Fatturazione elettronica in India | Domande frequenti

Se sei un cliente HubSpot in India, scopri come HubSpot gestisce la fatturazione elettronica e quali sono le tue responsabilità nel processo di fatturazione elettronica.

Cos'è la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica (e-invoicing) è una forma di fatturazione elettronica tra venditore e acquirente. Le fatture elettroniche sono file digitali contenenti dati di fatturazione strutturati che ne consentono lo scambio e l'elaborazione da parte di diversi soggetti (ad esempio, autorità fiscali, clienti, ecc.). Il formato della fattura elettronica ne consente l'elaborazione automatica da parte dei computer.

In base alla legge indiana sulla Goods and Services Tax (GST), HubSpot India Private Limited è tenuta a registrare le fatture emesse ai clienti commerciali presso l'Invoice Registration Portal (IRP), gestito dal Goods and Services Tax Network (GSTN). A ogni fattura registrata viene assegnato un numero di riferimento della fattura (IRN) unico e un codice QR, che sono obbligatori su tutte le fatture elettroniche condivise con i clienti in India.

La fatturazione elettronica si applica alle mie fatture HubSpot?

La fatturazione elettronica ai sensi della GST si applica solo alle transazioni Business-to-Business (B2B). Se sei un cliente commerciale registrato in India con un GSTIN valido, le tue fatture HubSpot saranno soggette all'obbligo di fatturazione elettronica in India. La fatturazione elettronica non si applica alle transazioni Business-to-Consumer (B2C).

Come si ottiene la fattura elettronica?

La fattura fiscale (e-invoice) è separata dalla fattura PDF disponibile nella paginaAccount e fatturazione del vostro account HubSpot. I clienti con sede in India riceveranno le fatture elettroniche relative alla compliance da IndiaEInvoice.billing@hubspot.com, inviate direttamente agli utenti indicati come contatti di fatturazione nel vostro account HubSpot. Aggiungete questo indirizzo al vostro elenco di mittenti sicuri per non perdere nessuna comunicazione di fatturazione elettronica.

L'oggetto dell'e-mail per la fattura elettronica è: La tua fattura HubSpot [Numero di fattura].

Il vostro account HubSpot mostrerà una fattura interna in formato PDF nella sezione Account e fatturazione. Tuttavia, questa fattura non include l'IRN o il codice QR e quindi non è conforme alla fattura elettronica. Ai fini dell'archiviazione e della conformità alla GST, si prega di fare riferimento alla fattura elettronica inviata via e-mail.

Quali informazioni sul cliente sono incluse nella fattura elettronica?

Le fatture elettroniche per l'India riflettono le informazioni aziendali presenti nella sezione Account & Billing del vostro account HubSpot, compreso il vostro GST Identification Number (GSTIN), ove applicabile. In base ai Termini di servizio per i clienti di HubSpot, è necessario mantenere aggiornati i dati aziendali, il metodo di pagamento e le informazioni di fatturazione per il pagamento delle spese sostenute e ricorrenti.
Ogni fattura elettronica emessa da HubSpot India Private Limited includerà un IRN e un codice QR generato dall'IRP, a conferma che la fattura è stata registrata presso il GSTN.

Cosa devo fare quando ricevo la fattura elettronica?

Una volta ricevuta la fattura elettronica, è necessario esaminare attentamente tutti i dettagli, in particolare il GSTIN, il nome legale, l'indirizzo di fatturazione, il luogo di fornitura e gli importi imponibili e GST.
Se c'è un errore nella fattura elettronica, contattate billing@huspot.com il prima possibile. Le fatture elettroniche non possono essere modificate una volta generato un IRN, quindi è essenziale agire tempestivamente. La cancellazione è possibile solo entro 24 ore dalla registrazione dell'IRP, dopodiché sarà necessaria una nota di credito per stornare la transazione.

Perché non ho ricevuto la fattura elettronica?

Se vi aspettavate una fattura elettronica ma non l'avete ricevuta, è probabile che ciò sia dovuto a uno dei seguenti motivi:

• Le fatture elettroniche vengono emesse solo per le transazioni B2B. Se per il vostro conto non è presente un GSTIN valido, la fattura elettronica non verrà generata.

• Se l'indirizzo principale dell'azienda non corrisponde all'indirizzo associato alla registrazione GSTIN, il GIV rifiuterà l'invio della fattura elettronica. Per ulteriori informazioni sui numeri di identificazione fiscale, consultare le FAQ sui numeri di identificazione fiscale.

Se uno dei due casi si verifica, aggiornare le informazioni in Account & Billing e poi contattare billing@hubspot.com per comunicare la correzione dei dati.

Cosa succede se devo aggiornare le informazioni sulla mia fattura elettronica?

Poiché la generazione di IRN è definitiva, è importante che le informazioni sul conto siano corrette prima dell'emissione delle fatture elettroniche. Se un errore viene identificato tempestivamente (entro 24 ore dalla generazione della fattura elettronica), è possibile procedere alla cancellazione e alla riemissione. Dopo questo periodo, la transazione può essere corretta solo attraverso una nota di credito.

Per aggiornare i dati di fatturazione in futuro, si prega di farlo nella sezione Account e fatturazione del proprio account HubSpot prima del ciclo di fatturazione successivo.

Ho bisogno di un numero di ordine di acquisto (PO) sulla mia fattura elettronica.

Per aggiungere un numero di ordine d'acquisto alla vostra fattura elettronica, inviate un'e-mail a billing@hubspot.com con il numero di ordine d'acquisto e le fatture elettroniche a cui deve essere applicato. Se possibile, fornire il numero PO prima della fatturazione o il prima possibile dopo l'emissione della fattura elettronica.

Cosa succede se c'è una modifica del contratto durante il ciclo di fatturazione?

Sono previsti due documenti elettronici (una fattura elettronica e una nota di credito) che verranno registrati tramite l'IRP. Questi documenti vi saranno inviati come due documenti separati. La fattura elettronica non mostrerà se è stato applicato un credito o un pagamento precedente. È quindi importante controllare il saldo effettivo del conto nel proprio account HubSpot. Queste informazioni sono disponibili nella sezione Account e fatturazione, sotto la scheda Transazioni.

Perché la mia fattura elettronica non corrisponde al saldo dovuto nel mio account HubSpot?

Non è possibile mostrare i crediti o i pagamenti applicati a una fattura elettronica in modo da riflettere una riduzione del saldo dovuto su una specifica fattura. Quando si effettua un pagamento, fare riferimento al saldo dovuto nel proprio account HubSpot. Tutte le fatture e gli accrediti saranno emessi come documenti elettronici in modo da corrispondere al saldo netto dovuto.

E se ho altre domande?

Per ulteriori domande o dubbi sulle fatture elettroniche, contattare billing@hubspot.com.