Créer et gérer des équipes

 Dans HubSpot, les équipes vous aident à organiser les utilisateurs en groupes structurés afin que vous puissiez gérer plus efficacement les accès, le reporting et la visibilité des fiches d’informations. En attribuant des utilisateurs à une équipe principale et à des équipes supplémentaires (Entreprise uniquement), vous pouvez contrôler les fiches d’informations auxquelles ils peuvent accéder et l’affichage de vos données dans les rapports basés sur les équipes.

Les équipes sont particulièrement utiles lorsque vous souhaitez créer des rapports basés sur des groupes, transférer des conversations vers des groupes spécifiques ou gérer la façon dont différents utilisateurs consultent les fiches d’informations dans le CRM. Par exemple, vous pouvez regrouper vos représentants commerciaux en équipes régionales afin d’établir des rapports sur les performances de chaque région.

Avant de commencer

Avant de commencer à utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous de bien comprendre les étapes à suivre à l'avance, ainsi que les limites de la fonctionnalité et les conséquences potentielles de son utilisation. 

Comprendre les équipes

Équipe principale

• L’équipe principale d’un utilisateur est l’équipe principale à laquelle il est affecté.
• Les membres de l'équipe principale verront toutes les vues d'enregistrements personnalisés configurées pour l'équipe.

Équipes supplémentaires

• Les membres de l'équipe supplémentaire bénéficient des avantages hiérarchiques des membres de l'équipe principale pour les équipes imbriquées. Cela signifie qu'un utilisateur qui est un membre supplémentaire d'une équipe comportant plusieurs équipes imbriquées aura également une visibilité sur ces membres supplémentaires et, d'un point de vue hiérarchique, sera visible par les équipes mères situées au-dessus de lui.
• Le fait d’être membre d’une autre équipe permet uniquement à l’utilisateur d’accéder aux fiches d’informations et au contenu de cette équipe. Les membres supplémentaires de l’équipe ne seront inclus dans aucun rapport d’équipe, aucune règle de transfert (par exemple, les règles de transfert des conversations), aucune notification d’équipe (à l’exception des notifications de formulaire) ou aucune action de rotation du workflow. Ils ne pourront pas non plus consulter les vues des fiches d’informations personnalisées configurées pour le menu latéral de gauche, la colonne du milieu, ou le menu latéral de droite et ne pourront pas être mentionnés dans les commentaires de la boîte de réception des conversations. 

Équipes parents et imbriquées

• Les utilisateurs d’un compte Entreprise peuvent créer une équipe hiérarchique en plaçant une équipe sous une autre équipe.
• Les équipes imbriquées ci-dessus peuvent voir tout ce qu’elles possèdent en dessous d’elles, mais une équipe imbriquée ne peut pas voir tout ce qui appartient à l’équipe parent.

Compréhension des limites et des considérations

• Le nombre d’équipes que vous pouvez créer dépend de votre abonnement. En savoir plus sur les limites de l'équipe de votre compte.
• Si le membre de l’équipe fait partie d’une autre équipe principale et que vous l’affectez à une autre équipe principale, il sera automatiquement défini comme un membre supplémentaire de l’équipe. Apprenez à changer l'équipe principale d'un utilisateur.
• Les utilisateurs disposant d’autorisations Propriétaire d’équipe peuvent accéder aux fiches d’informations détenues par n’importe quel membre de leurs équipes attribuées et, si vous créez des équipes imbriquées (Entreprise uniquement), aux membres des équipes imbriquées de l’équipe. Consultez cet article pour en savoir plus sur les autorisations liées aux équipes.

Créer des équipes

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes. 
3. Cliquez sur l’onglet Équipes puis sur Créer une équipe. Dans le panneau de droite, saisissez un nom d’équipe. 
4. Si vous êtes un utilisateur Entreprise , vous pouvez également créer une équipe hiérarchique et placer votre nouvelle équipe sous une équipe existante :
   • Cliquez sur la case Placer cette équipe sous une autre équipe.
   • Cliquez sur le menu déroulant Cette équipe se trouve sous et sélectionnez l’équipe.
5. Pour ajouter des membres à l'équipe, cliquez sur le menu déroulant Team Members, puis sélectionnez les users. 
6. Cliquez sur Enregistrer. 

Gérer les équipes

Une fois qu'une équipe est créée, vous pouvez modifier ses informations, la déplacer sous des équipes (Entreprise uniquement) ou la supprimer. 

Modifier des équipes existantes

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Équipes utilisateurs &.
3. Cliquez sur l’onglet Équipes.
4. Parcourez ou recherchez votre équipe. Si vous êtes un utilisateur Entreprise et que l’équipe que vous souhaitez modifier est une équipe imbriquée, cliquez d’abord sur le nom de l’équipe principale pour identifier l’équipe à modifier.
5. Passez le curseur sur le nom de l’équipe, puis cliquez sur Modifier.
6. Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier le champ du Nom de l’équipe.
7. Pour ajouter ou supprimer des utilisateurs de l’équipe, utilisez le menu déroulant Membres d’équipe , puis sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter ou supprimer. Vous pouvez également gérer l’équipe d’un utilisateur à partir de ses paramètres de configuration.
8. Cliquez sur Enregistrer.

Déplacer une équipe

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Équipes utilisateurs &.
3. Cliquez sur l’onglet Équipes.
4. Parcourez ou recherchez votre équipe. Si vous êtes un utilisateur Entreprise et que l’équipe que vous souhaitez modifier est imbriquée sous une équipe, cliquez d’abord sur le nom de l’équipe principale pour identifier l’équipe à modifier.
5. Passez le curseur sur le nom de l’équipe, puis cliquez sur Déplacer.
6. Dans la boîte de dialogue :
   • Utilisez le menu déroulant Équipes pour sélectionner les équipes que vous souhaitez déplacer. Toutes les équipes placées sous cette équipe seront également déplacées.
   • Utilisez le menu déroulant Cette équipe se trouve sous pour sélectionner la nouvelle équipe sous laquelle vous souhaitez déplacer les équipes sélectionnées.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer

Remarque : Si des éléments sont affectés à l'équipe, il est recommandé de les réaffecter à une autre équipe avant la suppression. Si aucune autre équipe n'est affectée à ces éléments lors de la suppression, ces derniers deviendront non affectés et pourront être consultés par tous les membres du compte.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Équipes utilisateurs &.
3. Cliquez sur l’onglet Équipes.
4. Parcourez ou recherchez votre équipe. Si vous êtes un utilisateur Entreprise et que l’équipe que vous souhaitez modifier est sous un autre équipe, cliquez d’abord sur le nom de l’équipe au-dessus pour identifier l’équipe à modifier.
5. Passez le curseur sur le nom de l’équipe, puis cliquez sur Supprimer.
6. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer l’équipe.

Gérer l’attribution d’équipe d’un utilisateur individuel

Outre la possibilité de modifier les membres d'une équipe à partir de la page teams settings, vous pouvez également définir les équipes d'un utilisateur à partir de ses paramètres d'utilisateur :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Cliquez sur le nom  de l'utilisateur.
4. Sur la page des paramètres utilisateur, cliquez sur l'onglet Setup.
5. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Teams.
6. Utilisez le menu déroulant Main Team pour sélectionner l'équipe principale de l'utilisateur. 
7. Si l’utilisateur est affecté à une équipe principale, vous pouvez utiliser le menu déroulant Équipes supplémentaires pour l’affecter à des équipes supplémentaires.
8. Cliquez sur Enregistrer.