BetaRevisar y ocultar los datos sensibles

Analiza tu cuenta para identificar las actividades del CRM de los últimos 60 días que puedan contener información confidencial. Revisa los valores detectados para determinar si la información debe marcarse como no confidencial o censurarse en la actividad.

Por ejemplo, si incluyes sin querer información financiera en una nota, puedes realizar un análisis de datos sensibles para identificar dicha información, comprobar dónde aparece y, a continuación, ocultar el valor para eliminarlo de forma permanente de la actividad.

Si la opción «Datos sensibles»está activada en tu cuenta, puedes ocultar los valores detectados de forma individual o en bloque.

Nota: si eres superadministrador, puedes inscribir tu cuenta en la versión beta de «Acciones masivas en los resultados de análisis».

Antes de comenzar

Antes de utilizar esta función, revisa los requisitos, las limitaciones y las consideraciones. 

Requisitos

Para ocultar los valores detectados, es necesario que la función «Datos sensibles » esté activada en la cuenta. Aunque no esté activada, puedes seguir escaneando y revisando los valores detectados.

Limitaciones y consideraciones

• Los análisis de datos sensibles examinan las actividades del CRM (por ejemplo, notas, llamadas, tareas, correos electrónicos, reuniones, mensajes de WhatsApp y SMS) de los últimos 60 días.
• Cada cuenta tiene un límite de un escaneo cada 30 días.

Búsqueda de datos sensibles

Realizar un análisis de datos sensibles para detectar valores sensibles en las actividades del CRM de los últimos 60 días. 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.

2. En el menú lateral izquierdo, ve a «Seguridad».

3. Haz clic en la pestaña «Datos sensibles ».

4. En la sección «Análisis de datos sensibles », haz clic en «Iniciar análisis». Si ya has realizado un escaneo anteriormente, haz clic de nuevo en «Escanear».

Revisar los resultados de la exploración de datos sensibles

Revisa los resultados del análisis para ver dónde aparecen los valores detectados en las actividades del CRM y decidir si debes marcarlos como no confidenciales o censurarlos.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.

2. En el menú lateral izquierdo, ve a «Seguridad».
3. Haz clic en la pestaña «Datos sensibles ».
4. En la sección «Análisis de datos sensibles », haz clic en «Ver resultados» o en «Valores restantes».
5. En el menú lateral izquierdo, selecciona una categoría de «Información confidencial».
6. En la sección «[número] valores» , haz clic en un valor para ver dónde aparece en las actividades del CRM. Si un valor aparece más de una vez, las apariciones se agrupan y se indican con el número total de apariciones.

Marcar valores como no sensibles

Marca los valores como «no confidenciales» para indicar que la información detectada no requiere ser ocultada. Los valores marcados como no confidenciales permanecen en la cuenta.

Para marcar un valor concreto como no confidencial:

1. Pasa el cursor por encima del valor resaltado.

2. En el cuadro emergente « », haz clic en el icono «Marcar como no confidencial».

3. Haz clic en el icono « » ( Siguiente) para revisar otro valor.

Para marcar valores como no confidenciales de forma masiva:

1. En la sección «[número] valores» , marca las casillas de verificación situadas junto a los valores que quieras marcar como no confidenciales.
2. Haz clic en «Marcar como no confidencial».
3. En la esquina inferior derecha, haz clic en «Revisar tu selección».
4. Revisa los valores y las acciones que has seleccionado y, a continuación, haz clic en «Confirmar».

Ocultar valores

Si la opción «Datos sensibles»está activada en tu cuenta, oculta los valores detectados para eliminar de forma permanente la información original de las actividades del CRM. Los valores ocultos se sustituyen por un texto genérico de marcador de posición (por ejemplo, REDACTED-ACCOUNT-NUMBER).

Para ocultar un valor concreto:

1. Pasa el cursor por encima de un valor resaltado.
2. En el cuadro emergente, haz clic en «Ocultar este valor».
3. Haz clic en elicono siguiente de « » para revisar otro valor.

Para ocultar valores de forma masiva:

1. En la sección «[número] valores », marca las casillas de verificación situadas junto a los valores que quieras ocultar.
2. Haz clic en «Ocultar [número] apariciones».
3. En la esquina inferior derecha, haz clic en «Revisar tu selección».
4. Revisa los valores y las acciones que has seleccionado y, a continuación, haz clic en «Confirmar».

Nota: las acciones realizadas sobre valores individuales prevalecen sobre las acciones masivas aplicadas a esos mismos valores. Por ejemplo, si seleccionas varios valores para la ocultación masiva y, a continuación, marcas uno de esos valores como no confidencial, ese valor no se ocultará.