Połącz HubSpot z kontaktami w Outlooku

Połącz kontakty z programu Outlook z platformą HubSpot za pomocą synchronizacji danych, aby zapewnić spójność informacji kontaktowych w obu aplikacjach. Możesz zsynchronizować kontakty między platformą HubSpot a osobistym folderem kontaktów w programie Outlook lub skonfigurować synchronizację jednokierunkową w dowolną stronę.

Na przykład, jeśli zarządzasz kontaktami w programie Outlook, ale korzystasz również z HubSpot do śledzenia relacji z klientami, synchronizacja tych aplikacji ogranicza konieczność ręcznej aktualizacji tych samych danych kontaktowych w obu miejscach. Możesz skonfigurować kierunek synchronizacji, wybrać kontakty do synchronizacji oraz przypisać pola, aby kontrolować sposób udostępniania danych kontaktowych.

Zanim zaczniesz

• Jeśli korzystasz z lokalnych serwerów Exchange, musisz spełnić wszystkie wymagania dotyczące wdrożenia hybrydowego. Twoja lokalna usługa Active Directory musi być zintegrowana z usługą Azure Active Directory, a wszystkie serwery Exchange 2016 muszą zostać zaktualizowane do wersji CU3 lub nowszej.
• Integracja musi zostać zainstalowana przez poszczególnych użytkowników HubSpot i będzie synchronizować się z ich osobistym folderem kontaktów w programie Outlook.
• Aplikacja nie synchronizuje kontaktów udostępnionych ani książki adresowej Active Directory w programie Outlook.

Połącz aplikację

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace w górnym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz HubSpot Marketplace.
2. Wyszukaj i wybierz opcję „Kontakty programu Outlook”.
3. Kliknij „Zainstaluj”.
4. W wyskakującym oknie kliknij „Połącz z kontaktami programu Outlook”.
5. W oknie dialogowym zaloguj się na swoje konto Outlook.
6. Sprawdź wymagane uprawnienia dostępu, a następnie kliknij „Akceptuj”. Zostaniesz przekierowany z powrotem do strony aplikacji w swoich ustawieniach.
7. Kliknij „Kontynuuj konfigurację ”, aby skonfigurować reguły synchronizacji.

Skonfiguruj ustawienia synchronizacji

Po połączeniu kontaktów z programu Outlook musisz skonfigurować ustawienia i włączyć synchronizację, aby rozpocząć synchronizację danych między obiema aplikacjami.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij opcję„Kontakty programu Outlook”.
3. Przejdź do zakładki „Synchronizacja z CRM ”.
4. Kliknij opcję „Skonfiguruj synchronizację”.
5. Na stronie Wybierz dane do synchronizacji kliknij menu rozwijane Wybierz folder dla opcji Kontakty programu Outlook i wybierz folder Kontakty programu Outlook, z którego chcesz zsynchronizować kontakty.

Uwaga: z tą aplikacją można synchronizować wyłącznie kontakty.

6. Kliknij strzałki kierunku synchronizacji i wybierz kierunek synchronizacji.

• • Synchronizacja danych między aplikacjami: dane są synchronizowane dwukierunkowo między HubSpot a kontaktami w programie Outlook.
  • Dane są synchronizowane wyłącznie z HubSpot: kontakty w HubSpot będą tworzone na podstawie kontaktów z Outlooka zgodnie z określonymi kryteriami.
  • Dane są synchronizowane wyłącznie z kontaktami w Outlooku: kontakty w Outlooku będą tworzone na podstawie kontaktów z HubSpot zgodnie z określonymi kryteriami.

7. W prawym górnym rogu kliknij przycisk Dalej.

Skonfiguruj reguły synchronizacji

1. Na stronie „Konfiguruj ”:
   • W sekcji „Dopasowywanie rekordów” wybierz, czy chcesz dopasowywać rekordy na podstawie adresu e-mail, czy też nie. Dowiedz się więcej o dopasowywaniu rekordów.
   • Kliknij menu rozwijane „Rozwiązywanie konfliktów danych ” i wybierz, która aplikacja ma nadpisać dane z drugiej, gdy nie jest jasne, która z nich zawiera najbardziej aktualne informacje.
   • W sekcji „Mapowane pola ” skonfiguruj mapowanie pól.
     • Domyślnych mapowań pól nie można usuwać ani edytować. Aby wyłączyć mapowanie pola, kliknij przełącznik, aby je wyłączyć.
     • Aby dodać niestandardowe mapowanie pól, kliknij op cję „Dodaj mapowanie”, aby je skonfigurować.
2. Na stronie „Limit ”:

• • W sekcji „Filtry ” kliknij „Edytuj”, aby dodać filtry ograniczające, które kontakty będą synchronizowane między aplikacjami. Możesz dodać wiele filtrów z warunkami „AND” lub „OR ”. Domyślnie synchronizacja obejmuje wszystkie kontakty.

Uwaga: filtry synchronizacji ograniczają zakres synchronizacji, ale nie dodają kontaktów ani firm do segmentu z tym filtrem.

3. Na stronie „Przegląd ” sprawdź konfigurację synchronizacji i kliknij „Zapisz i zsynchronizuj”.

Dowiedz się więcej o konfigurowaniu pozostałych ustawień synchronizacji.

Dostosuj mapowanie pól

Integracja z kontaktami programu Outlook zawiera 14 domyślnych mapowań, których nie można edytować. Dowiedz się, jak dodać nowe mapowanie pól. Należy również pamiętać o następujących ograniczeniach dotyczących integracji z kontaktami programu Outlook:

• W tej chwili nie można synchronizować właściwości niestandardowych.
• Pola „Data urodzin ” nie można zsynchronizować, ponieważ w aplikacji Kontakty programu Outlook ma ono status tylko do odczytu.