Ver y filtrar registros

Cada objeto de CRM en HubSpot (por ejemplo, contactos, empresas, negocios y tickets) tiene una página de índice que muestra los registros del objeto. Otras herramientas en HubSpot también tienen páginas de índice, incluyendo llamadas, pagos, formularios, campañas y objetos personalizados. En cada página de índice, puedes filtrar y segmentar los registros y guardar las vistas para utilizarlas en el futuro.

Obtén más información sobre la creación de registros en HubSpot.

Atención: su cuenta puede utilizar nombres personalizados para cada objeto (por ejemplo, cuenta en lugar de empresa). Este documento se refiere a los objetos por sus nombres predeterminados de HubSpot.

Ver una página de índice de objetos

En la página de índice de un objeto, puedes ver todos los registros del objeto, ver registros específicos en vistas guardadas, personalizar el aspecto de la tabla o tablero de la página y completar acciones adicionales para el objeto. 

Para navegar a la página de índice de cada objeto:

• Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
• Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
• Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
• Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
• Correos electrónicos: En tu cuenta de HubSpot, navega hasta CRM > Contactos, luego haz clic en el menú desplegable Contactos y selecciona Correos electrónicos.
• Citas (si están activadas): En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Citas.
• Cursos (si están activados): En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Cursos.
• Listados (si están activados): En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Fichas.
• Servicios (si están activados): En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Servicios.
• Objetos personalizados: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM, y a continuación selecciona el objeto personalizado.
• Llamadas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Llamadas.
• Campañas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Marketing > Campañas.
• Formularios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Marketing > Formularios.
• Pagos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Pagos.
• Productos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Productos.
• Suscripciones: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Suscripciones.
• Comunicaciones: en tu cuenta de HubSpot, navega hasta CRM > Contactos, luego haz clic en el menú desplegable Contactos y selecciona Comunicaciones. Esta página de índice sólo es accesible para los superadministradores y muestra los mensajes de LinkedIn, SMS y WhatsApp.

En el caso de los objetos con pipelines, para cambiar entre la vista de tabla o la vista de tablero, haga clic en el botón listView tabla y grid debajo del nombre de la pestaña de la vista.

Acceder a los registros en una vista

Puedes organizar los registros con filtros y guardarlos como vistas para volver a visitarlos más tarde. Puedes acceder a las vistas predeterminadas de HubSpot y a las vistas personalizadas que tú u otras personas de tu cuenta hayan creado.

Para abrir una vista guardada e interactuar con los registros:

1. Abre tu lista de registros.
2. Para abrir una vista anclada, haz clic en una pestaña. 
3. En el caso de una vista guardada que no se muestra como pestaña, haz clic en +Agregar vista y luego selecciona una vista en el menú desplegable. También puedes ver todas las vistas disponibles, incluidas las predeterminadas y las personalizadas, haciendo clic en Todas las vistas.
4. Para localizar un registro específico, introduce un término de búsqueda en la barra de búsqueda de la parte superior izquierda en cualquiera de las vistas.
5. Para obtener una vista previa de un registro, pase el ratón por encima del registro y haga clic en Vista previa.
6. Si quieres ver un registro, haz clic en el nombre.

Más información sobre cómo editar un registro individual o crear y gestionar vistas guardadas.

Filtrar registros

Con cualquier objeto puedes segmentar los registros en función de sus propiedades. Si busca más formas de filtrar registros, conozca las diferencias entre vistas guardadas y segmentos.

1. Abre tus registros o una vista específica.
2. Para utilizar un filtro rápido, haz clic en los menús desplegables de propiedades situados encima de la tabla y selecciona los criterios de filtrado. Aprende a personalizar tus filtros rápidos (Starter, Professional, y Enterprise solamente).
3. Para configurar filtros basados en otras propiedades del objeto, haz clic en Filtros avanzados. En el panel derecho:
   
   • Si tienes filtros rápidos seleccionados, aparecerán en la parte superior. Haz clic en Ocultar para eliminarlos del panel.
   • Si la vista no tiene filtros existentes, seleccione una propiedad para configurar el primer filtro. Si la vista tiene filtros existentes, haz clic en Editar filtros para agregarlos o editarlos.
   • Para agregar un nuevo filtro, haz clic en +Agregar filtro en los grupos Y u O. Cuando se establece un filtro con Y, los registros deben cumplir todos los criterios del grupo de filtros para que se incluyan en la vista. Cuando se selecciona O, los registros deben cumplir los criterios de uno de los grupos de filtros como mínimo para que se incluyan en la vista. Selecciona la propiedad por la que deseas filtrar, establece los criterios para la propiedad y luego haz clic en Aplicar filtro.
   • Para duplicar un grupo de filtros, haz clic en el icono duplicate Clonar encima del grupo. Al clonar un grupo, el nuevo grupo duplicado seguirá la lógica O.
   • Para eliminar una propiedad, haz clic en el icono Eliminar delete situado en la parte superior derecha del filtro.
   • Para eliminar un grupo de filtros, haz clic en el icono delete Eliminar encima del grupo.
   • Cuando hayas terminado, haz clic en la X de la esquina superior derecha. Tus filtros se aplicarán, pero debes guardar la vista para que los filtros persistan.
4. Para borrar todos los filtros de una vista, haz clic en Borrar todo encima de la tabla.
5. Para restablecer los filtros originales guardados en la vista actual, haz clic en el icono redo Restablecer. Esto eliminará cualquier filtro nuevo que hayas aplicado.
6. Para guardar los filtros como una vista, haz clic en el icono saveEditableView Guardar. Esto actualizará los filtros y la configuración de la vista actual. En el caso de las vistas existentes, solo el usuario que creó originalmente la vista podrá guardar los cambios. Si no puedes guardar los cambios en una vista existente, puedes clonarla para crear una nueva vista con tus filtros.

Seleccionar criterios de filtro

Antes de seleccionar los criterios para su ficha de vista, aprenda a elegir las opciones de filtro para segmentar sus registros. En cada página de índice, sólo puede filtrar por las propiedades de ese objeto.

Tenga en cuenta que algunas opciones de filtro funcionan de forma diferente en las vistas que en los segmentos y pueden devolver resultados diferentes (por ejemplo, contiene exactamente en las vistas frente a contiene cualquiera de en los segmentos).

• contiene exactamente: introduce un valor. El valor de la propiedad de un registro debe contener el texto exacto introducido para ser incluido en la vista. Para buscar un valor con varias palabras en un orden específico, o que incluya caracteres no ingleses, tendrás que introducir su valor entre comillas dobles (por ejemplo, "HubSpot conocimiento base") para filtrar una coincidencia exacta.

Nota: los caracteres no alfanuméricos incluidos en los valores de los criterios se tratan como delimitadores, no como caracteres propiamente dichos. Por ejemplo, al filtrar por HubSpot_conocimiento_base> se buscarán los valores que contengan HubSpot, conocimiento y base, tratando el _ y > como espacios. Incluso si utilizas comillas dobles, como "HubSpot_conocimiento_base>", buscará los valores que contengan "HubSpot conocimiento base" en ese orden exacto, pero no los que contengan los demás caracteres.

• no contiene exactamente: introduce un valor. El valor de la propiedad de un registro no debe contener el texto exacto introducido para ser incluido en la vista. También se incluirán los registros sin valor para la propiedad.

• es: para las propiedades de fecha, selecciona entre las opciones predeterminadas (por ejemplo, Hoy, Ayer, Trimestre pasado). El valor de la propiedad de un registro debe estar dentro del marco temporal seleccionado para ser incluido en la vista.

• es después: para las propiedades de Selector de fechas, selecciona una fecha en el calendario. La propiedad de un registro debe tener un valor de fecha que sea después de la fecha seleccionada que se incluirá en la lista.

• es cualquiera de: selecciona varios valores. La propiedad de un registro debe tener por lo menos uno de estos valores que se incluirán en la vista.

• es antes: para las propiedades de Selector de fechas, selecciona una fecha en el calendario. La propiedad de un registro debe tener un valor de fecha anterior a la fecha seleccionada que se incluirá en la vista.

• está entre: para propiedades de Selector de fechas, selecciona dos fechas en el calendario. La propiedad de un registro debe tener un valor de fecha que sea igual o posterior a la primera fecha seleccionada e igual o anterior de la segunda fecha seleccionada que se incluirán en la vista.

• (no) es igual a: escribe o selecciona un valor. La propiedad de un registro (no) debe ser igual a este valor que se incluirá en la vista. Si has seleccionado no es igual a, también se incluirán los registros sin valor para la propiedad.

• es mayor que: para las propiedades de Numérico, escribe un número. La propiedad de un registro debe tener un valor mayor que el valor de número introducido que se incluirá en la vista.

• es mayor que o igual a: para propiedades de Numérico, escribe un número. La propiedad de un registro debe tener un valor mayor que o igual al valor del número introducido que se incluirá en la vista.

• es conocido: todos los registros con un valor para la propiedad se incluirán en la visita.

• es menor que: para las propiedades de Numérico, escribe un número. La propiedad de un registro debe tener un valor menor que el valor de número introducido que se incluirá en la vista.

• es menor que [x] días: en el caso de las propiedades de fecha, permite introducir un número y luego seleccionar una cantidad de días atrás o de días a partir de ahora. La propiedad de un registro debe tener un valor de fecha menor que el periodo en días anterior o posterior a la fecha actual para que se incluya en la vista.

• es menor que o igual a: para las propiedades de Numérico, escribe un número. La propiedad de un registro debe tener un valor menor que o igual al valor de número introducido que se incluirá en la vista.

• es mayor que [x] días: en el caso de las propiedades de fecha, permite introducir un número y luego seleccionar una cantidad de días atrás o de días a partir de ahora. La propiedad de un registro debe tener un valor de fecha mayor que el periodo en días anterior o posterior a la fecha actual para que se incluya en la vista.

• no es ninguno de: selecciona varios valores. La propiedad de un registro debe tener un valor que no coincida con ninguno de los valores seleccionados que se incluirán en la vista. También se incluirán los registros sin valor para la propiedad.

• es desconocido: todos los registros que no tengan un valor para la propiedad se incluirán en la vista.