Koppla ihop HubSpot och Outlook-kontakter

Koppla ihop Outlook-kontakter med HubSpot via datasynkronisering för att säkerställa att kontaktuppgifterna är identiska i de båda apparna. Du kan synkronisera kontakter mellan HubSpot och din personliga Outlook-kontaktmapp, eller ställa in en enkelriktad synkronisering till endera appen.

Om du till exempel hanterar kontakter i Outlook men också använder HubSpot för att följa upp kundrelationer, minskar synkroniseringen av apparna behovet av att manuellt uppdatera samma kontaktinformation på båda platserna. Du kan ställa in synkroniseringsriktningen, välja vilka kontakter som ska synkroniseras och koppla fält för att styra hur kontaktdata delas.

Innan du börjar

• Om du använder lokala Exchange-servrar måste du uppfylla alla krav för hybriddistribution. Din lokala Active Directory måste vara integrerad med Azure Active Directory och alla Exchange 2016-servrar måste ha uppgraderats till CU3 eller senare.
• Integrationen måste installeras av den enskilde HubSpot-användaren och den synkroniseras med dennes personliga Outlook-kontaktmapp.
• Appen synkroniserar inte delade kontakter eller Outlook-adressboken i Active Directory.

Anslut appen

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Marketplace-ikonen i det övre navigeringsfältet och väljer sedan HubSpot Marketplace.
2. Sök efter och välj Outlook-kontakter.
3. Klicka på Installera.
4. I popup-fönstret klickar du på Anslut till Outlook-kontakter.
5. Logga in på ditt Outlook-konto i dialogrutan.
6. Granska de begärda åtkomstbehörigheterna och klicka sedan på Acceptera. Du omdirigeras sedan tillbaka till appens sida i dina inställningar.
7. Klicka på Fortsätt installationen för att ställa in dina synkroniseringsregler.

Konfigurera dina synkroniseringsinställningar

När du har anslutit Outlook-kontakterna måste du konfigurera inställningarna och aktivera synkroniseringen för att börja synkronisera data mellan de två apparna.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på Outlook-kontakter.
3. Gå till fliken CRM-synkroniseringar.
4. Klicka på Konfigurera synkroniseringen.
5. På sidan Välj de data du vill synkronisera klickar du på rullgardinsmenyn Välj mapp för Outlook-kontakter och väljer den Outlook-kontaktmapp som du vill synkronisera kontakter från.

Observera: det går endast att synkronisera kontakter med den här appen.

6. Klicka på pilarna för synkroniseringsriktning och välj en synkroniseringsriktning.

• • Data synkroniseras mellan apparna: data synkroniseras i båda riktningarna mellan HubSpot och Outlook-kontakter.
  • Data synkroniseras endast till HubSpot: HubSpot-kontakter skapas från Outlook-kontakter utifrån angivna kriterier.
  • Data synkroniseras endast till Outlook-kontakter: Outlook-kontakter skapas utifrån HubSpot-kontakter enligt angivna kriterier.

7. Klicka på Nästa längst upp till höger.

Konfigurera dina synkroniseringsregler

1. På sidan Konfigurera :
   • I avsnittet Matchning av poster väljer du om posterna ska matchas efter e-postadress eller inte. Läs mer om matchning av poster.
   • Klicka på rullgardinsmenyn ”Lösning av datakonflikter” och välj vilken app som ska skriva över den andra när det är oklart vilken app som har den mest uppdaterade informationen.
   • I avsnittet ”Mappade fält ” ställer du in dina fältmappningar.
     • Standardfältmappningar kan inte tas bort eller redigeras. För att inaktivera en fältmappning klickar du för att stänga av omkopplaren.
     • För att lägga till en anpassad fältmappning klickar du på ”Lägg till en mappning ” för att ställa in den.
2. På sidan ”Begränsning ”:

• • I avsnittet Filter klickar du på Redigera för att lägga till filter som begränsar vilka kontakter som ska synkroniseras mellan de två apparna. Du kan lägga till flera filter med OCH- eller ELLER-villkor. Som standard ingår alla kontakter i synkroniseringen.

Observera: synkroniseringsfiltren begränsar synkroniseringens omfattning, men lägger inte till kontakter eller företag i ett segment med det filtret.

3. På sidan Granska granskar du din synkroniseringskonfiguration och klickar på Spara och synkronisera.

Läs mer om hur du konfigurerar dina övriga synkroniseringsinställningar.

Anpassa dina fältmappningar

Integrationen med Outlook-kontakter har 14 standardmappningar som inte kan redigeras. Läs om hur du lägger till en ny fältmappning. Tänk också på följande begränsningar för integrationen med Outlook-kontakter:

• Anpassade egenskaper kan inte synkroniseras för närvarande.
• Fältet Födelsedag kan inte synkroniseras eftersom det är skrivskyddat i Outlook-kontakter.