HubSpot- und Outlook-Kontakte verknüpfen

Outlook-Kontakte ist ein Kontaktmanagement-Tool, mit dem Sie Ihre Kontakte in Outlook organisieren, überprüfen und zusammenführen können. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Outlook-Kontakte mithilfe von Datensynchronisierung mit HubSpot verknüpfen können. 

Bevor Sie loslegen

• Um die App zu installieren, müssen Sie ein Super-Admin sein oder über die folgenden Berechtigungen verfügen:
  • App Marketplace-Zugriff
  • Bearbeitungsberechtigungen für alle Kontakte
  • Eigenschaftseinstellungen bearbeiten
  • Bearbeitungsberechtigungen für Deals, für die Sie zuständig sind
  • Lese- und Bearbeitungsberechtigungen für Listen
• Der HubSpot-Benutzer, der die App installiert, muss über die folgenden Berechtigungen in seinem Outlook-Konto verfügen:
  • offline_access
  • openID
  • User.Read
  • Contacts.ReadWrite

• Wenn Sie lokale Exchange-Server verwenden, müssen Sie alle Anforderungen für hybride Bereitstellungen erfüllen. Ihr lokales Active Directory muss in Azure Active Directory integriert sein und alle Exchange 2016-Server müssen auf CU3 oder höher aktualisiert werden.
• Die Integration muss vom individuellen HubSpot-Benutzer installiert werden und wird mit seinem persönlichen Outlook-Kontaktordner synchronisiert.
• Die App synchronisiert keine gemeinsamen Kontakte oder das Outlook Active Directory-Adressbuch.

Die App verknüpfen

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol marketplace und wählen Sie dann HubSpot Marketplace aus.
2. Suchen Sie nach Outlook-Kontakte und wählen Sie diese Option aus. 
3. Klicken Sie oben rechts auf App installieren. 
4. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf Mit Outlook-Kontakte verknüpfen.
5. Melden Sie sich in dem Dialogfeld bei Ihrem Outlook-Konto an.
6. Überprüfen Sie die angeforderten Zugriffsberechtigungen und klicken Sie dann auf Akzeptieren. Sie werden dann zurück zur App-Seite in Ihren Einstellungen geleitet. 
7. Klicken Sie auf Setup fortsetzen, um Ihre Synchronisierungsregeln einzurichten. 

Synchronisierungseinstellungen konfigurieren

Nachdem Sie Outlook-Kontakte verknüpft haben, müssen Sie Ihre Einstellungen konfigurieren und die Synchronisierung aktivieren, um die Daten zwischen den beiden Apps zu synchronisieren. 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
2. Klicken Sie auf Outlook-Kontakte.
3. Klicken Sie auf Synchronisierung einrichten. 
4. Klicken Sie auf der Seite Zu synchronisierende Daten auswählen auf das Dropdown-Menü Ordner auswählen für Outlook-Kontakte und wählen Sie den Outlook-Kontaktordner aus, von dem Kontakte synchronisiert werden sollen. 

Bitte beachten: Es ist nur möglich, Kontakte mit dieser App zu synchronisieren.

5. Klicken Sie auf die Pfeile für die Synchronisierungsrichtung und wählen Sie eine Synchronisierungsrichtung aus.

• • Daten werden zwischen Apps synchronisiert: Daten werden bidirektional zwischen HubSpot und Outlook-Kontakte synchronisiert.
  • Daten werden nur mit HubSpot synchronisiert: HubSpot-Kontakte werden aus den Kontakten von Outlook-Kontakte erstellt, die auf bestimmten Kriterien basieren. 
  • Daten werden nur mit Outlook-Kontakte synchronisiert: Kontakte aus Outlook-Kontakte werden aus HubSpot-Kontakten erstellt, die auf bestimmten Kriterien basieren. 

6. Klicken Sie oben rechts auf Weiter. 

Synchronisierungsregeln einrichten

1. Auf der Seite Konfigurieren:
   • Wählen Sie im Abschnitt Abgleichen von Datensätzen entweder aus, dass nach E-Mail-Adresse abgeglichen werden soll oder dass Datensätze nicht abgeglichen werden sollen. Erfahren Sie mehr über das Abgleichen von Datensätzen. 
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Datenkonfliktlösung und wählen Sie aus, welche App die andere überschreiben soll, wenn unklar ist, welche App die aktuellsten Informationen enthält.
   • Richten Sie im Abschnitt Zugeordnete Felder Ihre Feldzuordnungen ein.
     • Standardfeldzuordnungen können nicht entfernt oder bearbeitet werden. Um eine Feldzuordnungen zu deaktivieren, klicken Sie auf den Schalter, um ihn zu deaktivieren. 
     • Um eine benutzerdefinierte Feldzuordnungen hinzuzufügen, klicken Sie auf Eine Zuordnung hinzufügen, um sie einzurichten.
2. Auf der Seite Limit:

• • Klicken Sie im Abschnitt Filter auf Bearbeiten, um Filter hinzuzufügen, mit denen Sie einschränken können, welche Kontakte von einer App mit der anderen synchronisiert werden sollen. Sie können mehrere Filter mit UND - oder ODER-Bedingungen hinzufügen. Standardmäßig werden alle Kontakte in die Synchronisierung einbezogen.

Bitte beachten: Die Synchronisierungsfilter begrenzen den Umfang der Synchronisierung, es werden jedoch keine Kontakte oder Unternehmen zu einer Liste mit diesem Filter hinzugefügt.

3. Überprüfen Sie auf der Seite Überprüfen Ihre Synchronisierungskonfiguration und klicken Sie auf Speichern und synchronisieren. 

Erfahren Sie mehr über das Konfigurieren Ihrer anderen Synchronisierungseinstellungen.

Feldzuordnungen anpassen (nur Data Produkt Starter, Professional oder Enterprise)

Die Outlook-Kontakte-Integration verfügt über 14 Standardzuordnungen, die nicht bearbeitet werden können. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie eine neue Feldzuordnung hinzufügen. Beachten Sie auch die folgenden Beschränkungen für die Integration von Outlook-Kontakte:

• Benutzerdefinierte Eigenschaften können zur Zeit nicht synchronisiert werden.
• Das Feld Geburtstag kann nicht synchronisiert werden, da es in Outlook-Kontakte schreibgeschützt ist.