BetaVertrauliche Daten überprüfen und schwärzen

Scannen Sie Ihren Account, um identifizieren CRM-System Aktivitäten der letzten 60 Tage zu erstellen, die möglicherweise sensible Informationen enthalten. Überprüfen Sie erkannte Werte, um zu bestimmen, ob die Informationen als nicht vertraulich markiert oder von der Aktivität geschwärzt werden sollen.

Wenn Sie beispielsweise versehentlich Finanzinformationen in eine Notiz aufnehmen, können Sie einen Scan vertraulicher Daten durchführen, um die Informationen zu identifizieren, zu überprüfen, wo sie erscheinen, und dann den Wert schwärzen, um ihn vollständig aus der Aktivität zu entfernen.

Wenn vertrauliche Daten in Ihrem Account aktiviert sind, können Sie erkannte Werte einzeln oder massenweise schwärzen.

Bitte beachten: Als Super-Admin können Sie Ihren Account für die Beta-Version der Massenaktionen bei Scanergebnissen anmelden.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie diese Funktion verwenden, sollten Sie sich die Anforderungen, Einschränkungen und Überlegungen ansehen. 

Anforderungen

Um erkannte Werte zu schwärzen, müssen vertrauliche Daten im Account aktiviert sein. Wenn sie nicht aktiviert ist, können Sie dennoch erkannte Werte scannen und überprüfen.

Einschränkungen und Überlegungen

• Scans für vertrauliche Daten analysieren CRM-System Aktivitäten (z. B. Notizen, Anrufe, Aufgaben, E-Mails, Meetings-, WhatsApp- und SMS Nachrichten) der letzten 60 Tage.
• Jeder Account ist auf einen Scan alle 30 Tage beschränkt.

Nach vertraulichen Daten suchen

Nach vertraulichen Daten suchen, um sensible Werte in CRM-System Aktivitäten der letzten 60 Tage zu erkennen. 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Sicherheit.

3. Klicken Sie auf die Registerkarte Vertrauliche Daten .

4. Klicken Sie im Abschnitt Scan vertraulicher Daten auf Scan starten. Wenn Sie bereits einen Scan durchgeführt haben, klicken Sie auf Scannen erneut.

Ergebnisse von Scans für vertrauliche Daten überprüfen

Überprüfen Sie die Scanergebnisse, um zu sehen, wo erkannte Werte in CRM-System Aktivitäten angezeigt werden, und entscheiden Sie, ob sie als nicht vertraulich markiert oder geschwärzt werden sollen.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Sicherheit.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Vertrauliche Daten.
4. Klicken Sie im Abschnitt Scan vertraulicher Daten auf Ergebnisse anzeigen oder Verbleibende Werte.
5. Wählen Sie im Menü der linken Seitenleiste eine Kategorie vom Typ Vertraulich aus.
6. Klicken Sie im Abschnitt [Anzahl] Werte auf einen Wert , um zu überprüfen, wo er in CRM-System Aktivitäten erscheint. Wenn ein Wert mehr als einmal angezeigt wird, werden die Vorkommen gruppiert und mit der Gesamtzahl der Vorkommen gekennzeichnet.

Werte als nicht vertraulich markieren

Markieren Sie Werte als nicht vertraulich, um anzugeben, dass erkannte Informationen nicht geschwärzt werden müssen. Als nicht vertraulich markierte Werte verbleiben im Account.

So markieren Sie einen einzelnen Wert als nicht vertraulich:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über den hervorgehobenen Wert.

2. Klicken Sie im Pop-up-Feld auf das Symbol Als nicht vertraulich markieren.

3. Klicken Sie auf das Symbol "Weiter", um einen anderen Wert anzuzeigen.

So markieren Sie Werte gleichzeitig als nicht vertraulich:

1. Aktivieren Sie im Abschnitt [Anzahl] Werte die Kontrollkästchen neben den Werten, die Sie als nicht vertraulich markieren möchten.
2. Klicken Sie auf Als nicht vertraulich markieren.
3. Klicken Sie unten rechts auf Ihre Auswahl überprüfen.
4. Überprüfen Sie die ausgewählten Werte und Aktionen und klicken Sie dann auf Bestätigen.

Schwärzungswerte

Wenn vertrauliche Daten in Ihrem Account aktiviert sind, schwärzen Sie erkannte Werte, um die ursprünglichen Informationen vollständig aus CRM-System Aktivitäten zu entfernen. Geschwärzte Werte werden durch allgemeinen Platzhaltertext ersetzt (z. B. REDACTED-ACCOUNT-NUMBER).

So schwärzen Sie einen einzelnen Wert:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen hervorgehobenen Wert.
2. Klicken Sie im Pop-up-Feld auf Diesen Wert schwärzen.
3. Klicken Sie auf das  Weiter-Symbol, um einen anderen Wert zu überprüfen.

So schwärzen Sie Werte gleichzeitig:

1. Aktivieren Sie im Abschnitt [Anzahl] Werte die Kontrollkästchen neben den Werten, die Sie schwärzen möchten.
2. Klicken Sie auf [Anzahl] Vorkommen schwärzen.
3. Klicken Sie unten rechts auf Ihre Auswahl überprüfen.
4. Überprüfen Sie die ausgewählten Werte und Aktionen und klicken Sie dann auf Bestätigen.

Bitte beachten: Aktionen für einzelne Werte haben Vorrang vor Massenaktionen, die auf dieselben Werte angewendet werden. Wenn Sie beispielsweise mehrere Werte für die Massenschwärzung auswählen und dann einen dieser Werte als nicht vertraulich markieren, wird dieser Wert nicht geschwärzt.