Elektronische Rechnungsstellung in Indien | Häufig gestellte Fragen

Hier erfahren HubSpot-Kunden in Indien, wie HubSpot die elektronische Rechnungsstellung handhabt und welche Verantwortung Sie bei der elektronischen Rechnungsstellung übernehmen.

Was ist die elektronische Rechnungsstellung?

Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ist ein Formular für die elektronische Rechnungsstellung zwischen Verkäufer und Käufer. E-Rechnungen sind digitale Dateien, die strukturierte Rechnungsdaten enthalten, sodass sie von verschiedenen Parteien (z. B. Steuerbehörden, Kunden usw.) ausgetauscht und verarbeitet werden können. Das Format der elektronischen Rechnung ermöglicht ihre automatische Verarbeitung durch Computer.

Gemäß dem indischen Gesetz zur Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) ist HubSpot India Private Limited verpflichtet, Rechnungen, die an Geschäftskunden ausgestellt wurden, beim Invoice Registration Portal (IRP) zu registrieren, das vom Goods and Services Tax Network (GSTN) betrieben wird. Jeder registrierten Rechnung werden eine eindeutige Rechnungsreferenznummer (IRN) und ein QR-Code zugewiesen. Diese sind auf allen elektronischen Rechnungen, die an Kunden in Indien weitergegeben werden, obligatorisch.

Gilt die elektronische Rechnungsstellung für meine HubSpot-Rechnungen?

Die elektronische Rechnungsstellung im Rahmen der GST gilt nur für B2B-Transaktionen (Business-to-Business). Wenn Sie ein in Indien registrierter Geschäftskunde mit einer gültigen GSTIN sind, unterliegen Ihre HubSpot-Rechnungen der E-Invoicing-Anforderung in Indien. Die elektronische Rechnungsstellung gilt nicht für B2C-Transaktionen (Business-to-Consumer).

Wie erhalte ich meine elektronische Rechnung?

Ihre Steuerrechnung (E-Rechnung) ist getrennt von der PDF-Rechnung, die Sie auf der & Seite "Account-Abrechnung" in Ihrem HubSpot-Account finden. In Indien ansässige Kunden erhalten ihre Compliance-bezogenen elektronischen Rechnungen von IndiaEInvoice.billing@hubspot.com direkt an Benutzer, die in Ihrem HubSpot-Account als Abrechnungskontakte aufgeführt sind. Bitte fügen Sie diese Adresse Ihrer Liste sicherer Absender hinzu, um sicherzustellen, dass Sie keine elektronischen Rechnungskommunikationen verpassen.

Die E-Mail-Betreffzeile für die elektronische Rechnung lautet: Ihre HubSpot-Rechnung [Rechnungsnummer].

In Ihrem HubSpot-Account wird unter "Account-Abrechnung & " eine interne PDF-Rechnung angezeigt. Diese Rechnung enthält jedoch nicht den IRN- oder QR-Code und ist daher nicht E-Rechnungskonform. Informationen zur GST-Einreichung und für Compliance-Zwecke entnehmen Sie bitte der elektronischen Rechnung, die Ihnen per E-Mail zugesandt wurde.

Welche Kundeninformationen sind auf der elektronischen Rechnung enthalten?

In elektronischen Rechnungen für Indien sind die Unternehmensinformationen aus dem Abschnitt "Account-Abrechnung & " Ihres HubSpot-Accounts enthalten, gegebenenfalls einschließlich Ihrer GST-Identifikationsnummer (GSTIN). Gemäß den Nutzungsbedingungen für Kunden von HubSpot müssen Sie Ihre Geschäftsinformationen, Zahlungsmethode und Rechnungsinformationen für die Zahlung von anfallenden und wiederkehrenden Gebühren auf dem neuesten Stand halten.
Jede von HubSpot India Private Limited ausgestellte elektronische Rechnung enthält eine IRN und einen vom IRP generierten QR-Code, der bestätigt, dass die Rechnung bei der GSTN registriert wurde.

Was muss ich tun, wenn ich meine elektronische Rechnung erhalte?

Bitte überprüfen Sie nach Erhalt Ihrer elektronischen Rechnung alle Details sorgfältig, insbesondere Ihre GSTIN, Ihren gesetzlichen Namen, Ihre Rechnungsadresse, den Lieferort sowie die steuerpflichtigen und GST-Beträge. 
Wenn auf Ihrer elektronischen Rechnung ein Fehler auftritt, wenden Sie sich bitte so schnell wie möglich an billing@huspot.com . Elektronische Rechnungen können nicht mehr geändert werden, sobald eine IRN generiert wurde, daher ist ein schnelles Handeln unerlässlich. Eine Stornierung ist nur innerhalb von 24 Stunden nach der IRP-Registrierung möglich, danach ist eine Gutschrift erforderlich, um die Transaktion rückgängig zu machen.

Warum habe ich keine elektronische Rechnung erhalten?

Wenn Sie eine elektronische Rechnung erwartet haben, aber keine erhalten haben, liegt das wahrscheinlich an einem der folgenden Gründe:

• Elektronische Rechnungen werden nur für B2B-Transaktionen ausgestellt. Wenn für Ihren Account keine gültige GSTIN hinterlegt ist, wird keine elektronische Rechnung erstellt.

• Wenn Ihre primäre Unternehmensadresse nicht mit der Adresse übereinstimmt, die Ihrer GSTIN-Registrierung zugeordnet ist, lehnt das IRP die elektronische Rechnungsübermittlung ab. Weitere Informationen zu Steueridentifikationsnummern finden Sie in den häufig gestellten Fragen zu Steueridentifikationsnummern.

Wenn einer der oben genannten Punkte auf Sie zutrifft, aktualisieren Sie bitte Ihre Angaben unter "Account-Abrechnung & " und kontaktieren Sie dann billing@hubspot.com , um uns mitzuteilen, dass Ihre Daten korrigiert wurden.

Was ist, wenn ich Informationen auf meiner elektronischen Rechnung aktualisieren muss?

Da die IRN-Generierung endgültig ist, ist es wichtig, dass Ihre Kontoinformationen korrekt sind, bevor elektronische Rechnungen ausgestellt werden. Wenn ein Fehler umgehend (innerhalb von 24 Stunden nach Erstellung der elektronischen Rechnung) erkannt wird, kann eine Stornierung und Neuausstellung möglich sein. Nach Ablauf dieser Frist kann die Transaktion nur noch durch eine Gutschrift korrigiert werden.

Wenn Sie Ihre Abrechnungsinformationen aktualisieren möchten, tun Sie dies bitte vor Ihrem nächsten Abrechnungszyklus im Abschnitt "Account-Abrechnung & " Ihres HubSpot-Accounts.

Ich benötige auf meiner elektronischen Rechnung eine Bestellungsnummer (Purchase Order, PO).

Um Ihrer elektronischen Rechnung eine Bestellnummer hinzuzufügen, senden Sie billing@hubspot.com bitte eine E-Mail mit der Bestellnummer und den elektronischen Rechnungen, auf die diese angewendet werden soll. Geben Sie nach Möglichkeit die PO-Nummer vor der Rechnungsstellung oder so bald wie möglich nach Ausstellung der elektronischen Rechnung an.

Was passiert, wenn sich der Vertrag während meines Abrechnungszeitraums ändert?

Sie können zwei elektronische Dokumente (eine elektronische Rechnung und eine Gutschrift) erwarten, die über das IRP registriert werden. Diese werden Ihnen in zwei separaten Dokumenten zugesendet. Auf der elektronischen Rechnung wird nicht angezeigt, ob ein Guthaben oder eine frühere Zahlung angewendet wurde. Daher ist es wichtig, dass Sie den tatsächlichen Kontostand in Ihrem HubSpot-Account überprüfen. Sie finden diese Informationen im Abschnitt "Account-Abrechnung & " auf der Registerkarte "Transaktionen ".

Warum stimmt meine elektronische Rechnung nicht mit dem fälligen Saldo in meinem HubSpot-Account überein?

Es ist nicht möglich, auf eine elektronische Rechnung angewendete Gutschriften oder Zahlungen so auszuweisen, dass ein verringerter Saldo auf einer bestimmten Rechnung widergespiegelt wird. Bitte beachten Sie bei der Zahlung den fälligen Saldo in Ihrem HubSpot-Account. Alle Rechnungen und Gutschriften werden als elektronische Dokumente ausgestellt, um den geschuldeten Nettosaldo zu ermitteln.

Was ist, wenn ich weitere Fragen habe?

Wenn Sie weitere Fragen oder Bedenken bezüglich Ihrer elektronischen Rechnungen haben, wenden Sie sich bitte an billing@hubspot.com.