È possibile impostare un canale di chiamata nella casella di posta delle conversazioni per avviare un thread di conversazione che può essere utilizzato insieme a chat, e-mail e altri canali condivisi. È possibile assegnare utenti e team specifici e personalizzare i messaggi in base agli orari di lavoro. Per gli utenti di Sales Hub e Service Hub Professional ed Enterprise, le chiamate in entrata supportano lo squillo simultaneo per un massimo di 100 utenti.
Nota bene: se siete superamministratori del vostro account HubSpot, potete inserire il vostro account in una funzione beta che volete provare nella pagina Aggiornamenti prodotto.
Impostare un canale di chiamata
Per effettuare e ricevere chiamate nella casella di posta, è necessario un numero di telefono fornito da HubSpot.
Per configurare il canale:
- Nel menu della barra laterale sinistra, sotto Strumenti, fare clic su Posta in arrivo > Posta in arrivo.
- Fare clic su Collega un canale in alto a destra.
- Per scegliere come collegare un numero di telefono, è possibile generare un nuovo numero o utilizzare un numero HubSpot esistente:
Nota bene: se si seleziona un numero esistente, tutti gli utenti assegnati a quel numero verranno rimossi.
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- Per generare un nuovo numero:
- Fare clic su Genera un nuovo numero.
- Utilizzare i menu a tendina Paese e Prefisso / prefisso per generare il numero. I numeri telefonici forniti da HubSpot sono generati da Twilio, un servizio di terze parti, e devono rispettare le normative specifiche del Paese.
- Fare clic su Genera un numero. Il nuovo numero di telefono apparirà di seguito.
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- Fare clic su Ottieni questo numero in basso a destra.
- Fare clic su Continua per la configurazione.
- Per utilizzare un numero esistente:
- Fare clic su Usa un numero HubSpot esistente.
- Fare clic su un numero di telefono dalla tabella.
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- Fare clic su Continua a configurare in basso a destra.
- Nella pagina Routing e configurazione, inserire il nome del canale.
- In Orari di funzionamento del canale, fare clic su + Aggiungi ore per configurare gli orari del canale di chiamata.
- In Instradamento durante l'orario di lavoro, fare clic sul menu a discesa Utenti e team specifici e selezionare le caselle di controllo accanto a ciascun utente o team a cui si desidera inoltrare le chiamate durante l'orario di lavoro. Per saperne di più su come impostare gli orari di lavoro.
- Quindi, fare clic su Imposta segreteria telefonica. Nel pannello di destra, inserire un messaggio per creare una versione audio del messaggio. Fare clic su Salva.
- In Instradamento dopo l'orario di lavoro, fare clic su Imposta segreteria telefonica per inserire un messaggio per le chiamate senza risposta dopo l'orario di lavoro. Fare clic su Salva.
- Fare clic su Fine.
Ricevere le chiamate nel proprio canale di chiamata
Una volta configurato il canale di chiamata, è possibile ricevere le chiamate insieme ad altri canali collegati alla casella di posta. Per conoscere le diverse funzioni della casella di posta elettronica delle conversazioni e come utilizzarle per gestire la comunicazione con i propri contatti, fare clic qui.
Nota bene:
- La suoneria del dispositivo deve essere impostata su Suona in HubSpot per ricevere le chiamate in entrata nel browser HubSpot.
- Dopo che un utente è stato assegnato a un numero collegato a un canale di chiamata, deve visitare la casella di posta almeno una volta per poter ricevere chiamate in quel canale.
- La finestra di chiamata deve rimanere aperta per ricevere le chiamate in entrata.
Per ricevere chiamate nel proprio canale di chiamata:
- In alto a sinistra, fare clic per attivare l'interruttore Sei disponibile. Se l'interruttore non è attivato, non sarà possibile ricevere le chiamate in entrata nel canale di chiamata condiviso.
- Le chiamate in entrata squillano contemporaneamente per un massimo di 100 utenti disponibili assegnati a un canale di chiamata. Scopri come ricevere e gestire le chiamate in entrata nel browser di HubSpot.
- Quando un utente risponde a una chiamata, questa smette di squillare per tutti gli altri utenti. Nel telecomando delle chiamate, fare clic su Prendi appunti per accedere al thread di conversazione del canale di chiamata.
- Nella casella di posta del canale chiamante apparirà un nuovo thread assegnato all'utente che ha risposto alla chiamata.
- Se la chiamata non viene accettata, verrà creata una nuova discussione non assegnata e tutti gli utenti assegnati al canale chiamante ne saranno informati. Fare clic sul menu a discesa Proprietario per assegnare il proprietario della chiamata persa.
Trattenere le chiamate nel proprio canale di chiamata (BETA)
Dopo aver risposto a una chiamata, è possibile mettere un chiamante in attesa. È anche possibile trasferire la chiamata ad altri utenti dello stesso canale di chiamata che sono attualmente disponibili e hanno la scheda di chiamata aperta.
- Per mettere in attesa il chiamante, nella finestra di dialogo Chiamata remota o nella pagina della scheda Chiamata, fare clic su Attesa. Durante la messa in attesa, i chiamanti sentiranno la musica di attesa.
- Per togliere un chiamante dall'attesa, fare di nuovo clic su Attesa.
Gestione dei canali di chiamata
Per modificare, eliminare o disattivare un canale di chiamata:
- Nel menu della barra laterale sinistra, sotto Strumenti, fare clic su Posta in arrivo > Posta in arrivo.
- Passare il mouse sul canale, quindi eseguire una delle seguenti operazioni:
- Per modificare un canale, fare clic su Modifica. È possibile gestire l'instradamento e la configurazione e modificare i messaggi vocali. Quindi, fare clic su Salva.
- Per eliminare un canale, fare clic su Elimina. Nella finestra di dialogo, digitare il numero di telefono per confermare l'eliminazione. Quindi, fare clic su Elimina canale collegato.
- Per spegnere un canale, fare clic per disattivare l'interruttore di stato. Nella finestra di dialogo, fare clic su Disattiva.