Connecter HubSpot et les contacts Outlook

Contacts Outlook est un outil de gestion des contacts qui vous permet d'organiser, de consulter et de fusionner vos contacts dans Outlook. En savoir plus sur la façon de connecter Contacts Outlook à HubSpot à l'aide de la synchronisation des données. 

Avant de commencer

• Pour installer l'application, vous devez être un super administrateur ou disposer des autorisations suivantes :
  • Accès au marketplace des applications
  • Modifier les autorisations de tous les contacts
  • Modifier les paramètres de propriété
  • Modifier les autorisations des transactions que vous possédez
  • Afficher et modifier les autorisations pour les listes
• L'utilisateur HubSpot qui installe l'application doit disposer des autorisations suivantes dans son compte Outlook :
  • offline_access
  • openID
  • User.Read
  • Contacts.ReadWrite

• Si vous utilisez des serveurs Exchange sur site, vous devez répondre à la configuration requise pour un déploiement hybride. Votre structure Active Directory sur site doit être intégrée à Azure Active Directory et tous les serveurs Exchange 2016 doivent être mis à niveau vers la mise à jour cumulative 3 (CU3) ou une version ultérieure.
• L'intégration doit être installée par l'utilisateur HubSpot. Elle sera synchronisée avec son dossier de contacts personnel Outlook.
• L'application ne synchronisera pas les contacts partagés ni le carnet d'adresses Outlook Active Directory.

Connecter l'application

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplace marketplace dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace HubSpot.
2. Recherchez et sélectionnez Contacts Outlook. 
3. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Installer l'application. 
4. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Se connecter aux contacts Outlook.
5. Dans la boîte de dialogue, connectez-vous à votre compte Outlook.
6. Vérifiez les autorisations d'accès demandées, puis cliquez sur Accepter. Vous serez redirigé vers la page d'application dans vos paramètres. 
7. Cliquez sur Poursuivre la configuration pour configurer vos règles de synchronisation. 

Configurer les paramètres de synchronisation

Après avoir connecté Contacts Outlook, vous devrez configurer vos paramètres et activer la synchronisation pour commencer à synchroniser les données entre les deux applications. 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Contacts Outlook.
3. Cliquez sur Configurer votre synchronisation. 
4. Sur la page Sélectionner les données que vous souhaitez synchroniser, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un dossier pour les Contacts Outlook, puis sélectionnez le dossier des contacts Outlook à partir duquel synchroniser les contacts. 

Remarque : il est uniquement possible de synchroniser les contacts avec cette application.

5. Cliquez sur les flèches de direction de synchronisation et sélectionnez une direction de synchronisation.

• • Synchronisation des données entre les applications : les données sont synchronisées dans les deux sens entre HubSpot et les contacts Outlook.
  • Les données sont uniquement synchronisées avec HubSpot : des contacts HubSpot seront créés à partir des contacts Outlook sur la base de critères. 
  • Les données sont uniquement synchronisées avec les contacts Outlook : des contacts Outlook seront créés à partir de contacts HubSpot sur la base de critères. 

6. Cliquez sur Suivant dans l'angle supérieur droit. 

Configurer vos règles de synchronisation

1. Sur la page Configurer  :
   • Dans la section Association de fiches d'informations, choisissez entre faire correspondre les fiches d'informations selon l'adresse e-mail ou ne pas faire correspondre les fiches d'informations. En savoir plus sur les fiches d'informations correspondantes. 
   • Cliquez sur le menu déroulant Résolution des conflits de données et sélectionnez l'application à remplacer l'autre en cas de doute sur l'application disposant des informations les plus récentes.
   • Dans la section Champs mappés, configurez vos mappages de champs.
     • Les mappages de champs par défaut ne peuvent pas être supprimés ou modifiés. Pour désactiver un mappage de champs, cliquez pour désactiver cette option. 
     • Pour ajouter un mappage de champs personnalisé, cliquez sur Ajouter un mappage pour le configurer.
2. Sur la page Limite :

• • Dans la section Filtres, cliquez sur Modifier pour ajouter des filtres afin de limiter les contacts qui seront synchronisés d'une application à l'autre. Vous pouvez ajouter plusieurs filtres avec des conditions ET ou OU. Par défaut, tous les contacts sont inclus dans la synchronisation.

Remarque : les filtres de synchronisation limitent la portée de la synchronisation mais n'ajoutent pas de contacts ou d'entreprises à une liste comportant ce filtre.

3. Sur la page Vérifier, vérifiez la configuration de votre synchronisation et cliquez sur Enregistrer et synchroniser. 

Découvrez-en davantage sur la configuration de vos autres paramètres de synchronisation.

Personnaliser les mappages de champs (Data Hub Starter, Pro ou Entreprise uniquement)

L'intégration Contacts Outlook compte 14 mappages par défaut qui ne peuvent pas être modifiés. Découvrez comment ajouter un nouveau mappage de champs. Gardez également à l'esprit les limitations suivantes pour l'intégration des contacts Outlook :

• Les propriétés personnalisées ne peuvent pas être synchronisées pour le moment.
• Le champ Anniversaire ne peut pas être synchronisé car il est en lecture seule dans Contacts Outlook.