HubSpot en Outlook Contacten verbinden

Outlook Contacts is een tool voor contactbeheer waarmee je je contactpersonen in Outlook kunt organiseren, bekijken en samenvoegen. Leer meer over hoe je Outlook Contacts kunt verbinden met HubSpot door middel van gegevenssynchronisatie.

Voordat je begint

• Om de app te installeren moet je een Super Admin zijn of de volgende rechten hebben:
  • Toegang tot de App Marketplace
  • Bewerk machtigingen voor alle contactpersonen
  • Instellingen voor onroerend goed bewerken
  • Rechten bewerken voor deals waarvan u de eigenaar bent
  • Machtigingen voor lijsten bekijken en bewerken
• De HubSpot-gebruiker die de app installeert, moet de volgende machtigingen in zijn Outlook-account hebben:
  • offline_toegang
  • openID
  • Gebruiker.lezen
  • Contacten.lezen/schrijven

• Als je on-premise Exchange-servers gebruikt, moet je voldoen aan alle vereisten voor hybride implementatie. Je on-premise Active Directory moet geïntegreerd zijn met de Azure Active Directory en alle Exchange 2016 servers moeten geüpgraded zijn naar CU3 of later.
• De integratie moet worden geïnstalleerd door de individuele HubSpot gebruiker en het zal synchroniseren met hun persoonlijke Outlook-contacten map.
• De app synchroniseert geen gedeelde contacten of het Outlook Active Directory adresboek.

Verbind de app

1. Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens HubSpot-marktplaats.
2. Zoek en selecteer Outlook Contacten.
3. Klik rechtsboven op App installeren.
4. Klik in het pop-up venster op Verbinden met Outlook Contacten.
5. Log in het dialoogvenster in op uw Outlook-account.
6. Controleer de gevraagde toegangsrechten en klik op Accepteren. Je wordt dan teruggeleid naar de app-pagina in je instellingen.
7. Klik op Doorgaan met instellen om je synchronisatieregels in te stellen.

Je synchronisatie-instellingen configureren

Nadat je Outlook Contacten hebt aangesloten, moet je je instellingen configureren en de synchronisatie inschakelen om te beginnen met het synchroniseren van gegevens tussen de twee apps.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op OutlookContacten.
3. Klik op Synchronisatie instellen.
4. Op de pagina Selecteer de gegevens die u wilt synchroniseren , klikt u op het vervolgkeuzemenu Selecteer map voor Outlook-contactpersonen en selecteert u de map Outlook-contactpersonen waaruit u contacten wilt synchroniseren.

Let op: het is alleen mogelijk om contacten met deze app te synchroniseren.

5. Klik op de pijlen voor de synchronisatierichting en selecteer een synchronisatierichting.

• • Gegevens worden gesynchroniseerd tussen apps: gegevens worden in twee richtingen gesynchroniseerd tussen HubSpot en Outlook Contacten.
  • Gegevenssynchronisatie alleen naar HubSpot: HubSpot contactpersonen worden aangemaakt vanuit Outlook Contactpersonen op basis van criteria.
  • Alleen data synchroniseren naar Outlook Contacts: Outlook Contacts contactpersonen worden aangemaakt vanuit HubSpot contactpersonen op basis van criteria.

6. Klik rechtsboven op Volgende.

Stel je synchronisatieregels in

1. Op de pagina Configureren :
   • Kies in de sectie Records matchen tussen records matchen op e-mailadres of records niet matchen. Meer informatie over het matchen van records.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Conflictoplossing gegevens en selecteer welke app de andere zal overschrijven als het onduidelijk is welke app de meest actuele informatie heeft.
   • Stel in de sectie Afgestemde velden je veldtoewijzingen in.
     • Standaard veldtoewijzingen kunnen niet worden verwijderd of bewerkt. Om een veldtoewijzing uit te schakelen, klikt u op om de schakelaar uit te schakelen.
     • Om een aangepaste veldtoewijzing toe te voegen, klikt u op Een toewijzing toevoegen om deze in te stellen.
2. Op de pagina Limiet:

• • Klik in het gedeelte Filters op Bewerken om filters toe te voegen om te beperken welke contactpersonen van de ene app naar de andere worden gesynchroniseerd. Je kunt meerdere filters toevoegen met AND of OR voorwaarden. Standaard worden alle contactpersonen meegenomen in de synchronisatie.

Let op: de synchronisatiefilters beperken het bereik van de synchronisatie, maar voegen geen contactpersonen of bedrijven toe aan een lijst met dat filter.

3. Controleer je synchronisatieconfiguratie op de pagina Controleren en klik op Opslaan en synchroniseren.

Meer informatie over het configureren van je andere synchronisatie-instellingen.

Uw veldtoewijzingen aanpassen (alleenData Hub Starter, Professional of Enterprise )

De Outlook-contactpersonenintegratie heeft 14 standaardtoewijzingen die niet kunnen worden bewerkt. Lees hoe u een nieuwe veldtoewijzing toevoegt. Houd ook rekening met de volgende beperkingen voor de Outlook-contactpersonenintegratie:

• Aangepaste eigenschappen kunnen op dit moment niet gesynchroniseerd worden.
• Het veld Verjaardag kan niet worden gesynchroniseerd omdat het alleen-lezen is in Outlook Contacten.