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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Workflows

Crear un workflow programado

Última actualización: enero 18, 2022

Requisitos

Operations Hub Professional, Enterprise

Programa un workflow para que se repita a intervalos regulares y predeterminados. Los registros sólo se inscribirán en el workflow una vez que se alcance la fecha programada.

Los workflows pueden programarse para que se ejecuten en un día específico de la semana o del mes. Por ejemplo, puedes configurar un workflow para enviar recordatorios internos a las 7 de la mañana cada jueves, o el día 28 de cada mes.

Si deseas centrar tus acciones de workflow en una fecha de calendario específica o en una propiedad de fecha de contacto, obtén más información sobre la creación de workflows de Fecha específica o de Propiedad de fecha de contacto

Establecer tu programación de workflow

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
  • En la parte superior derecha, haz clic en Crear workflow
  • En el panel izquierdo, selecciona la pestaña Comenzar desde cero.
  • En el panel izquierdo, selecciona basado en [objeto] para seleccionar el tipo de objeto del workflow. Esto determina qué tipo de registros se pueden inscribir en el workflow. La opción de programar workflows se puede utilizar con todos los tipos de objetos de workflow.
  • En el panel derecho, en Elegir tipo, selecciona Programar

    .


  • Establece el programa para que tu workflow se repita:
    • Si quieres que un workflow se repita diariamente, por ejemplo, todos los días a las 8 de la mañana:
      • Haz clic en el menú desplegable Programar desencadenante y selecciona Diariamente.
      • Haz clic en el menú desplegable Hora del día y selecciona la hora a la que se ejecutará el workflow cada día. 
    • Si deseas que un workflow se repita semanalmente, por ejemplo, cada viernes a las 8 de la mañana:
      • Haz clic en el menú desplegable Programar desencadenante y selecciona Semanal.
      • Haz clic en el menú desplegable Día de la semana y selecciona las casillas de comprobación junto a los días que deseas que se ejecute el workflow.
      • Haz clic en el menú desplegable Hora del día y selecciona la hora a la que se ejecutará el workflow. 
    • Si quieres que un workflow se repita mensualmente: 
      • Haz clic en el menú desplegable Programar desencadenante y selecciona Mensualmente.
      • Si deseas que el workflow se active en días específicos del mes, como por ejemplo cada 23 del mes a las 8 de la mañana: 
        • En la sección Día del mes, selecciona la opción Días específicos.  
        • Haz clic en el menú desplegable Día del mes y selecciona las casillas de comprobación junto a los días que deseas que se ejecute el workflow.
      • Si deseas que el workflow se active en un día flexible del mes, como por ejemplo el último día del mes a las 15 horas: 
        • En la sección Día del mes, selecciona la opción Días flexibles.  
        • Haz clic en el menú desplegable Día del mes y selecciona el día en que deseas que se ejecute el workflow, como Último día del mes o Primer lunes del mes
      • Haz clic en el menú desplegable Hora del día y selecciona la hora a la que se ejecutará el workflow. 
    • Si quieres que un workflow se repita anualmente, como por ejemplo cada 4 de julio a las 8 de la mañana: 
      • Haz clic en el menú desplegable Programar desencadenante y selecciona Anualmente.
      • Haz clic en el menú desplegable Mes y selecciona el mes en el que deseas que se ejecute el workflow.
      • Haz clic en el menú desplegable Día del mes y selecciona el día específico en el que deseas que se ejecute el workflow.
      • Haz clic en el menú desplegable Hora del día y selecciona la hora a la que se ejecutará el workflow.

Nota: los workflows programados sólo pueden ejecutarse en los días y fechas específicos para los que están programados. Por ejemplo, si programaste tu workflow para que se repita Mensualmente, y estableciste el Día del mes para el 31, el workflow no se ejecutará en los meses en los que el mes no tenga 31 días, como febrero, que sólo tiene 28 o 29 días.     


  • Haz clic en el ícono de lápiz edit para darle un nombre a tu workflow y luego haz clic en Crear workflow. A continuación, accederás al editor de workflows.

Actualizar tu programación del workflow 

Si decides cambiar la programación del workflow después de crearlo, puedes hacerlo desde el editor de workflows. 

  • En el editor de workflows, haz clic en Programar desencadenante.
  • En el panel derecho, selecciona tu nueva programación del workflow
  • Haz clic en Guardar. Cualquier cambio de programación entrará en vigor inmediatamente

Establecer criterios de inscripción

En cada fecha y hora programada recurrente, todos los registros que cumplan los criterios de activación se inscribirán y pasarán por el workflow, incluso si el registro se inscribió anteriormente. Si un registro deja de cumplir los criterios de activación, no seguirá inscrito en el workflow.

Si un registro se inscribe manualmente, no seguirá la programación establecida y se inscribirá automáticamente en las fechas programadas posteriores, a menos que cumpla los criterios de activación. Los registros inscritos manualmente ejecutarán el workflow inmediatamente.

  • En el editor del workflow, haz clic en Configurar desencadenantes de inscripción.
  • En el panel derecho, selecciona un tipo de filtro para tu desencadenante de inscripción y configura tus crietrios de inscripción. Los desencadenantes de reinscripción no son aplicables con un workflow programado, ya que todos los registros que cumplan los criterios de inscripción se inscribirán en la fecha y hora programada recurrente.
  • Configura los criterios y haz clic en Aplicar filtro
  • Haz clic en Guardar.

Agregar acciones

  • En el editor de workflow, haz clic en el plus ícono más + para agregar una acción de workflow.
  • En el panel derecho, selecciona una acción. Más información sobre elegir acciones del workflow.
  • Configura los detalles de la acción y haz clic en Guardar.
  • Haz clic en el ícono más + para agregar más acciones de workflow.

Administrar configuración

Haz clic en la pestaña Configuración para administrar la configuración del workflow. En la página General selecciona los días en los que deseas que las acciones del workflow se detengan y asocia las campañas con los workflows basados en contactos.

Cuando un workflow utiliza un desencadenante programado, no es posible establecer cuándo pueden ejecutarse las acciones del workflow. La opción ¿A qué horas deseas que se ejecuten las acciones? aparecerá atenuada. 


En la página Cancelación de inscripción y supresión, establece criterios de cancelación de inscripción y supresión para eliminar o excluir automáticamente registros del workflow.

Más información sobre cómo administrar la configuración de tu workflow.

Activar tu workflow

  • En la parte superior derecha, haz clic en Revisar y Publicar.
  • En la sección Inscripción de la página, puedes ver el recuento de registros que actualmente cumplen los criterios de activación. Se inscribirán todos los contactos existentes que cumplan los criterios de activación durante la siguiente fecha programada.  
  • Si tienes una cuenta de Marketing Hub Starter, Pro o Enterprise, en workflows basados en contactos, puedes ver una lista estática de contactos que cumplan con los criterios haciendo clic en Usar listas para ver estos contactos. La lista se guardará automáticamente y se puede acceder a ella desde tu panel de listas.

  • Revisa la configuración del workflow y haz clic en Activar.

Después de activar tu workflow, puedes ver el historial del workflow para monitorizar los registros que están inscritos.