Elektroniczne fakturowanie w Indiach | Często zadawane pytania

Jeśli jesteś klientem HubSpot w Indiach, dowiedz się, jak HubSpot obsługuje fakturowanie elektroniczne i jakie są Twoje obowiązki w procesie fakturowania elektronicznego.

Co to jest fakturowanie elektroniczne?

Fakturowanie elektroniczne (e-faktura) to forma elektronicznego rozliczenia między sprzedawcą a kupującym. E-faktury to pliki cyfrowe zawierające ustrukturyzowane dane faktury, które umożliwiają ich wymianę i przetwarzanie przez różne strony (np. organy podatkowe, klientów itp.). Format e-faktury pozwala na jej automatyczne przetwarzanie przez komputery.

Zgodnie z indyjską ustawą o podatku od towarów i usług (GST), HubSpot India Private Limited jest zobowiązana do rejestrowania faktur wystawianych klientom biznesowym w portalu rejestracji faktur (IRP), obsługiwanym przez sieć podatku od towarów i usług (GSTN). Każdej zarejestrowanej fakturze przypisywany jest unikalny numer referencyjny faktury (IRN) i kod QR, które są obowiązkowe na wszystkich e-fakturach udostępnianych klientom w Indiach.

Czy e-fakturowanie ma zastosowanie do moich faktur HubSpot?

E-fakturowanie w ramach GST ma zastosowanie wyłącznie do transakcji Business-to-Business (B2B). Jeśli jesteś zarejestrowanym klientem biznesowym w Indiach z ważnym numerem GSTIN, Twoje faktury HubSpot będą podlegać wymogowi e-fakturowania w Indiach. E-fakturowanie nie ma zastosowania do transakcji Business-to-Consumer (B2C).

Jak mogę otrzymać e-fakturę?

Faktura podatkowa (e-faktura) jest niezależna od faktury PDF dostępnej na stronieKonto i rozliczenia na koncie HubSpot. Klienci z Indii otrzymają e-faktury związane ze zgodnością z przepisami od IndiaEInvoice.billing@hubspot.com, wysłane bezpośrednio do użytkowników wymienionych jako kontakty rozliczeniowe na koncie HubSpot. Dodaj ten adres do listy bezpiecznych nadawców, aby nie przegapić żadnej wiadomości z e-fakturą.

Temat wiadomości e-mail z e-fakturą to: Faktura HubSpot [Numer faktury].

Twoje konto HubSpot wyświetli wewnętrzną fakturę PDF w sekcji Konto i rozliczenia. Faktura ta nie zawiera jednak kodu IRN ani QR, w związku z czym nie jest zgodna z e-fakturą. W celu wypełnienia deklaracji GST i zapewnienia zgodności z przepisami należy zapoznać się z e-fakturą przesłaną pocztą elektroniczną.

Jakie informacje o kliencie zawiera e-faktura?

E-faktury dla Indii odzwierciedlają informacje o firmie w sekcji Konto i rozliczenia na koncie HubSpot, w tym numer identyfikacyjny GST (GSTIN), jeśli ma to zastosowanie. Zgodnie z Warunkami świadczenia usług dla klientów HubSpot, użytkownik musi aktualizować informacje o swojej firmie, metodzie płatności i informacje rozliczeniowe w celu uiszczenia poniesionych i powtarzających się opłat.
Każda e-faktura wystawiona przez HubSpot India Private Limited będzie zawierać numer IRN i kod QR wygenerowany przez IRP, potwierdzający, że faktura została zarejestrowana w GSTN.

Co należy zrobić po otrzymaniu e-faktury?

Po otrzymaniu e-faktury należy dokładnie sprawdzić wszystkie szczegóły, w szczególności numer GSTIN, nazwę firmy, adres rozliczeniowy, miejsce dostawy oraz kwoty podlegające opodatkowaniu i GST.
Jeśli na e-fakturze znajduje się błąd, należy jak najszybciej skontaktować się z billing@huspot.com. E-faktury nie można zmienić po wygenerowaniu numeru IRN, dlatego konieczne jest podjęcie szybkich działań. Anulowanie jest możliwe tylko w ciągu 24 godzin od rejestracji IRP, po czym wymagana będzie nota kredytowa w celu odwrócenia transakcji.

Dlaczego nie otrzymałem e-faktury?

Jeśli spodziewałeś się e-faktury, ale jej nie otrzymałeś, prawdopodobnie wynika to z jednego z poniższych powodów:

• E-faktury są wystawiane tylko dla transakcji B2B. Jeśli na Twoim koncie nie ma ważnego numeru GSTIN, e-faktura nie zostanie wygenerowana.

• Jeśli główny adres firmy nie jest zgodny z adresem powiązanym z rejestracją GSTIN, IRP odrzuci przesłaną e-fakturę. Aby uzyskać więcej informacji na temat numerów identyfikacji podatkowej, zapoznaj się z często zadawanymi pytaniami dotyczącymi numerów identyfikacji podatkowej.

Jeśli którakolwiek z powyższych sytuacji dotyczy Ciebie, zaktualizuj swoje informacje w Account & Billing, a następnie skontaktuj się z billing@hubspot.com, aby poinformować nas, że Twoje dane zostały poprawione.

Co zrobić, jeśli muszę zaktualizować informacje na e-fakturze?

Ponieważ generowanie numerów IRN jest ostateczne, ważne jest, aby informacje o koncie były prawidłowe przed wystawieniem e-faktury. Jeśli błąd zostanie szybko zidentyfikowany (w ciągu 24 godzin od wygenerowania e-faktury), możliwe jest anulowanie i ponowne wystawienie faktury. Po upływie tego czasu transakcję można skorygować wyłącznie za pomocą noty kredytowej.

Aby zaktualizować informacje rozliczeniowe w przyszłości, należy to zrobić w sekcji Konto i rozliczenia na koncie HubSpot przed następnym cyklem rozliczeniowym.

Potrzebuję numeru zamówienia zakupu (PO) na mojej e-fakturze.

Aby dodać numer zamówienia do e-faktury, wyślij wiadomość e-mail na adres billing@hubspot.com z numerem zamówienia wraz z e-fakturami, do których należy go zastosować. O ile to możliwe, numer PO należy podać przed wystawieniem faktury lub jak najszybciej po wystawieniu e-faktury.

Co się stanie, jeśli w moim cyklu rozliczeniowym nastąpi zmiana umowy?

Możesz spodziewać się dwóch dokumentów elektronicznych (e-faktury i noty kredytowej), które zostaną zarejestrowane za pośrednictwem IRP. Zostaną one wysłane jako dwa oddzielne dokumenty. Na e-fakturze nie będzie widać, czy zastosowano do niej kredyt lub poprzednią płatność. Dlatego ważne jest, aby sprawdzić rzeczywiste saldo konta na koncie HubSpot. Informacje te można znaleźć w sekcji Konto i rozliczenia w zakładce Transakcje.

Dlaczego moja e-faktura nie zgadza się z saldem należnym na moim koncie HubSpot?

Nie jest możliwe wyświetlenie kredytów lub płatności zastosowanych do e-faktury w sposób odzwierciedlający zmniejszone saldo należne z tytułu konkretnej faktury. Dokonując płatności, należy odnieść się do salda należnego na koncie HubSpot. Wszystkie faktury i kredyty będą wystawiane jako dokumenty elektroniczne w celu dopasowania do salda netto należności.

Co jeśli mam inne pytania?

W przypadku dodatkowych pytań lub wątpliwości dotyczących e-faktur prosimy o kontakt pod adresem billing@hubspot.com.