sie, wie Sie einen Benutzer deaktivieren.
• Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann Von Account entfernen aus.

• Lesen Sie im Dialogfeld die Empfehlung und ergreifen Sie alle Maßnahmen, die erforderlich sind, um Lizenzen und Elemente neu zuzuweisen. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Bestätigen.

Sich selbst von einem HubSpot-Account entfernen

Sie können Ihren Benutzer-Account auch von einem spezifischen HubSpot-Account entfernen.

Bevor Sie Ihren Benutzer-Account von einem bestimmten HubSpot-Account entfernen, klicken Sie oben rechts in der Hauptnavigationsleiste auf Ihren Account-Namen, um zu überprüfen, ob Sie im richtigen HubSpot-Produkt angemeldet sind.

So entfernen Sie Ihren Benutzer-Account von einem spezifischen HubSpot-Account:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Allgemein > Sicherheit.
• Klicken Sie unten auf Mich von diesem Account entfernen. Wenn Sie Teil von anderen Accounts sind, haben Sie weiterhin Zugriff auf diese. Wenn Sie nicht unter „Account & Abrechnung“ als Ansprechpartner entfernt wurden, ist diese Schaltfläche ausgegraut.

• Geben Sie im Dialogfeld Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie dann auf Löschen.

Ihren HubSpot-Benutzer-löschen

Wenn der Zugriff eines Benutzers von einem HubSpot-Account entfernt wird, kann der Benutzer nicht mehr auf den Account zugreifen. Der mit der E-Mail-Adresse verknüpfte Benutzer ist aber weiterhin vorhanden. Sie können Ihren Benutzer-Account vollständig löschen, sobald Sie nicht mehr der einzige verbliebene Super-Admin sind, während andere Benutzer noch im Account sind.

Bitte beachten: Beim Löschen Ihres Benutzers werden auch alle mit dieser E-Mail-Adresse verbundenen Academy-Zertifizierungen gelöscht. Um Ihre Zertifizierungen beizubehalten, können Sie Ihre Zertifizierungen auf eine neue E-Mail-Adresse übertragen, bevor Sie Ihren Benutzer löschen.

So löschen Sie Ihren Benutzer-Account vollständig:

• Melden Sie bei dem Benutzer-Account an, den Sie löschen möchten. Stellen Sie sicher, dass er keinen Zugriff auf andere HubSpot-Accounts hat.
• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Allgemein > Sicherheit.
• Klicken Sie unten auf Meinen Benutzer-Account löschen.

• Geben Sie im Dialogfeld Ihre Benutzer-E-Mail-Adresse ein und klicken Sie dann auf Benutzer löschen.