Configurer des rappels de tâches et des résumés de tâches quotidiens par e-mails

Lorsque vous créez une tâche, vous pouvez configurer un rappel pour recevoir une notification par e-mail concernant cette tâche spécifique. Pour recevoir un récapitulatif de vos tâches dues chaque jour de la semaine, vous pouvez également vous inscrire aux résumés de tâches quotidiennes envoyés par e-mail.

Découvrez comment définir un rappel par défaut pour les tâches que vous créez.

Gérer les rappels pour des tâches individuelles

Lorsque vous créez ou modifiez une tâche, configurez des e-mails de rappel à envoyer en fonction de l’échéance de la tâche. Un e-mail de rappel individuel sera envoyé au propriétaire de la tâche pour chaque tâche avec un rappel défini.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à CRM > Tâches. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à CRM > Tâches.
2. Créer ou modifier une tâche.
3. Pour définir un rappel pour une tâche particulière :
   
   • Cliquez sur le menu déroulant Rappel , puis sélectionnez une option (par exemple, À l’échéance de la tâche, 1 heure avant) ou sélectionnez Date personnalisée.
   • Cliquez sur Créer ou Enregistrer.
4. Pour désactiver un rappel : 
   • Cliquez sur le menu déroulant Rappel , puis sélectionnez Aucun rappel. Si vous avez défini un rappel personnalisé, cliquez sur Effacer.
   • Cliquez sur Créer ou Enregistrer.

Gérer les rappels pour plusieurs tâches

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à CRM > Tâches. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à CRM > Tâches.
2. Créer ou modifier une tâche.
3. Sélectionnez les cases à cocher des tâches à modifier.
4. En haut du tableau, cliquez sur edit Modifier.
5. Pour mettre à jour ou ajouter des rappels pour les tâches :
   • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Propriété à mettre à jour , puis sélectionnez Date d’échéance et rappel.
   • Cliquez sur le menu déroulant Date d’échéance , puis sélectionnez une date. 
   • Cliquez sur le sélecteur d’heure , puis sélectionnez une heure.
   • Cliquez sur le menu déroulant Rappel , puis sélectionnez une option (par exemple, À l’échéance de la tâche, 1 heure avant) ou sélectionnez Date personnalisée.
   • Cliquez sur Enregistrer. L’ensemble de rappels s’appliquera à toutes les tâches sélectionnées.
6. Pour désactiver les rappels pour les tâches :
   • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Rappel , puis sélectionnez Aucun rappel. Si vous avez défini un rappel personnalisé, cliquez sur Effacer.
   • Cliquez sur Enregistrer. Le rappel effacé s’appliquera à toutes les tâches sélectionnées.

Recevoir des résumés quotidiens de tâches par e-mails

Les résumés quotidiens par e-mail indiquent les tâches que vous avez dues chaque jour de la semaine. Pour vous inscrire aux e-mails de synthèse quotidiens, vous devez suivre toutes les étapes suivantes :

• Complétez les étapes suivantes.

• Terminer au moins trois tâches au cours des 17 derniers jours.

Remarque : Les tâches avec un rappel défini enverront toujours des notifications par e-mail individuelles dans votre boîte de réception. Pour arrêter les e-mails de rappel de tâches individuelles, désactivez les rappels de tâches. Si vous avez activé une heure de rappel par défaut, les rappels seront automatiquement activés lorsque vous créerez des tâches. Vous pouvez désactiver les rappels de tâches pour ces tâches ou définir la valeur par défaut sur Aucun rappel pour éviter les rappels automatiques à l’avenir.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Notifications.
3. Cliquez sur Tâches pour développer les options de notification.
4. Sélectionnez la case à cocher à côté de Résumé quotidien des tâches pour recevoir les e-mails. Désélectionnez la case à cocher pour ne plus recevoir les e-mails.
5. Cliquez sur Enregistrer.

En semaine, le résumé sera préparé à 6 h et envoyé à votre boîte de réception à 8 h, en fonction du fuseau horaire sélectionné dans vos préférences d’utilisateur. Les tâches créées entre 6 h et 8 h ne sont pas incluses dans le résumé du jour.

Si aucune tâche n'est due, l'e-mail ne sera pas envoyé.

Le résumé d’e-mail contient :

• Le nombre de tâches dues aujourd’hui . Il s’agit de tâches dont la date d’échéance est le jour de l’envoi de l’e-mail.
• Le nombre de tâches À faire, Appels et E-mail en fonction du type de tâche.
• Détails sur trois tâches, y compris leur titre, les fiches d’informations associées et leur caractère ou non hautement prioritaire.

Dans le résumé par e-mail, cliquez sur Afficher toutes les tâches dues aujourd’hui pour afficher vos tâches dans votre compte HubSpot.