HubSpot en Outlook-contacten koppelen

Koppel Outlook-contacten aan HubSpot via gegevenssynchronisatie om de contactgegevens in beide apps consistent te houden. Je kunt contacten synchroniseren tussen HubSpot en je persoonlijke Outlook-contactenmap, of een eenrichtingssynchronisatie instellen naar een van beide apps.

Als u bijvoorbeeld contacten beheert in Outlook, maar ook HubSpot gebruikt om klantrelaties bij te houden, zorgt het synchroniseren van de apps ervoor dat u dezelfde contactgegevens niet meer handmatig op beide plaatsen hoeft bij te werken. U kunt de synchronisatierichting configureren, kiezen welke contacten u wilt synchroniseren en velden toewijzen om te bepalen hoe contactgegevens worden gedeeld.

Voordat je aan de slag gaat

• Als u on-premise Exchange-servers gebruikt, moet u aan alle vereisten voor hybride implementatie voldoen. Uw on-premise Active Directory moet zijn geïntegreerd met Azure Active Directory en alle Exchange 2016-servers moeten zijn geüpgraded naar CU3 of hoger.
• De integratie moet door de individuele HubSpot-gebruiker worden geïnstalleerd en wordt gesynchroniseerd met zijn of haar persoonlijke Outlook-contactenmap.
• De app synchroniseert geen gedeelde contactpersonen of het Outlook Active Directory-adresboek.

De app koppelen

1. Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens HubSpot-marktplaats.
2. Zoek naar 'Outlook-contactpersonen' en selecteer deze.
3. Klik op 'Installeren'.
4. Klik in het pop-upvenster op 'Verbinden met Outlook-contacten'.
5. Meld u in het dialoogvenster aan bij uw Outlook-account.
6. Controleer de gevraagde toegangsrechten en klik vervolgens op Accepteren. U wordt vervolgens teruggeleid naar de app-pagina in uw instellingen.
7. Klik op 'Ga verder met de installatie' om je synchronisatieregels in te stellen.

Configureer je synchronisatie-instellingen

Nadat je Outlook-contacten hebt gekoppeld, moet je je instellingen configureren en de synchronisatie inschakelen om te beginnen met het synchroniseren van gegevens tussen de twee apps.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik opOutlook-contacten.
3. Ga naar het tabblad ‘CRM-synchronisaties ’.
4. Klik op 'Synchronisatie instellen'.
5. Klik op de pagina 'Selecteer de gegevens die u wilt synchroniseren' op het vervolgkeuzemenu 'Map selecteren' voor 'Outlook-contacten' en selecteer de map 'Outlook-contacten' waarvan u de contacten wilt synchroniseren.

Let op: het is alleen mogelijk om contactpersonen met deze app te synchroniseren.

6. Klik op de pijltjes voor de synchronisatierichting en selecteer een synchronisatierichting.

• • Gegevens worden tussen apps gesynchroniseerd : gegevens worden in beide richtingen gesynchroniseerd tussen HubSpot en Outlook-contacten.
  • Gegevens worden alleen naar HubSpot gesynchroniseerd: er worden HubSpot-contacten aangemaakt op basis van criteria uit Outlook-contacten.
  • Gegevens worden alleen naar Outlook-contacten gesynchroniseerd: er worden Outlook-contacten aangemaakt op basis van HubSpot-contacten volgens bepaalde criteria.

7. Klik rechtsboven op Volgende.

Stel je synchronisatieregels in

1. Op de pagina ‘Configureren ’:
   • Kies in het gedeelte 'Records matchen ' of u records wilt matchen op e-mailadres of dat records niet moeten worden gematcht. Lees meer over het matchen van records.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Oplossen van gegevensconflicten’ en selecteer welke app de andere overschrijft wanneer het onduidelijk is welke app de meest actuele informatie bevat.
   • Stel in het gedeelte 'Toegewezen velden ' uw veldtoewijzingen in.
     • Standaard veldtoewijzingen kunnen niet worden verwijderd of bewerkt. Om een veldtoewijzing uit te schakelen, klikt u op de schakelaar om deze uit te schakelen.
     • Om een aangepaste veldtoewijzing toe te voegen, klikt u op ‘Een toewijzing toevoegen’ om deze in te stellen.
2. Op de pagina 'Limiet ':

• • Klik in het gedeelte 'Filters' op 'Bewerken' om filters toe te voegen waarmee u kunt beperken welke contacten van de ene app naar de andere worden gesynchroniseerd. U kunt meerdere filters toevoegen met 'EN'- of 'OF'-voorwaarden. Standaard worden alle contacten meegenomen in de synchronisatie.

Let op: de synchronisatiefilters beperken de reikwijdte van de synchronisatie, maar voegen geen contactpersonen of bedrijven toe aan een segment met dat filter.

3. Controleer op de pagina 'Controle ' uw synchronisatieconfiguratie en klik op 'Opslaan en synchroniseren'.

Lees meer over het configureren van uw andere synchronisatie-instellingen.

Pas je veldtoewijzingen aan

De Outlook-contacten-integratie heeft 14 standaardtoewijzingen die niet kunnen worden bewerkt. Lees hier hoe u een nieuwe veldtoewijzing toevoegt. Houd ook rekening met de volgende beperkingen voor de Outlook-contacten-integratie:

• Aangepaste eigenschappen kunnen op dit moment niet worden gesynchroniseerd.
• Het veld ‘Verjaardag’ kan niet worden gesynchroniseerd, omdat dit in Outlook-contacten alleen-lezen is.