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Optimieren Sie Prozesse mit Workflows und anderen Tools
Zuletzt aktualisiert am: 25 September 2026
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Verwenden Sie Workflows und andere Tools, um Prozesse basierend auf den Anforderungen Ihres Unternehmens zu automatisieren. Workflows können Prozesse sowohl innerhalb als auch extern von HubSpot automatisieren.
Zum Beispiel nimmt Sprocket Supply Co., ein Unternehmen für nachhaltigen Bürobedarf, an einer Konferenz teil. Vor der Konferenz wird ein Workflow verwendet, um automatisch eine Reihe von informativen Marketing-E-Mails an potenzielle Kunden zu senden. Nach der Konferenz werden mithilfe von Workflows Leads, die sich am Konferenzstand angemeldet haben, bewertet und bewertet, sie verschiedenen Vertriebsmitarbeitern zuweisen und diese Informationen an ein Google Sheet senden.
Lesen Sie die folgenden Empfehlungen, um festzustellen, welche Workflow Vorlagen, Aktionen und anderen Tools zu Ihren Geschäftszielen passen.
Berücksichtigen Sie beim Erstellen Ihres Workflows
Es empfiehlt sich, vor dem Einrichten eines Workflows und vor der Erstellung Ihres Workflows Ihre Workflow-Ziele festzulegen und Ihre Workflow-Struktur zu verwalten.
Bestimmen Sie Ihre Workflow-Ziele, bevor Sie einen Workflow erstellen
Bevor Sie Ihren Workflow einrichten, sollten Sie den Zweck oder die Ergebnisse des Workflows festlegen. Ein Workflow kann mehrere Ziele haben.
Wenn Sie z. B. einen Lead-Nurturing Workflow erstellen, sollten Sie überlegen, ob jeder Schritt der Workflow zur Kunden Interaktion beiträgt, z. B. ob ein Angebot wahrscheinlich zu Kundenkonversionen führt.
Nach Abschluss des Workflows können Performance-Kennzahlen verwendet werden, um ein Lead-Segment zu erstellen, mit dem interagiert wird und in das es sich lohnt, mehr Mühe zu investieren. Kalte Leads können dann als Marketingkontakte entfernt werden.
Zu den Ergebnissen des Workflows gehören unter anderem das Bewerben eines Produkts, das Qualifizieren von Leads und das Verwalten der Marketingkontakte Ihres Accounts. Orientieren Sie sich bei der Auswahl von Aktionen und der Erstellung Ihres Workflows an Zweck, Ergebnissen oder quantitativen Workflow-Zielen.
Workflow-Struktur beim Erstellen eines Workflows verwalten
Wenn Sie Ihre Prozesse automatisieren, empfiehlt es sich, mehrere Workflows mit jeweils einem bestimmten Zweck zu erstellen, anstatt große und komplexe Workflows zu erstellen, die mehrere Ziele umfassen. Bei der Überprüfung eines gut konfigurierten Workflows sollte es möglich sein, den Zweck des Workflows zu erkennen.
Im Anschluss an die Konferenz erstellt ein Vertriebsleiter bei Sprocket Supply Co. beispielsweise einen Workflow für Leadscoring und -anreicherung und einen weiteren für die Leadzuweisung.
Die verschiedenen HubSpot-Tools und -Funktionen für Ihre Automatisierung kennenlernen
Im Folgenden sehen Sie sich die verschiedenen Empfehlungstypen für Ihre Automatisierung- und Prozessziele an. Bevor Sie entscheiden, mit welchem Ansatz Sie eine geschäftliche Anforderung lösen wollen, sollten Sie die verschiedenen verfügbaren Ansätze prüfen und prüfen, ob sie mit oder durch Automatisierung zu Ihren Zielen passen.
Jede Empfehlung kann einzeln verwendet werden, funktioniert aber in vielen Fällen am besten, wenn sie gleichzeitig angewendet wird. Auch wenn die Verwendung einer Workflow Vorlage am schnellsten zu implementieren ist, kann es dennoch notwendig sein, sie mit zusätzlichen Workflow Aktionen anzupassen. Wenn Sie Ihre Marketingkontakte verwalten, empfiehlt es sich, sowohl die maximalen Kontaktlimits als auch einen Workflow zur automatischen Aktualisierung Ihres Marketingkontaktstatus zu verwenden.
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Vorlagen: Generieren Sie automatisch eine Vorlage Workflow mit Platzhalteraktionen. Erfahren Sie, wie Sie Vorlagen zur Erstellung von Workflows verwenden. Sie können auch Vorlagen vom HubSpot Marketplace installieren.
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Aktionen: ineinzelne Aktionen, die bei der Konfiguration eines Workflows für einen bestimmten Zweck empfohlen werden. Um Ihre Ziele zu erreichen, können Sie verschiedene Kombinationen von Workflow-Aktionen sowie Ergebnisse früherer Aktionen mit anderen Aktionen in einem Workflow verwenden. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen verfügbaren Workflow-Aktionen.
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Weitere Funktionen: Wenn Sie mit Automatisierung auf Ihre Geschäftsziele hinarbeiten, stehen möglicherweise verschiedene Strategien zur Verfügung, z. B. die Verwendung anderer Tools anstelle von oder zusammen mit Workflows.
Ziele und Empfehlungen für Workflows
Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die folgenden allgemeinen Unternehmensziele und mögliche Möglichkeiten, diese Ziele mithilfe von Workflows und anderen Automatisierungstools in HubSpot zu erreichen.
Pflegen Sie neue Kontakte
Abonnement erforderlich Zum Senden automatisierter E-Mails mit Workflows ist ein Marketing Hub Professional- oder Enterprise-Abonnement erforderlich.
Als Teil Ihrer digitalen Marketingbemühungen können Sie E-Mail-Marketing nutzen, um neue Kontakte zu pflegen, Markentreue aufzubauen, neue Produkte zu bewerben und interessierte Leads auf der Grundlage von Klicks und geöffneten E-Mails zu qualifizieren.
| Empfehlung | Anstatt Zeit damit zu verbringen, Workflows manuell einzurichten, können Sie die folgenden Vorlagen als Ausgangspunkt nutzen, um gemeinsame Lead-Nurturing Workflows für neue Kontakte zu erstellen. |
| Beispiel | Sprocket Supply Co. sendet eine Begrüßungs-E-Mail mit einer Liste von Produkten, an denen sie Interesse haben könnten (z. B. Bürostühle, Drucker und mehr) an Benutzer, die sich auf ihrer Website registriert haben. Er kann später Datensätze in andere Workflows aufnehmen, je nachdem, auf welche Produktlinks Kunden in dieser E-Mail geklickt haben. |
| Empfohlenes Workflow Vorlagen |
Pflegen Sie bestehende Kontakte
Abonnement erforderlich Zum Senden automatisierter E-Mails mit Workflows ist ein Marketing Hub Professional- oder Enterprise-Abonnement erforderlich.
Ähnlich wie beim Nurturing neuer Kontakte können Sie mit E-Mail-Marketing die Markentreue weiter stärken, Produkte auf der Grundlage der Interessen Ihrer bestehenden Kunden bewerben und auch weiterhin qualifizierte Kunden gewinnen, die zu Ihren Markenfürsprechern werden könnten.
| Empfehlung | Anstatt Zeit damit zu verbringen, Workflows manuell einzurichten, können Sie die folgenden Workflow Vorlagen verwenden, um gemeinsame Lead-Nurturing Workflows für vorhandene Kontakte zu erstellen. |
| Beispiel | Sprocket Supply Co. verwendet einen Workflow, um bestehender Kundschaft zum Jahrestag ihres ersten Einkaufs einen Rabattcode zu senden. Dies ermutigt die Kundschaft zum erneuten Kauf und dient als Erinnerung daran, alle notwendigen Büromaterialien nachzufüllen. |
| Empfohlenes Workflow Vorlagen |
Priorisieren Sie die richtigen Leads
Abonnement erforderlich Für die Nutzung des Leadscoring-Tools ist ein Marketing Hub oder Sales Hub Professional- oder Enterprise-Abonnement erforderlich.
Verwenden Sie verschiedene Tools, um sicherzustellen, dass Sie über alle notwendigen Informationen verfügen, um die richtigen potenziellen Kunden zu priorisieren und sich auf Unternehmen zu konzentrieren, die bereits Kaufsignale zeigen, um Ihren Verkaufszyklus zu verkürzen.
| Empfehlung | Nutzen Sie sowohl Workflows als auch andere Tools wie Leadscoring, Kaufabsicht und Prospecting-Agent, um hochwertige potenzielle Kunden genau zu identifizieren. Verwenden Sie dann Workflows, um Datensätze in den Prospecting-Agent aufzunehmen. Stellen Sie sicher, dass keine potenziellen Deals verpasst werden, indem Sie die relevanten Stakeholder wie Vertriebsteams, einzelne Mitarbeiter und Vertriebsmanager informieren. |
| Beispiel | Sprocket Supply Co. nutzt Leadscoring, um potenzielle Interessierte zu identifizieren. So werden beispielsweise Kundinnen und Kunden in Branchen, die häufig Papier und Drucksachen verwenden, wie etwa Rechtsdienstleistungen, höher bewertet. Wenn Datensätze einen bestimmten Schwellenwert erreichen und als qualifiziert gelten, werden sie automatisch über einen Workflow in den Prospecting-Agent aufgenommen. Innerhalb desselben Workflows wird ein Vertriebsmitarbeiter in der Benachrichtigungs-E-Mail mit Informationen über den potenziellen Kunden benachrichtigt. |
| Empfohlene Tools zum Qualifizieren von Leads | |
| Empfohlenes Workflow Vorlagen |
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| Empfohlene Workflow-Aktionen |
Genaue Zuweisung von Leads
Abonnement erforderlich Es ist ein Sales Hub oder Service Hub Professional- oder Enterprise-Abonnement erforderlich, um die Workflow-Aktion Datensatz an zuständigen Mitarbeiter verteilen zu verwenden.
Lizenzen erforderlich Beim Zuweisen von Benutzern mit dieser Aktion müssen die Benutzer über eine kostenpflichtige Sales- oder Service-Lizenz verfügen.
Weisen Sie Vertriebsmitarbeitern Datensätze präzise und automatisch zu, um sicherzustellen, dass potenzielle Deals zeitnah verwaltet werden.
| Empfehlung | Wenn Sie spezielle Anforderungen an die Lead-Zuweisung haben, können Sie zusätzlich zu den empfohlenen Workflow Vorlagen Workflow Verzweigungen verwenden, um Datensätze basierend auf Eigenschaften wie Land, Unternehmen Größe und Branche weiterzuleiten. Aktualisieren Sie dann mit der Workflow-Aktion Datensatz bearbeiten die Eigenschaft Zuständiger Mitarbeiter für [Objekt]. |
| Beispiel | Sprocket Supply Co. erhält auf seiner internationalen Website eine Angebotsanfrage. Kontakte werden je nach Region automatisch an verschiedene Zweigstellen im Workflow weitergeleitet, z. B. APAC, EMEA und NAM. Anschließend werden im Rahmen der Aktion Datensatz zuständigem Mitarbeiter zuweisen Kontakte bestimmten Benutzern nach dem Zufallsprinzip zugewiesen. |
| Empfohlenes Workflow Vorlagen | |
| Empfohlene Workflow-Aktionen |
Daten über verschiedene Anwendungen hinweg präzise abstimmen
Damit alle Stakeholder aufeinander abgestimmt sind und Entscheidungen auf möglichst genauen Informationen basieren, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Daten zwischen HubSpot und anderen externen Anwendungen synchronisiert werden.
| Empfehlung | Verwenden Sie das Import-Tool für einmalige Datenübertragungen. Um sicherzustellen, dass Ihre Daten kontinuierlich auf dem neuesten Stand sind, verwenden Sie die Datensynchronisierung für eine unidirektionale oder bidirektionale Synchronisierung. Um sicherzustellen, dass Daten aus HubSpot plattformübergreifend analysiert werden können, verwenden Sie beim Abgleich Ihrer Daten die Workflow-Aktion Daten formatieren , um Ihre Eigenschaften zu standardisieren. Verwenden Sie beispielsweise eine benutzerdefinierte Formelfunktion, um alle zusätzlichen Leerzeichen zu entfernen und Ihre Zeichenfolge als Zahl zu formatieren. Es wird auch empfohlen, Agent Hub-Workflows zu verwenden, wenn Sie Maßnahmen ergreifen oder bestimmte Datenelemente basierend auf externen Anwendungen einbeziehen möchten. Sie können z. B. einen Workflow basierend auf einem von Ihrer externen Anwendung gesendeten Webhook auslösen und dann die Daten von diesem Webhook mit der Workflow-Aktion Datensatz bearbeiten verwenden, um Ihren CRM-System-Datensatz in HubSpot zu aktualisieren. |
| Beispiel | Sprocket Supply Co. verwaltet Marketing-Kampagnen und -Assets von HubSpot aus und Direktvertrieb von Salesforce aus. Sie halten ihre Datensatzinformationen mithilfe der HubSpot-Salesforce-Integration synchronisiert. Wenn ein Kontakt durch eine Kampagne in HubSpot beeinflusst wird, wird er mithilfe der Workflow-Aktion "Salesforce-Kampagne festlegen " zu einer entsprechenden Kampagne in Salesforce hinzugefügt. Dadurch können sie über ihren gesamten Tech-Stack hinweg genaue Attribution-Berichte erstellen. |
| Empfohlene Tools für das Datenmanagement | |
| Empfohlene Workflow-Aktionen |
Benutzerdefinierte Lösungen in Ihren Workflows verwenden
Abonnement erforderlich Um die Workflow-Aktion mit benutzerdefiniertem Code zu verwenden, ist ein Data Hub Professional- oder Enterprise-Abonnement erforderlich.
Zusätzlich zu den bestehenden Aktionen, die im Workflows-Tool verfügbar sind, können Sie benutzerdefinierte Code-Aktionen verwenden und benutzerdefinierte Workflow-Aktionen erstellen, um spezifische Automatisierung sowohl innerhalb als auch außerhalb von HubSpot zu erfüllen.
| Empfehlung | Bei komplexeren Geschäftsanforderungen benötigen Sie möglicherweise maßgeschneiderte Lösungen zur Automatisierung Ihrer Prozesse. Verwenden Sie in diesen Fällen die Workflow-Aktion Benutzerdefinierte Code , um JavaScript zu schreiben und auszuführen, oder Python (Beta), um die Workflow-Funktionalität sowohl innerhalb als auch extern von HubSpot zu erweitern. Wenn Sie benutzerdefinierte Code-Aktionen im Agent Hub-Workflow-Builder verwenden, beschreiben Sie die erforderlichen Funktionen innerhalb des Breeze-Assistenten, um automatisch den entsprechenden Code zu generieren. Wenn Sie Prozesse mit externen Anwendungen automatisieren müssen, erstellen Sie benutzerdefinierte Workflow-Aktionen, um Ihren Dienst in die Workflows von HubSpot zu integrieren. Erstellen Sie beispielsweise eine Workflow-Aktion, um eine serverlose Funktion aufzurufen oder Optionen von externen APIs abzurufen. |
| Beispiel | Sprocket Supply Co. weist Leads innerhalb Nordamerikas auf der Grundlage der Postleitzahl der Geschäftsadresse des Kunden zu. Zu diesem Zweck erstellt das Unternehmen eine benutzerdefinierte HubDB-Tabelle, in der die Logik für die Leadzuweisung gespeichert ist (z. B. Postleitzahl X wird von der zuständigen Person Y abgedeckt). Dann fügt er innerhalb eines Workflows eine benutzerdefinierte Codeaktion hinzu, um die Postleitzahl als Eingabe zu verwenden, auf die HubDB-Tabelle zu verweisen und sie dem entsprechenden zuständigen Mitarbeiter zuzuweisen. Nach dem Abschluss eines Verkaufs wird eine benutzerdefinierte Workflow-Aktion, die mit der Lager- und Logistikplattform verknüpft ist, verwendet, um eine Bestellung zu erstellen und zu versenden. Dabei werden Felder verwendet, die von entsprechenden Eigenschaften wie Bestelldetails, Kundenadresse und mehr abgeleitet werden. |
| Empfohlene Tools für das Datenmanagement | |
| Empfohlene Workflow-Aktionen |
Marketingkontakte verwalten
Abonnement erforderlich Für die Verwendung und Verwaltung von Marketingkontakten ist ein Marketing Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Abonnement mit Marketingkontakten erforderlich.
Verwalten Sie die Anzahl der Marketingkontakte in Ihrem Account, um sowohl die potenziellen Kontakte als auch die Anzahl der Marketingkontakte in Ihrem Account zu verwalten.
| Empfehlung | Zusätzlich zu den integrierten Tools wie Obergrenzen und Einschränkungen der Benutzerberechtigungen können Sie die Workflow-Aktion "Marketingkontaktstatus festlegen" verwenden, um automatisch die Anzahl der Marketingkontakte in Ihrem Account zu verwalten. |
| Beispiel | Um aktive Kontakte zu priorisieren und deren Volumen und Kosten im Zusammenhang mit Marketingkontakten zu verwalten, verwendet Sprocket Supply Co. einen Workflow, um Kontakte automatisch als Nicht-Marketingkontakte einzustufen, wenn sie von ihren Marketing-E-Mails nicht zugestellt werden konnten (Bounce). |
| Empfohlene Tools zum Verwalten von Marketingkontakten | |
| Empfohlene Workflow-Aktionen |
