Koble sammen HubSpot og Outlook-kontakter

Koble Outlook-kontakter til HubSpot ved hjelp av datasynkronisering for å sikre at kontaktinformasjonen er konsistent mellom de to appene. Du kan synkronisere kontakter mellom HubSpot og din personlige Outlook-kontaktmappe, eller sette opp en ensrettet synkronisering til en av appene.

Hvis du for eksempel administrerer kontakter i Outlook, men også bruker HubSpot til å følge opp kundeforhold, reduserer synkronisering av appene behovet for å oppdatere den samme kontaktinformasjonen manuelt på begge steder. Du kan konfigurere synkroniseringsretningen, velge hvilke kontakter som skal synkroniseres og tilordne felt for å kontrollere hvordan kontaktdata deles.

Før du setter i gang

• Hvis du bruker lokale Exchange-servere, må du oppfylle alle kravene til hybriddistribusjon. Din lokale Active Directory må være integrert med Azure Active Directory, og alle Exchange 2016-servere må være oppgradert til CU3 eller nyere.
• Integrasjonen må installeres av den enkelte HubSpot-brukeren, og den vil synkroniseres med dennes personlige Outlook-kontaktmappe.
• Appen synkroniserer ikke delte kontakter eller Outlooks Active Directory-adressebok.

Koble til appen

1. På HubSpot-kontoen din klikker du på Marketplace-ikonet i den øverste navigasjonslinjen, og deretter velger du HubSpot Marketplace.
2. Søk etter og velg Outlook-kontakter.
3. Klikk på Installer.
4. I popup-vinduet klikker du på Koble til Outlook-kontakter.
5. Logg inn på Outlook-kontoen din i dialogboksen.
6. Gjennomgå de forespurte tilgangstillatelsene, og klikk deretter på Godta. Du blir deretter omdirigert tilbake til app-siden i innstillingene dine.
7. Klikk på Fortsett konfigurasjonen for å konfigurere synkroniseringsreglene dine.

Konfigurer synkroniseringsinnstillingene dine

Etter at du har koblet til Outlook-kontakter, må du konfigurere innstillingene og slå på synkroniseringen for å begynne å synkronisere data mellom de to appene.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på Outlook-kontakter.
3. Gå til fanen «CRM-synkroniseringer ».
4. Klikk på «Konfigurer synkroniseringen».
5. På siden «Velg dataene du vil synkronisere» klikker du på rullegardinmenyen «Velg mappe» for «Outlook-kontakter» og velger «Outlook-kontakter»-mappen du vil synkronisere kontakter fra.

Merk: Det er kun mulig å synkronisere kontakter med denne appen.

6. Klikk på pilene for synkroniseringsretning og velg en retning.

• • Data synkroniseres mellom appene: Data synkroniseres i begge retninger mellom HubSpot og Outlook-kontakter.
  • Data synkroniseres kun til HubSpot: HubSpot-kontakter opprettes fra Outlook-kontakter basert på kriterier.
  • Data synkroniseres kun til Outlook-kontakter: Det opprettes kontakter i Outlook-kontakter fra HubSpot-kontakter basert på kriterier.

7. Klikk på «Neste» øverst til høyre.

Konfigurer synkroniseringsreglene dine

1. På siden «Konfigurer »:
   • I delen «Matchende poster » kan du velge mellom å matche poster etter e-postadresse eller ikke matche poster. Les mer om å matche poster.
   • Klikk på rullegardinmenyen «Løsning av datakonflikter» og velg hvilken app som skal overskrive den andre når det er uklart hvilken app som har den mest oppdaterte informasjonen.
   • I delen «Tilordnede felt » kan du konfigurere felttilordningene.
     • Standard feltkartlegginger kan ikke fjernes eller redigeres. For å deaktivere en feltkartlegging, klikk for å slå bryteren av.
     • For å legge til en tilpasset feltkartlegging, klikk på «Legg til en kartlegging» for å konfigurere den.
2. På siden «Begrensning »:

• • I delen «Filtre» klikker du på «Rediger» for å legge til filtre som begrenser hvilke kontakter som skal synkroniseres fra den ene appen til den andre. Du kan legge til flere filtre med «OG»- eller «ELLER»-betingelser. Som standard inkluderes alle kontakter i synkroniseringen.

Merk: Synkroniseringsfiltrene begrenser omfanget av synkroniseringen, men legger ikke til kontakter eller selskaper i et segment med det aktuelle filteret.

3. På siden «Gjennomgang » kan du gå gjennom synkroniseringskonfigurasjonen og klikke på «Lagre og synkroniser».

Les mer om hvordan du konfigurerer de andre synkroniseringsinnstillingene dine.

Tilpass feltkartleggingen

Outlook-kontaktintegrasjonen har 14 standardtilordninger som ikke kan redigeres. Lær hvordan du legger til en ny felttilordning. Vær også oppmerksom på følgende begrensninger for Outlook-kontaktintegrasjonen:

• Tilpassede egenskaper kan foreløpig ikke synkroniseres.
• Feltet «Fødselsdag » kan ikke synkroniseres, da det er skrivebeskyttet i Outlook-kontakter.